Skip to main content
insightsoftware Documentation insightsoftware Documentation
{%article.title%}
Published:
Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful

IDL Xlslink - Daten in MS Excel lesen und exportieren

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung

Das vorliegende Benutzerhandbuch ist für Anwender*innen der Applikation IDL.XLSLINK gedacht.

IDL.XLSLINK ist ein schlankes Excel-Add-In für das Erfassen, Bereitstellen und Auswerten von Daten im Zusammenspiel mit der IDL KONSIS FORECAST-Datenbank.

IDL.XLSLINK wird als Add-In in Microsoft ® Excel eingebunden und verbindet sich über die IDL.XLSLINK-Hauptanwendung mit IDL KONSIS-Datenbanken. So kann direkt auf die Daten innerhalb der IDL-Datenbank zugegriffen werden. Diese können sowohl aus Microsoft Excel in die IDL KONSIS-Datenbank und damit deren Anwendungen geschrieben als auch aus IDL.KONSIS dynamisch und zellgenau nach Microsoft Excel übertragen werden.

Darstellungen und Formatierungen können wie gewohnt innerhalb von Microsoft ® Excel individuell gewählt werden. So können Standardformulare für individuelle Konzernanhänge einfach aufgesetzt, kundenspezifische Auswertungs- und Präsentationsformate dynamisch gefüllt oder anwenderspezifische Reporting-Packages aufgebaut werden. Den kundenspezifischen Auswertungs- und Präsentationsmöglichkeiten sind daher nahezu keine Grenzen gesetzt.

Da IDL.XLSLINK mit Microsoft ® Excel eng zusammen arbeitet, ist Basis-Anwendungswissen im Bereich Microsoft ® Excel für das Verständnis der IDL.XLSLINK-Thematik unumgänglich.

1.1. Funktionsumfang des IDL.XLSLINK

1.2. Bildlicher Aufbau der Anwendung

Die IDL.XLSLINK-Hauptanwendung

Register Excel

1) Neu: der Klick auf den Button legt eine neue Excel-Datei an.

2) Öffnen: damit wird über das Verzeichnisfenster eine bestehende Excel-Datei zum Öffnen ausgewählt.

Register Excel –> Extras

1) Excel-AddIn installieren: um den IDL.XLSLINK nutzen zu können, muss einmalig nach dem ersten Programmstart das AddIn installiert werden.

2) Excel-AddIn deinstallieren: eine Deinstallation ist ebenfalls möglich.

3) Dokumente konvertieren: ermöglicht die Konvertierung einzelner Dateien, die im nachfolgenden Dialog ausgewählt werden können. Mit „OK“ wird die Konvertierung gestartet.

Tabellen, die bereits mit dem IDL.Connector erstellt wurden, müssen IDL.XLSLINK-kompatibel konvertiert werden. Bei der Konvertierung werden die IDL.Connector-Formeln durch IDL.XLSLINK-Formeln ersetzt. Zusätzlich wird eine Sicherungskopie der originalen Datei angelegt und mit „.001“ am Ende des Dateinamens gekennzeichnet. Bestehende Ergebnisse werden dabei nicht übernommen. Dazu müssen die Tabellen konvertiert und anschließend im Excel entpackt werden.

4) Dokumente konvertieren (batch): erlaubt die zeitgleiche Konvertierung aller Mappen in einem Ordner. Dafür ist an dieser Stelle der Ordner auszuwählen, in dem die zu konvertierenden Arbeitsmappen zusammengestellt sind. Mit „OK“ wird die Konvertierung gestartet.

Anmerkung: Eine Konvertierung ist nicht möglich, wenn der Tabellenschutz aktiviert ist und kein IDL.XLSLINK-Passwort hinterlegt ist. In diesem Fall muss der Tabellenschutz aufgehoben und ein IDL.XLSLINK-Passwort eingegeben werden.

Ist die Konvertierung erfolgreich beendet, erscheint folgende Meldung:

WICHTIG: während der Konvertierung darf in keiner ! Excel-Tabelle gearbeitet werden, da Excel remote gesteuert wird. Jegliche Handlung in den Excel-Tabellen führt zu Fehlermeldung bei der Konvertierung.

Bei der Konvertierung werden die Connector-Formeln durch die IDL.XLSLINK-Formeln ersetzt, d. h. aus „IDLSetData“ wird „IDLSetValue“ bzw. aus „IDLGetData“ wird „IDLGetValue“. Ebenso kann die Konvertierung der Excel-Dateien ein abweichendes Verhalten bestimmter IDL.XLSLINK-Bezüge im Vergleich zu den des IDL.CONNECTOR hervorrufen.

Die Darstellung von Werten mit positivem oder negativem Vorzeichen erfolgt in IDL.XLSLINK anhand von ausgelesenen Bilanz-/GuV-Kennzeichen:

  • Für die Bilanz-/GuV-Kennzeichen '1', '4', '5', '6' und '9' werden Soll-Beträge als positive, Haben-Beträge als negative Werte ausgegeben

  • Für die Bilanz-/GuV-Kennzeichen '2', '3', '7' und '8' werden Haben-Beträge als positive, Soll-Beträge als negative Werte ausgegeben.

Für die Ermittlung dieses Bilanz-/GuV-Kennzeichens gelten folgende Regeln:

  1. Bei Angabe einer Position in Verbindung mit einer Report-ID in der Formel gilt das Bilanz-/GuV-Kennzeichen der obersten dieser Position in der Report-Struktur übergeordneten Position (analog der Darstellung im Report).

  2. Bei Angabe einer Position ohne Angabe einer Report-ID in der Formel gilt das Bilanz-/GuV-Kennzeichen dieser Position.

  3. Bei nicht eindeutigen Angaben der Position (Positionsplan und Positionsnummer) gilt die Default-Regel gemäß Punkt 5.

  4. Ohne Angabe für die Position, aber mit Angabe eines eindeutigen Kontos in der Formel gilt das Bilanz-/GuV-Kennzeichen dieses Kontos.

  5. Ohne Ermittlung eines Bilanz-/GuV-Kennzeichens gemäß den vorherigen Punkten erfolgt die Anzeige wie bei Bilanz-/GuV-Kennzeichen '1': Soll-Beträge werden als positive und Haben-Beträge als negative Werte ausgegeben.

Kann kein Bilanz-/GuV-Kennzeichen ermittelt werden, weil weder eine eindeutige Position noch ein eindeutiges Konto vorliegt (z.B. Angabe der Kontonummer mit Platzhalter '%', Selektion nach Spiegel), so werden Soll-Beträge als positive und Haben-Beträge als negative Werte ausgegeben. Diese Vorgehensweise wird angewendet, wenn in einem Lesebezug ein Positionsplan, ein Kontenplan und eine Kontonummer, jedoch keine eindeutige Position angegeben sind. Im Fall der Zuordnung des Kontos zu mehreren Positionen werden generell Sollwerte positiv und Habenwerte negativ ausgewiesen.

5) IDL Excel-Passwort (Dateiname): bei der Batch-Verarbeitung kann die Konvertierung passwort-geschützter Arbeitsmappen mitunter sehr aufwändig sein. Um vollen Schutz der Daten trotz des automatisierten Ablaufs zu ermöglichen, kann das Passwort/ können die Passwörter (für jedes Passwort ein Blatt) in einer leeren Datei gespeichert werden. Diese Datei wird über den Button „IDL Excel-Passwort“ eingelesen, damit die zu konvertierenden Dateien automatisch entschlüsselt werden können.

Register IDL.KONSIS

Anmeldung

1) Damit wird eine Verbindung zur IDL.KONSIS-Datenbank hergestellt. Wurde im Register „Einstellungen“ nur eine Datenbank eingetragen, erfolgt die IDL.KONSIS-Anmeldung sofort.

2) Bei mehreren eingetragenen Datenbanken muss die gewünschte Datenbank ausgewählt und die Anmeldedaten eingegeben werden.

3) Anzeige der aktiven Serververbindung. Sobald die Verbindung in der Leiste angezeigt wird, kann mit dem IDL.XLSLINK gearbeitet werden.

Trennen – Verbindung testen – Status – Zurücksetzen

1) Trennen: Die Verbindung zu IDL.KONSIS-Datenbanken kann hier getrennt werden.

2) Verbindung testen: ob aktuell eine Verbindung besteht, kann getestet werden. Der Hinweis „True“ deutet auf eine bestehende Verbindung hin.

3) Status: gibt einen Überblick über die verbundenen Datenbanken.

4) Zurücksetzen: die offenen Anfragen werden zurückgesetzt.

Stammdaten laden – Stammdaten / Wertecache rücksetzen

1) Stammdaten laden: beim Klick auf den Button werden alle Stammdaten in den Cache außerhalb von Excel geladen.

2) Stammdaten-/ Wertecache rücksetzen: die Werte der Auswahllisten, die im Wertecache gespeichert sind, werden gelöscht.

Register Einstellungen

1) Anwendung: beim Klick auf den Button wird ein weiteres Fenster „Einstellungen“ geöffnet, in dem die Anwendung gesteuert werden kann. Die einzelnen Möglichkeiten sind in den folgenden Unterkapiteln erläutert.

2) INI-Datei öffnen: öffnet die Initialisierungsdatei (.ini).

3) Ordner: öffnet ein Verzeichnis, welches neben der INI-Datei den Cache-Ordner, den LOG-Ordner sowie den XML-Ordner enthält. Im LOG-Ordner werden, sofern die Protokollierung aktiviert ist, die Protokolldateien abgelegt (s. a. Unterkapitel 2.4.2 Nummer 3 Loglevel Einstellungen). Diese sind für den IDL.XLSLINK-Anwender nicht relevant, sind für die IDL-Hotline zur Problemsuche hilfreich.

Einstellungen Übersicht

Allgemeine Einstellungen

1) Konsis Startordner: Angabe des Installationspfades des IDL.KONSIS relativ zum Xlslink Installationsordner. Eintrag nur bei Client Installation notwendig, beim Start über den Web-Browser nicht.

2) Pfad zum Konsis Client: Angabe des Installationspfades des IDL.KONSIS Clients. Muss nur angegeben werden, wenn dieser von der IDL.Konsis Installation abweicht.

3) Verwendete INI-Datei: Angabe der aktuell verwendeten INI-Datei. Weitere Informationen zum Pfad in IDL.KONSIS unter Hilfe -> Info. Eintrag nur bei Client Installation notwendig, beim Start über den Web-Browser nicht.

4) Pfad zum Java-JRE: Angabe des Installationspfades der Java-JRE des IDL.KONSIS Clients. Kann leer gelassen werden. Dann wird der Pfad des Web-Start_Launchers bzw. der IDL.KONSIS-Installation verwendet.

5) Log-Level Einstellungen: Beim Klick auf den Button wird ein Fenster geöffnet, in dem zusätzliche Einstellungen zur Protokollierung eingegeben werden können.

Zur eingehenden Untersuchung eines Problems durch die IDL-Entwickler werden unter Umständen Protokolle benötigt. In diesem Fall werden diese Dateien von den Hotline-Mitarbeitern angefordert.

Um die Protokolle anzufertigen, wird im diesem Fenster ein Haken gesetzt, die Art des Loggings ausgewählt und mit OK bestätigt. Im zweiten Schritt sind die eventuell bereits vorhandenen Logging-Protokolle zu löschen (s. a. Kapitel 2.4 Register Einstellungen). Im Anschluss wird die fehlgeschlagene Funktion angestoßen bzw. der Arbeitsbereich aktualisiert, der nicht erwartungsgemäß funktioniert. Zur Ursachenklärung reichen kleine Datenmengen, oft sogar nur eine Zelle. Danach wird der Haken wieder entfernt und die Protokollfunktion deaktiviert, um keine unnötigen Performanceeinschränkungen zu verursachen. Die geschriebenen Protokolle sind per Mail an die idlsupport@insightsoftware.com weiterzuleiten.

6) Kein Konsis Splash-Screen bei Logon: Unterdrückt die Anzeige des Konsis Client Splashscreens beim Logon.

7) Verbindungsmodus: Es kann zwischen nur noch die Möglichkeit H ausgewählt werden:

„H“ steht für Https, Zugriff auf Applikationsserver (lokale Serverinstanz oder Cloud) erforderlich. Dieser Eintrag kann bei Web-Start nicht geändert werden (Darstellung ausgegraut).

8) Sprache: Steuerung der an der Oberfläche gezeigten Landessprache. Eine Änderung wird immer beim nächsten Start des IDL.XLSLINK durchgeführt.

9) Prüfen: Externe Verknüpfungen: der Schalter prüft den Bezug auf externe Verknüpfungen in der Excel-Arbeitsmappe. Ist der Schalter gesetzt, wird beim Öffnen einer Excel-Tabelle mit Zellbezügen zu anderen Excel-Tabellen sofort geprüft, ob diese Verknüpfungen noch existieren und ggf. Fehlermeldung rausgegeben.

10) XlsLink COM-UI-Ribbon: Der Schalter steuert die Darstellung des Menüs von IDL.XLSLINK in Excel als eigenes Ribbon Menü (dynamisches COM-Objekt) oder in dem herkömmlichen Menüs „Add-Ins“.

Vorbelegung

Grundsätzlich wird im IDL.XLSLINK die Vorbelegung aus der Anwendung VOR aus IDL.KONSIS übernommen. Bestimmte Felder sind in dieser Anwendung nicht vorhanden mit der Konsequenz, die Daten in jeder Eingabemaske pflegen zu müssen. IDL.XLSLINK unterstützt den Anwender mit zusätzlichen Feldern im Fenster „Vorbelegung“. Die Eingaben in der Maske werden beim Öffnen der Dateien herangezogen.

1) Saldenoption (Einzelabschl.): es stehen drei gewohnte Saldenoptionen zur Auswahl: ALT/BUC/NEU (die einzelnen Werte sind im Unterkapitel 4.2.5 Kontensalden erläutert).

2) Saldenoption: vier Möglichkeiten stehen zur Verfügung: SUM/KON/KONO/KTK. (die einzelnen Werte sind im Unterkapitel 4.3.1 Kontensalden erläutert).

3) Währungskennzeichen: es kann eine der fünf Varianten ausgewählt werden: LW für die Landeswährung /KW für die Konzernwährung /PW für die Parallelwährung /TW für die Transaktionswährung/ TWKZ für Transaktionswährungskennzeichen.

4) Modus: folgende Modi sind hinterlegt S/M/C (die einzelnen Werte sind im Unterkapitel 4.1.4 Feld ‚Modus‘ erläutert).

5) System: wird dauerhaft eine Datenbank genutzt, wird empfohlen, diese hier anzugeben.

6) Umsetzgruppe: beim direkten Export werden die gleichen Einsatzmöglichkeiten angeboten, die auch bei der Anwendung IMPORT in IDL.KONSIS vorhanden sind.

Datenbanken

1) System: hier kann das System beliebig umbenannt werden. Es betrifft nur den Namen, der für die Verarbeitung innerhalb der IDL.XLSLINK-Formel benutzt wird. Dieser frei wählbare Name ist unabhängig vom Datenbanknamen (Punkt 2).

2) Datenbank: Eintrag der tatsächlichen Datenbank, zu der eine Verbindung hergestellt werden soll

3) Startordner: Eintrag eines abweichenden Installationsordners, wenn für diese Datenbank auf einer vom Startordner abweichende IDL.KONSIS-Installation zugegriffen werden soll.

4) Verwendete INI-Datei: Eintrag einer abweichenden INI-Datei nur für die aktuelle Verbindung.

5) Verbindungsmodus: Eintrag eines von der aktuellen Verbindung abweichenden Verbindungsmodus. Da zurzeit nur noch die Möglichkeit H (Zugriff auf Applikationsserver, lokale Serverinstanz oder Cloud) möglich ist, wird diese Spalte derzeit nicht genutzt.

 

Die Spalten 3) – 5) können durch Doppelklick in den freien Raum neben der Datenbanktabelle ein- bzw. ausgeblendet werden:

6) Einfügen-Button: hiermit kann eine neue Datenbank an den IDL.XLSLINK angebunden werden. Dabei wird eine weitere Zeile eingefügt, in die dann die neue Datenbank eingetragen wird.

Löschen-Button: hiermit kann eine Datenbank aus dem Menü entfernt werden.

Abbrechen-Button: die Anwendung Einstellungen wird geschlossen, ohne vorgenommene Änderungen zu speichern.

Ende-Button: Schließt die Anwendung und speichert vorgenommene Änderungen.

Register IDL.XLSLINK

1) Ende: beendet die Anwendung IDL.XLSLINK.

2) Informationen zu IDL.XLSLINK: zeigt Informationen zur Installation der Anwendung:

IDL.XLSLINK-Funktionen in Excel (Add-In)

Register IDL.XLSLINK

Aufbau Eingabemaske in der IDL Formel

1) IDL Formel: Button erzeugt ein Fenster, in dem die Formel aufgebaut werden kann.

2) Titelzeile: Anzeige der aktuell ausgewählten Anwendung.

3) Eingabefelder: jede Eingabemaske besteht aus mehreren Selektionsfeldern, diese sind für die aktuelle Anwendung relevant. Die Anzahl der Selektionsfelder ist von der gewählten Anwendung abhängig und variiert.

Jedem Eingabefeld ist ein Button vorangestellt, der den Typ der Eingabe klar wiedergibt und durch Klick geändert werden kann. Folgende Eingabetypen sind möglich:

Art der Eingabe Buttonsymbol Beispiel
Textkonstante T KON001, H4, 12.2014
Zahl # 1, 100, 5100
Excel Formel f(x) =SUMME(A1:A5)
Zellbezug f(x) A4, $B5, A$1
Excel Bereichsname f(x) DB, GES,..(indivduell)

4) Auswahlbaum: mit Hilfe des Auswahlbaums erfolgt die Navigation zwischen den Anwendungen. Die Auswahl ist in zwei Blöcke unterteilt: „Lesefunktion (From IDL.KONSIS)“ und „Exportfunktion (To IDL.KONSIS)“. Jeder Block enthält drei Bereiche: Stamm- und Steuerungsdaten, Einzelabschluss und Konzernabschluss. Darunter sind einzelne Anwendungen angehängt.

5) Informationszeile: zeigt die aktive Zelle in der Excel-Mappe an.

6) Caching: die für diese Anwendung im Cache gespeicherten Informationen können gelöscht werden.

Eingabemöglichkeiten in der Eingabemaske der IDL Formel

Drop-Down Box

Viele Felder haben eine Drop-Down-Box, mit der aus der angebotenen Auswahl der gewünschte Feldinhalt selektiert werden kann:

Manuelle Eingabe

Die Eingabe kann manuell erfolgen:

Excel Namenfeld

Wenn den Excelzellen Namen vergeben wurden, so kann der Zellenname auch manuell ins Feld eingetragen werden:

oder über das Rechtsklick-Menü ausgewählt werden:

Arbeiten mit Zellverweis

Es ist möglich, in alle Felder Zellverweise zu hinterlegen. So kann der Inhalt einer Excel-Zelle direkt in das Feld in der Eingabemaske übernommen werden. Zellverweise können wie folgt in das betreffende Feld eingefügt werden:

a. Manuelle Eingabe

Die gewünschten Daten werden direkt in das Eingabefeld eingetippt; hierbei ist wichtig, dass der Button für den Eingabetyp auf f(x) steht:

b. Über die IDL.XLSLINK-Funktion ‚Excelzellen‘

Schritt 1) Eingabefeld im Editor wird angeklickt und es wird unten auf dem Knopf „Excelzelle“ geklickt:

Schritt 2) Das Fenster wird minimiert, um freie Sicht auf die zur Verfügung stehende Datei freizugeben. Die gewünschte Excelzelle wird markiert und mit Klick auf Button „Übernehmen“ bestätigt:

Mit Hilfe der Funktionstaste <F4> können Angaben von Zellreferenzen (z. B. „C4“) in den Bezügen hinsichtlich der Fixierung von Spalten und Zeilen beim Kopieren modifiziert werden (z. B. “C4” à “$C$4” à “C$4” à “$C4” à “C4”).

Alternativ kann mit Hilfe des Rechtsklick-Menüs in dem zu bearbeitenden Feld „Excelzellen“ ausgewählt werden:

Eingabearten in der IDL Formel

Art der Eingabe Modus Beispiel
Textkonstante T KON001, H4, 12.2014
Zahl # 1, 100, 5100
Excel Formel f(x) =SUMME(A1:A5)
Zellbezug f(x) A4, $B5, A$1
Excel Bereichsname f(x) GES, DB,…(individuell)

Info-Anzeige

Anzeige von allgemeinen Informationen zum Verbindungsaufbau, Verarbeitung und Fehlermeldungen. Mit Doppelklick auf die Fehlermeldung springt das System in die fehlerhafte Zelle:

Register Aktualisieren

Über die Funktion Aktualisieren greift der IDL.XLSLINK auf die Daten der verbundenen IDL-Datenbank zu und aktualisiert die Bezüge. Die Aktualisierung kann wahlweise vorgenommen werden über:

  • Selektierter Bereich: alle Zellen, die IDL.XLSLINK-Bezüge enthalten und sich im markierten Bereich befinden, werden aktualisiert.
  • Tabellenblatt: alle Zellen des aktiven Excel-Tabellenblattes mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden aktualisiert.
  • Arbeitsmappe: alle Zellen der gesamten Excel-Arbeitsmappe mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden aktualisiert.
  • Feld/Auswahlliste: aktualisiert die Auswahl in der Feld/Auswahlliste.

Register Archiv

Die Funktion „Archiv“ gewährleistet, dass die Excel-Mappen mit IDL.XLSLINK-Formeln mit Anwendern, auf deren PC kein IDL.XLSLINK installiert ist, ausgetauscht werden können.

Beim Öffnen der nicht verpackten Excel-Mappen wird automatisch eine Aktualisierung der IDL.XLSLINK-Formeln gestartet. Ist keine Verbindung zur richtigen Datenbank möglich, schlagen die Formeln fehl und der Anwender sieht keine Werte. Um dies zu verhindern, müssen die Formeln vor dem Versenden verpackt werden. Das Verpacken kann wahlweise vorgenommen werden für:

  • Selektierter Bereich: alle Zellen, die IDL.XLSLINK-Bezüge enthalten, und sich im markierten Bereich befinden, werden verpackt.
  • Tabellenblatt: alle Zellen des aktiven Excel-Tabellenblattes mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden verpackt.
  • Arbeitsmappe: alle Zellen der gesamten Excel-Arbeitsmappe mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden verpackt.

    Beim Verpacken werden die IDL.XLSLINK-Formeln in inaktive Wenn-Formeln umgewandelt. Beim Entpacken werden diese Formeln reaktiviert.

Register Export

Mit der Exportfunktion können Daten in die verbundene Datenbank eingelesen werden.

  • Selektierter Bereich: alle IDL.XLSLINK-Bezüge im markierten Bereich werden nach gültigen „schreibenden“ Bezügen durchsucht und in die IDL-Datenbank exportiert.
  • Tabellenblatt: alle IDL.XLSLINK-Bezüge im aktiven Excel-Tabellenblatt werden nach gültigen „schreibenden“ Bezügen durchsucht und in die IDL-Datenbank exportiert.
  • Arbeitsmappe: alle IDL.XLSLINK-Bezüge der gesamten Excel-Arbeitsmappe werden nach gültigen „schreibenden“ Bezügen durchsucht und in die IDL-Datenbank exportiert.
  • Zurücksetzen: beim Klick auf dieses Feld werden alle Exportformeln zurückgesetzt, so dass in den Zellen nur der Anwendungsname steht. Weiterhin werden Fehlermeldungen in der Info-Anzeige und anstehende Export-Aufträge gelöscht.
  • Datei: Es ist möglich, über die Schaltfläche Datei eine Kopie der aktiven Arbeitsmappe ohne der IDLFormeln anzulegen. Dies kann notwendig werden für die Weitergabe der Excelmappe an einen Benutzer, der kein IDL.XLSLINK installiert hat:

Register Werkzeuge

Nullzeichen ergänzen

Numerische Stammdaten, die mit Nullwerten beginnen, wie z. B. Ges 0001 werden in Excel standardisiert mit „1“ angezeigt. Über die Funktion „Nullzeichen ergänzen“, wo die Gesamtanzahl der Stellen vorgegeben werden kann, wird die Nummer in voller Länge mit vorlaufenden Nullen, im Beispiel von „0001“, dargestellt (Formatierung als Text erforderlich):

Resultat nach Ausführung der Aktion:

IDL Excel-Passwort

Es ist möglich, zentral das Passwort für das aktuelle Tabellenblatt oder für die gesamte Arbeitsmappe zu speichern. Damit werden die mit Blattschutz versehenen Blätter auf einen Klick freigegeben:

Feld-/Auswahlliste
  • Einfügen Auswahlliste /aktive Zelle: es ist möglich, in eine aktive Excel-Zelle eine Auswahlliste zu implementieren. Diese Auswahlliste stellt eine Übersicht aller in der Datenbank zur Verfügung stehenden Varianten eines bestimmten Attributes dar, z. B. alle Gesellschaften oder Perioden. Diese Vorgehensweise verschlankt die Excel-Tabellen.

    Schritt 1) Um die Feldliste nutzen zu können, wird eine Excel-Zelle markiert und der Button „Feld/Auswahlliste“ ausgewählt:

    Schritt 2) Aus der dargestellten Liste von derzeit 202 Möglichkeiten ist die gewünschte auszuwählen und mit „OK“ zu bestätigen:

    Schritt 3) In der aktiven Zelle erscheint automatisch ein * und ein Auswahlbutton mit Dreieck. Darüber kann die gewünschte Variante des gewählten Attributes in einer Auswahlliste ausgewählt werden:

  • Entfernen: eine Auswahlliste lässt sich nicht löschen mit Hilfe des „Entfernen“-Buttons auf der Tastatur. Lediglich der Stern, der auf die Existenz einer Auswahlliste in der Zelle hinweist, wird dadurch gelöscht.

    Um den kompletten Zelleninhalt zu entfernen, ist die Zelle zu markieren und im Register Werkzeuge -> Feld/Auswahlliste der Button „Entfernen“ anzuklicken.

    Die folgende Fehlermeldung ist zu bestätigen:

Einstellungen (Zellinhalt)

Wenn die Funktion „Nur IDL-Formeln“ aktiviert ist, werden nur diejenigen Zellen aktualisiert, in denen IDL-Formeln enthalten sind. Dabei kann eingestellt werden, ob die Aktualisierung automatisch durchgeführt werden soll oder nur auf manuellen Befehl:

IDL Zwischenablage

With the IDL Clipboard, several fields from Excel can be stored simultaneously for the IDL.XLSLINK reference. The required fields are marked and transferred to the IDL Clipboard via Copy cell.

Die in der Zwischenablage abgelegten Zell-Adressen stehen nun zur Auswahl bereit:

Extras

Unter der Schaltfläche „Extras“ sind zwei weitere Punkte hinterlegt: externe Verknüpfungen und Konvertierung. Diese werden nachfolgend erläutert:

1) Externe Verknüpfungen: es bestehen drei Möglichkeiten

  • Prüfen: manuelle Prüfung der Arbeitsmappe auf externe Verknüpfungen
  • Anzeigen: manuelle Anzeige der existierenden externen Verknüpfungen
  • Prüfen beim Laden: automatische Prüfung auf existierende externe Verknüpfungen beim Laden der Arbeitsmappe. Die Aktivierung dieser Prüfung wird im Register Einstellungen vorgenommen (s. a. Unterpunkt allgemeine Einstellungen):

Wird eine Arbeitsmappe mit aktiven externen Verknüpfungen im Excel geöffnet, erscheint eine Meldung von Excel:

Unabhängig des hier gewählten Vorgehens schaltet sich eine Warnung von IDL.XLSLINK ein:

Das Ergebnis sowohl der positiven Bestätigung der Anzeige an dieser Stelle als auch der Durchführung der manuellen Prüfung und Anzeige erscheint als Liste:

2) Konvertierung

  • Konvertierung Schritt 2: Der Begleittext der Anwendung „Konvertierung Schritt 1“ implizierte bis zum Release 2017.0, dass die Konvertierung mit Schritt 2 abzuschließen war. In den darauffolgenden Releases wurden die beiden Schritte vereint. Bis einschließlich Release 2018.1 wird dieser Punkt als Rückfallebene im Menü beibehalten.
  • Format: Zurücksetzen: bei der Konvertierung behalten die Excel-Zellen ihre ursprüngliche Formatierung. Mit dem Befehl „Format: Zurücksetzen“ werden die markierten Zellen auf Formatierung „Standard“ zurückgesetzt.
IDL.XLSLINK Hauptanwendung

1) Status: gibt wieder, ob eine Verbindung mit der IDL.XLSLINK-Hauptanwendung besteht oder nicht.

2) Verbinden: mit einer Datenbank ist aus dem Excel heraus mit Hilfe dieses Buttons möglich.

3) Anmeldung IDL.KONSIS: die Anmeldung an IDL.KONSIS kann direkt über diesen Button erfolgen. Automatisch wird das Anmeldefenster bei der ersten Datenabfrage aufgerufen.

4) Informationen zu IDL.XLSLINK: Angabe u. a. der „Gültig für IDL.KONSIS-Version“. Diese kann mit der entsprechenden Angabe in der IDL.XLSLINK-Hauptanwendung verglichen werden. So kann u. a. geprüft werden, ob das installierte Add-In aktuell ist.

Die Lesefunktion

Allgemeines

Funktionsweise der Lesefunktion

Im Excel-Blatt wird die Zielzelle markiert, in der die IDL.KONSIS-Daten ausgelesen werden sollen. Anschließend wird die Funktion ‚IDL Formel‘ aufgerufen.

Je nach Sachverhalt, der aus IDL.KONSIS in Excel ausgelesen werden soll, wird im Auswahlbaum im Bereich der Lesefunktion die entsprechende Eingabemaske ausgewählt.

In der Eingabemaske wird durch Füllen einzelner Felder die IDL.XLSLINK-Formel erstellt:

Die gewünschten Daten können in ‚Felddefinitionen‘ ausgewählt und aus der IDL.KONSIS-Datenbank ausgelesen werden.

Die Auswahl der möglichen Varianten ist über einen Klick auf das Dreieck rechts im Feld „Felddefinitionen“ zu erreichen.

Dann ist die gewünschte Zeile zu markieren und mit dem Button „>>“ zu aktivieren. Eine ausgewählte und nicht (mehr) gewünschte Zeile wird mit dem Button „<<“ aus der Auswahl entfernt. Es ist zwar möglich, im Modus „S“ mehr als eine Zeile auszuwählen, führt aber nach Bestätigung des Buttons „OK“ zu einem Hinweis in der Excel-Zelle „mehr Daten als in der Zelle erlaubt“. (die weiteren Werte sind im Unterkapitel 4.1.4 Feld ‚Modus‘ erläutert).

Wurde die Formel korrekt erstellt (Stichwort absolute / relative Bezüge), kann sie in andere Zellen kopiert werden:

In der Formelleiste finden sich die Einstellungen aus der Eingabemaske wieder. Im dargestellten Beispiel bedeutet „STKTO“ Stammdaten (ST) und Konten (KTO).

Die gelesenen Referenzen werden in der Sprache ausgegeben, die als erste in der Liste erscheint. Um die Referenzen in einer anderen Sprache zu erhalten, muss diese in der IDL Formel angegeben werden.

Lesebezug mit Mehrfachauswahl

Sollen Daten von mehr als einer Variante des Attributes herangezogen werden, z. B. mehrere ausgewählte Konten, kann eine Mehrfachauswahl aktiviert werden:

Mehrere Bezüge in einer Zelle

Es ist möglich, in einer Excel-Zelle mehrere Xlslink-Formeln zu hinterlegen. Die Bezüge werden manuell nacheinander eingetragen oder kopiert und durch Operatoren (z.B. + oder -) miteinander verknüpft:

Um jeweils eine der Formeln zu bearbeiten, muss der Anwender in der Zelle der Formeleditor aufrufen, MengenÄndern „nein“ auswählen und dann die zu bearbeitende Formel auswählen:

Mit Klick auf „OK“ gelangt man in die Eingabemaske der ausgewählten Formel:

Mengenändern bei Auswahl mehrerer Formeln

Wenn man bei allen Formeln in einer Zelle oder bei mehreren durch entsprechende Markierung alle ausgewählten Xlslink-Formelen das gleiche Eingabefeld ändern möchte, kann man dies per Klick auf „ja“ in der entsprechenden Abfrage:

Mit „Ja“ bei MengenÄndern kann man

  • bei der Lesefunktion für Stammdaten die Komponenten System und Modus für alle Formeln gemeinsam ändern:

  • bei der Lesefunktion für Einzel- und Konzernabschlussdaten die Komponenten System, Modus, Währung und Saldenoption für alle ausgewählten Formeln gleichzeitig ändern:

  • bei der Exportfunktion die DB-Auswahl für alle ausgewählten Formeln gleichzeitig ändern:

Feld ‚Modus‘

Die Angabe von Modus ist verpflichtend und regelt die Art der Ausgabe der Werte. Es stehen drei verschiedene Modi zur Auswahl:

  • S: liefert den gesamten Wert einer Formel in einem Singlewert, der sich auch aus mehreren Werten zusammensetzen kann, wenn z. B. eine Position oder ein zusammengesetzter Wert mit „%“ ausgelesen wird. Es ist zwar möglich, im Modus „S“ mehr als eine Zeile auszuwählen, führt aber nach Bestätigung des Buttons „OK“ zu einem Hinweis in der Excel-Zelle „mehr Daten als in der Zelle erlaubt“.
  • M: gibt in der aktuellen Zelle die Anzahl der Datensätze, aus denen sich der Gesamtwert einer Formel zusammensetzt, und in einer Tabelle die einzelnen Werte aus.

Beim Bestätigen des „OK“-Buttons erscheint in der aktiven Zelle die Anzahl der Einzelsätze und in einer neuerstellten Arbeitsmappe die Tabelle mit den gewünschten Resultaten, entweder in einer neuen Mappe oder bei Angabe einer Zelladresse im vorgesehenen Feld (im Formeleditor unten links):

  • C: dieser Modus ist technisch bedingt und dient an dieser Stelle nicht dem Einsatz durch den Anwender. Es ist allerdings möglich, diesen Modus auszuwählen. Den Eintrag „C“ erhalten automatisch Zellen, bei denen eine Feld-/Auswahlliste hinterlegt ist, und diese können damit nachbearbeitet werden.

Das Unterkapitel „3.1.8.3 Feld-/Auswahlliste“ dieser Doku stellt die Anleitung zur Erstellung einer Auswahlliste dar.

Auslesen von Stamm- und Steuerungsdaten

Konten

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Konten auslesen:

1) Bei der Eingabe von abhängigen Feldern wie Konto und Position ist darauf zu achten, dass Kontenplan / Controllingplan bzw. Positionsplan / Schema ebenfalls einen Eintrag haben. Wird das Feld leer gelassen, erfolgt die Auswahl der Pläne gemäß vorgenommener Einstellung in der Datenbank (Anwendung „VOR“) oder es erscheint eine Fehlermeldung.

2) Sprache: sind Konten in der IDL.KONSIS-Datenbank in mehreren Sprachen hinterlegt, kann hier die gewünschte Sprache für die Ausgabe ausgewählt werden.

3) Attribute können aus der IDL.KONSIS-Datenbank ausgelesen werden, indem die gewünschten Daten in ‚Felddefinitionen‘ ausgewählt werden (siehe Kapitel Funktionsweise der Lesefunktion).

Controllingobjekte

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Controllingobjekten auslesen:

Gesellschaften

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Gesellschaften auslesen:

Mit Modus M lassen sich Listen von Gesellschaften mit bestimmten Attributen auslesen; Beispiel:

Alle Gesellschaften mit dem Länderkennzeichen „I“ für Italien:

Positionen

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Positionen eines bestimmten Positionsplanes auslesen.

Kontensalden

Mit dieser Lesefunktion können Kontensalden und Buchungen ausgelesen werden. Dabei ist auf die verschiedenen Saldenoptionen zu achten.

  • ALT: Die Kontensalden des Einzelabschlusses werden ausgelesen (KTOSAL).
  • BUC: Die Buchungen des Einzelabschlusses werden ausgelesen (BUCH).
  • NEU: Das Ergebnis aus Kontensalden und Buchungen wird ausgelesen.

IC-Kontensalden

Mit dieser Lesefunktion ist es möglich, die Geschäftsbeziehungen der IC-Gesellschaften auszulesen:

Die Pfeile zeigen die Beziehungen zu Pflichtfeldern, die beim Auslesen bestimmter Daten eingegeben werden müssen.

Controllingsalden

Mit dieser Lesefunktion ist es möglich, die in IDL.KONSIS befindlichen Kostenstellensalden auszulesen. Auch hier ist es zwingend, eine der Saldenoptionen auszuwählen:

  • ALT: Die Kostenstellensalden des Einzelabschlusses werden ausgelesen (CNTSAL).
  • BUC: Die Buchungen des Einzelabschlusses werden ausgelesen (BUCH).
  • NEU: Das Ergebnis aus Kostenstellensalden und Buchungen wird ausgelesen.

Anlagenbewegungen

Mit der Lesefunktion für Anlagenbewegungen liest der IDL.XLSLINK die in IDL.KONSIS in ‚ANLBEW‘ befindlichen Spiegelbewegungen aus.

Spiegelbewegungen

Mit den Lesefunktionen für Kapital- / Rückstellungs- / weitere Spiegelbewegungen liest der IDL.XLSLINK die in IDL.KONSIS in den jeweiligen Anwendungen ‚xxxBEW‘ befindlichen Spiegelbewegungen aus:

Positionssalden aus Report

Mit der Lesefunktion Positionssalden aus Reports liest der IDL.XLSLINK die in IDL.KONSIS in der Anwendung ‚POSSAL‘ befindlichen Werte aus. Dabei ist wieder zwingend eine der Saldenoptionen auszuwählen:

  • ALT: Die Positionssalden des Einzelabschlusses werden ausgelesen (POSSAL).
  • BUC: Die Buchungen des Einzelabschlusses werden ausgelesen (BUCH).
  • NEU: Das Ergebnis aus Positionssalden und Buchungen wird ausgelesen.

Um Positionssalden auf Gesellschaftsebene mit dem IDL.XLSLINK auslesen zu können, ist es notwendig, dass in IDL.KONSIS in der Anwendung ‚REP‘ der Report mit der Option ‚Positionssaldenausgabe‘ erstellt ist.

Hintergrund: Positionssalden können in IDL.KONSIS nicht eingegeben werden. Sie werden von IDL.KONSIS automatisch erzeugt, wenn der Anwender einen Report mit dem Eintrag S oder P beim Schalter für die Positionssaldenausgabe erstellt.

Anteilsbesitzbewegungen

Mit dieser Funktion kann der in IDL.KONSIS (GESGES) gepflegte Anteilsbesitz ausgelesen werden. Das Auslesen der Beteiligungsprozente wird dabei über das Feld ‚Felddefinition‘ gesteuert.

Auslesen von Konzernabschlussdaten

Kontensalden

Die Lesefunktion für Kontensalden auf Konzernebene weist folgende Besonderheiten auf:

  • Währung: Für Konzern werden die Währungsarten KW für Konzern- und PW für Parallelwährung zur Auswahl angeboten.
  • Modus: es kann wie im Einzelabschluss nur mit Modi „S“ für Singlewert und „M“ für Wertemenge gearbeitet werden.
  • Saldenoption: es stehen vier konzerntypischen Varianten zur Auswahl:
    • SUM: Die Kontensalden des Summenabschlusses werden ausgelesen (KTOSAL).
    • KON: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses inklusive aller Teilkonzerne werden ausgelesen (KONBUCH).
    • KONO: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses werden ausgelesen (KONBUCH). Dabei werden die Teilkonzerne nicht berücksichtigt.
    • KTK: Das Ergebnis aus Kontensalden und Konsolidierungsbuchungen wird ausgelesen.

Positionssalden aus Reports

Bei der Saldenoption stehen in der Lesefunktion Positionssalden aus Reports auf Konzernebbene ebenfalls die vier konzerntypischen Varianten zur Auswahl:

  • SUM: Die Positionssalden des Summenabschlusses werden ausgelesen (POSSAL).
  • KON: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses inklusive aller Teilkonzerne werden ausgelesen (KONBUCH).
  • KONO: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses werden ausgelesen (KONBUCH). Dabei werden die Teilkonzerne nicht berücksichtigt.
  • KTK: Das Ergebnis aus Positionssalden und Konsolidierungsbuchungen wird ausgelesen.

Um Positionssalden auf Konzernebene mit dem IDL.XLSLINK auslesen zu können, ist es notwendig, dass in IDL.KONSIS in der Anwendung ‚REPK‘ der Report mit der Einstellung S oder P im Schalter für Positionssalden erstellt ist.

Hintergrund: Positionssalden können in IDL.KONSIS nicht eingegeben werden. Sie werden von IDL.KONSIS automatisch erzeugt, wenn in IDL.KONSIS ein Report mit der entsprechenden Einstellung erstellt worden ist.

Die Exportfunktion

Funktionsweise der Exportfunktion

Schritt 1) Aufruf der IDL-Formel in der Zelle, in der der Bezug zum Export von Daten erstellt werden soll.

Schritt 2) Je nach Sachverhalt wird im Auswahlbaum im Bereich der Exportfunktion die entsprechende Eingabemaske ausgewählt.

Schritt 3) In der Eingabemaske wird durch Füllen einzelner Felder der IDL.XLSLINK-Bezug für den Export erstellt. Die farblich hervorgehobenen Felder sind Muss-Felder.

Schritt 4) Die Export-Formel wird angezeigt und kann in andere Zellen kopiert werden:

Schritt 5) In der Menüleiste im Bereich ‚Export‘ - je nachdem welcher Bereich exportiert werden soll - den entsprechenden Untermenüpunkt auswählen.

Soll ein selektierter Bereich exportiert werden, so muss dieser vor Klick auf den Button ‚Selektierter Bereich‘ markiert werden.

Schritt 6) Der Export wird angestoßen:

1) Es sind 6 Zeilen für die gewählte Aktion gefunden worden.

2) Speichern: die Daten werden direkt in die IDL-Datenbank geladen.

3) Löschen/Speichern: die Daten werden direkt in IDL-Datenbank geladen. Dabei werden die in der DB bereits vorhandenen Daten zuerst gelöscht und anschließend die neuen Daten importiert.

4) Export-Button: startet den Export-Vorgang.

Im Feld „Optionen“ können zusätzliche Einstellungen für den Export vorgenommen werden.

  • Mit Vortrag: nach der IDL-Logik werden die Vorträge im Rahmen des Konzern- und Einzelabschlussvorträge erstellt und nicht auf anderen Wegen importiert. Ist es aus bestimmten Gründen dennoch notwendig, kann der Export der Vortragsbewegungen dazugeschaltet werden.
  • Pfad für Export-Dateien festlegen: die Daten können entweder direkt in die IDL-Datenbank geladen werden oder indirekt über eine txt-Datei. Soll ein individueller Pfad verwendet werden, kann er über den Button „In Textdatei speichern“ ausgewählt werden. Standardmäßig ist an dieser Stelle der Import-Pfad von IDL.KONSIS eingestellt.

Schritt 7) Sobald der Export abgeschlossen ist, erscheint die Statusmeldung zum Export; entweder ist die Verarbeitung ohne Fehler durchgelaufen oder es gibt eine Fehlermeldung. Auch in der Excelzelle wird eine entsprechende Information ausgewiesen.

In der Formelleiste finden sich die Einstellungen aus der Eingabemaske wieder:

Der Formelname gibt die damit verbundene Funktion wieder. Hier EA für Einzelabschluss und KTOSAL für Kontensalden.

Export von Stamm- und Steuerungsdaten

Konten

Mit dieser Eingabemaske werden Konten nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚KTO‘ exportiert.

Positionen + Konten - Zuordnungen

In der IDL.KONSIS-Logik ist jedes Konto einer Position zugeordnet. Umgekehrt setzt sich also jede Position aus einem oder mehreren Konten zusammen.

Mit dieser Funktion wird in IDL.KONSIS in die Anwendung ‚POSKTO‘ eingelesen, welches Konto welcher Position zuzuordnen ist.

Report-Zeilenbeschreibungen

Eine Report-Zeilenbeschreibung legt fest, wie ein Report aufgebaut ist und aus welchen Positionen sich Summenzeilen errechnen.

Die Report-Zeilenbeschreibung ist nötig für das Erstellen von Reports in IDL.KONSIS und das Nutzen von IDL-Erfassungsformularen.

Export Einzelabschluss

Kontensalden

Mit dieser Funktion werden Kontensalden nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚KTOSAL‘ eingespielt.

IC-Kontensalden

Mit dieser Funktion werden die Intercompany-Geschäftsbeziehungen erfasst.

Neben der gewohnten Landeswährung besteht die Möglichkeit, ebenfalls eine Transaktions-währung zu pflegen.

Spiegelbewegungen

Mit diesen Anwendungen exportiert der IDL.XLSLINK die Spiegelbewegungen nach IDL.KONSIS in die jeweilige Anwendung ‚xxxBEW‘.

Anteilsbesitzbewegungen

Mit dieser Anwendung exportiert der IDL.XLSLINK die Beteiligungsbewegungen nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚GESGES‘.

Belege und Buchungen

Bevor eine oder mehrere Buchungen nach IDL.KONSIS exportiert werden können, muss ein dazugehörender Belegkopf in der Anwendung ‚BEL‘ eingerichtet werden. Ist kein Belegkopf eingerichtet, so erscheint in der Exportmeldung die Mitteilung „Kein Buchungsbeleg vorhanden“.

Belege können über die Eingabemaske ‚Belege‘ nach IDL.KONSIS exportiert werden.

Mit dieser Anwendung exportiert der IDL.XLSLINK die Buchungen nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚BUCH‘:

Export Konzernabschluss

Konsolidierungsbelege

Um Konsolidierungsbuchungen in IDL.KONSIS laden zu können, müssen zuerst die Konsolidierungsbelege in der Datenbank vorliegen. Diese können mittels IDL.XLSLINK ins System importiert werden.

Für die Einrichtung werden Angaben in zehn Muss-Feldern benötigt.

Konsolidierungsbuchungen

Nach dem Anlegen bzw. Import der Konsolidierungsbelege können auch die Konsolidierungsbuchungen eingelesen werden. Hierbei ist die entsprechende Beleg-Nr. mit ihren einzelnen Komponenten einzutragen.

Alle drei relevanten Felder für den Eintrag der Buchungsbeträge

  • Soll/Haben-Kennzeichen
  • Betrag SOLL
  • Betrag HABEN

sind unabhängig voneinander für die Eingabe freigegeben:

Im Feld S/H Kennzeichen kann folgender Zelleninhalt sein – andere Inhalte führen zu einem Fehler:

  • Leer – also gar kein Inhalt in der Excel-Zelle
  • ‚S‘ – kennzeichnet Soll-Wert => Betrag aus dem Feld für SOLL wird exportiert
  • ‚H‘ – kennzeichnet Haben-Wert => Betrag aus dem Feld für HABEN wird exportiert

In den Feldern für den Soll- bzw. Haben-Betrag kann folgender Zelleninhalt sein – andere Inhalte führen zu einem Fehler:

  • Leer - also kein Inhalt im Eingabefeld oder in der zugewiesenen Excelzelle
  • 0 - Null durch direkte Eingabe, Formel oder leeren Zellbezug
  • ein positiver Wert durch direkte Eingabe, Formel oder Zellbezug auf pos. Wert
  • ein negativer Wert durch direkte Eingabe, Formel oder Zellbezug auf neg. Wert

Wenn im Feld für das S/H-Kennzeichen ein S (für Soll) eingetragen ist, wird der im Feld für den Soll-Betrag eingetragene Wert exportiert. Ist dieser Wert positiv, wird er als Sollbuchung geschrieben, ist er negativ, wird er als Habenbetrag verbucht.

Entsprechend wird beim Eintrag „H“ im Feld für das S/H-Kennzeichen der Betrag berücksichtigt, der im Haben-Feld eingetragen ist; bei positivem Wert als Haben-Buchung, bei negativem Wert als Soll-Buchung.

Wenn im Feld für das S/H-Kennzeichen kein Eintrag vorhanden ist, wird der Betrag aus dem Feld exportiert, das einen Eintrag enthält. Sind in beiden Feldern Beträge eingetragen, ohne dass ein S/H-Eintrag vorliegt, erfolgt kein Export, da keine eindeutige Zuordnung möglich ist.

Somit kann auch nur eines der beiden Betragsfelder als „das“ Eingabefeld genutzt werden, analog zur Einzelsatzerfassung in IDL Konsis.

Exkurs - Excel

Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen (=). Gearbeitet wird vorzugsweise mit Zellbezügen. Dies hat den Vorteil, dass sich das Formelergebnis bei Änderung des entsprechenden Zellinhalts immer anpasst (variable Werte). Es können aber auch feste Werte (konstante Werte) in einer Formel verwendet.

Das Ergebnis einer Formel steht in der Zelle, in der die Formel eingegeben wurde. Die Formel selbst ist in der Bearbeitungsleiste zu sehen. Dort kann die Formel bei Bedarf auch bearbeitet werden.

Funktionen

Excel bietet Ihnen eine große Anzahl vorgefertigter Formeln, die so genannten Funktionen.

Bestandteile jeder Funktion sind Funktionsname und Klammer auf/Klammer zu. Die in der Klammer enthaltenden Angaben werden als Argumente bezeichnet. Die Angabe bzw. die Anzahl der Argumente ist von Funktion zu Funktion verschieden. Es gibt auch Funktionen, die keine Argumente benötigen, z. B. HEUTE(), JETZT().

Beim Eingeben einer Funktion in eine Zelle wird eine Quickinfo mit der Syntax angezeigt. Bei der Eingabe wird so angezeigt, welche Argumente die Funktion benötigt.

Mehrere Argumente werden durch ein Semikolon getrennt. Argumente können Zellbezüge (einzelne Zellen, Zellbereiche), konstante Werte (Zahlen, Text) oder auch andere Funktionen sein (verschachtelte Funktionen).

Zellbezüge

Relativer Zellbezug

Grundsätzlich sind alle Zellbezüge relativ, d. h. beim Kopieren werden diese Zellbezüge „relativ“ zur Zielposition angepasst: Beim Kopieren in der Zeile (waagerecht) wird der Spaltenbuchstabe und beim Kopieren in der Spalte (senkrecht) wird die Zeilennummer angepasst.

Beispiel: in Zelle B7 soll die Spaltensumme berechnet werden. Die Formel lautet =SUMME(B3:B6). Anschließend wird die Formel in die Zelle C7 kopiert. Die Zellbezüge werden automatisch angepasst.

Absoluter Zellbezug

Bezieht sich in einer Formel ein Zellbezug immer auf eine bestimmte Zelle, muss dieser Zellbezug als absoluter Zellbezug angegeben werden, damit das Ergebnis nach dem Kopieren der Formel stimmt.

Sie bleiben beim Kopieren unverändert, passen sich nicht an. Um einen Zellbezug als absoluten Bezug zu kennzeichnen, wird vor der Zeilen- und Spaltenbezeichnung ein Dollarzeichen ($) eingegeben. Dies kann beim Eingeben des Zellbezuges oder später über die Bearbeitungsleiste erfolgen.

Beispiel: In diesem Beispiel ist die Zelle B1, die den Mehrwertsteuersatz enthält, in der Formel als absoluter Zellbezug anzugeben, damit die Formel kopiert werden kann. Die übrigen Zellbezüge bleiben relativ, da sie beim Kopieren angepasst werden sollen.

Tipp: Die $-Zeichen können auch mit einmaligem Klicken der Taste F4 auf der Tastatur gesetzt werden.

Gemischter Zellbezug

Zellbezüge können auch als gemischte Bezüge eingegeben werden. Damit wird nicht gesamte Zelle als fester Bezug genommen, sondern nur die Spalte oder die Zeile wird fixiert:

  • für die absolute Spalte das Dollarzeichen vor den Buchstaben ($A3) setzen
  • für die absolute Zeile das Dollarzeichen vor die Zahl (A$3) geschrieben.

Beispiel: Ausgehend vom Ist-Umsatz sollen zwei Plan-Szenarien errechnet werden. Für die Formel von PLAN B soll aber auf die Formel von PLAN A zurückgegriffen werden. So bleibt die Formel zwar immer in einer Zeile (absolut), aber die Spalte passt sich an (relativ).

Namen für Zellen / Zellbereiche

Zur besseren Übersichtlichkeit können einzelnen Zellen oder Zellbereichen Namen zugewiesen werden. Denn Formeln werden verständlicher und übersichtlicher, wenn statt der Zelladressen Namen verwendet werden. Die Navigation ist einfacher, da die benannten Zellen/Zellbereiche über ihren Namen angesteuert werden können. Einmal vergebene Namen stehen auf allen Tabellenblättern der Arbeitsmappe zur Verfügung.

Die Benennung der Zelle / Zellbereiche kann auf zweifache Weise vorgenommen werden:

Variante 1:

Die Zelle oder der Bereich, der benannt werden soll, wird markiert und der Cursor in das Namensfeld oben links neben der Bearbeitungsleiste geführt. Der gewünschte Name wird eingegeben und mit Enter bestätigt. Der Name muss dabei entweder einem gültigen Zellbezug oder einem vorhandenen Namen in der Tabelle entsprechen.

Variante 2:

Die Benennung kann auch über Register „Formeln – Namensmanager – Neu“ vorgenommen werden:

In IDL.XLSLINK kann ein Excel-Namensfeld im fx Zustand referenziert werden:
Published:

IDL Xlslink - Daten in MS Excel lesen und exportieren

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung

Das vorliegende Benutzerhandbuch ist für Anwender*innen der Applikation IDL.XLSLINK gedacht.

IDL.XLSLINK ist ein schlankes Excel-Add-In für das Erfassen, Bereitstellen und Auswerten von Daten im Zusammenspiel mit der IDL KONSIS FORECAST-Datenbank.

IDL.XLSLINK wird als Add-In in Microsoft ® Excel eingebunden und verbindet sich über die IDL.XLSLINK-Hauptanwendung mit IDL KONSIS-Datenbanken. So kann direkt auf die Daten innerhalb der IDL-Datenbank zugegriffen werden. Diese können sowohl aus Microsoft Excel in die IDL KONSIS-Datenbank und damit deren Anwendungen geschrieben als auch aus IDL.KONSIS dynamisch und zellgenau nach Microsoft Excel übertragen werden.

Darstellungen und Formatierungen können wie gewohnt innerhalb von Microsoft ® Excel individuell gewählt werden. So können Standardformulare für individuelle Konzernanhänge einfach aufgesetzt, kundenspezifische Auswertungs- und Präsentationsformate dynamisch gefüllt oder anwenderspezifische Reporting-Packages aufgebaut werden. Den kundenspezifischen Auswertungs- und Präsentationsmöglichkeiten sind daher nahezu keine Grenzen gesetzt.

Da IDL.XLSLINK mit Microsoft ® Excel eng zusammen arbeitet, ist Basis-Anwendungswissen im Bereich Microsoft ® Excel für das Verständnis der IDL.XLSLINK-Thematik unumgänglich.

1.1. Funktionsumfang des IDL.XLSLINK

1.2. Bildlicher Aufbau der Anwendung

Die IDL.XLSLINK-Hauptanwendung

Register Excel

1) Neu: der Klick auf den Button legt eine neue Excel-Datei an.

2) Öffnen: damit wird über das Verzeichnisfenster eine bestehende Excel-Datei zum Öffnen ausgewählt.

Register Excel –> Extras

1) Excel-AddIn installieren: um den IDL.XLSLINK nutzen zu können, muss einmalig nach dem ersten Programmstart das AddIn installiert werden.

2) Excel-AddIn deinstallieren: eine Deinstallation ist ebenfalls möglich.

3) Dokumente konvertieren: ermöglicht die Konvertierung einzelner Dateien, die im nachfolgenden Dialog ausgewählt werden können. Mit „OK“ wird die Konvertierung gestartet.

Tabellen, die bereits mit dem IDL.Connector erstellt wurden, müssen IDL.XLSLINK-kompatibel konvertiert werden. Bei der Konvertierung werden die IDL.Connector-Formeln durch IDL.XLSLINK-Formeln ersetzt. Zusätzlich wird eine Sicherungskopie der originalen Datei angelegt und mit „.001“ am Ende des Dateinamens gekennzeichnet. Bestehende Ergebnisse werden dabei nicht übernommen. Dazu müssen die Tabellen konvertiert und anschließend im Excel entpackt werden.

4) Dokumente konvertieren (batch): erlaubt die zeitgleiche Konvertierung aller Mappen in einem Ordner. Dafür ist an dieser Stelle der Ordner auszuwählen, in dem die zu konvertierenden Arbeitsmappen zusammengestellt sind. Mit „OK“ wird die Konvertierung gestartet.

Anmerkung: Eine Konvertierung ist nicht möglich, wenn der Tabellenschutz aktiviert ist und kein IDL.XLSLINK-Passwort hinterlegt ist. In diesem Fall muss der Tabellenschutz aufgehoben und ein IDL.XLSLINK-Passwort eingegeben werden.

Ist die Konvertierung erfolgreich beendet, erscheint folgende Meldung:

WICHTIG: während der Konvertierung darf in keiner ! Excel-Tabelle gearbeitet werden, da Excel remote gesteuert wird. Jegliche Handlung in den Excel-Tabellen führt zu Fehlermeldung bei der Konvertierung.

Bei der Konvertierung werden die Connector-Formeln durch die IDL.XLSLINK-Formeln ersetzt, d. h. aus „IDLSetData“ wird „IDLSetValue“ bzw. aus „IDLGetData“ wird „IDLGetValue“. Ebenso kann die Konvertierung der Excel-Dateien ein abweichendes Verhalten bestimmter IDL.XLSLINK-Bezüge im Vergleich zu den des IDL.CONNECTOR hervorrufen.

Die Darstellung von Werten mit positivem oder negativem Vorzeichen erfolgt in IDL.XLSLINK anhand von ausgelesenen Bilanz-/GuV-Kennzeichen:

  • Für die Bilanz-/GuV-Kennzeichen '1', '4', '5', '6' und '9' werden Soll-Beträge als positive, Haben-Beträge als negative Werte ausgegeben

  • Für die Bilanz-/GuV-Kennzeichen '2', '3', '7' und '8' werden Haben-Beträge als positive, Soll-Beträge als negative Werte ausgegeben.

Für die Ermittlung dieses Bilanz-/GuV-Kennzeichens gelten folgende Regeln:

  1. Bei Angabe einer Position in Verbindung mit einer Report-ID in der Formel gilt das Bilanz-/GuV-Kennzeichen der obersten dieser Position in der Report-Struktur übergeordneten Position (analog der Darstellung im Report).

  2. Bei Angabe einer Position ohne Angabe einer Report-ID in der Formel gilt das Bilanz-/GuV-Kennzeichen dieser Position.

  3. Bei nicht eindeutigen Angaben der Position (Positionsplan und Positionsnummer) gilt die Default-Regel gemäß Punkt 5.

  4. Ohne Angabe für die Position, aber mit Angabe eines eindeutigen Kontos in der Formel gilt das Bilanz-/GuV-Kennzeichen dieses Kontos.

  5. Ohne Ermittlung eines Bilanz-/GuV-Kennzeichens gemäß den vorherigen Punkten erfolgt die Anzeige wie bei Bilanz-/GuV-Kennzeichen '1': Soll-Beträge werden als positive und Haben-Beträge als negative Werte ausgegeben.

Kann kein Bilanz-/GuV-Kennzeichen ermittelt werden, weil weder eine eindeutige Position noch ein eindeutiges Konto vorliegt (z.B. Angabe der Kontonummer mit Platzhalter '%', Selektion nach Spiegel), so werden Soll-Beträge als positive und Haben-Beträge als negative Werte ausgegeben. Diese Vorgehensweise wird angewendet, wenn in einem Lesebezug ein Positionsplan, ein Kontenplan und eine Kontonummer, jedoch keine eindeutige Position angegeben sind. Im Fall der Zuordnung des Kontos zu mehreren Positionen werden generell Sollwerte positiv und Habenwerte negativ ausgewiesen.

5) IDL Excel-Passwort (Dateiname): bei der Batch-Verarbeitung kann die Konvertierung passwort-geschützter Arbeitsmappen mitunter sehr aufwändig sein. Um vollen Schutz der Daten trotz des automatisierten Ablaufs zu ermöglichen, kann das Passwort/ können die Passwörter (für jedes Passwort ein Blatt) in einer leeren Datei gespeichert werden. Diese Datei wird über den Button „IDL Excel-Passwort“ eingelesen, damit die zu konvertierenden Dateien automatisch entschlüsselt werden können.

Register IDL.KONSIS

Anmeldung

1) Damit wird eine Verbindung zur IDL.KONSIS-Datenbank hergestellt. Wurde im Register „Einstellungen“ nur eine Datenbank eingetragen, erfolgt die IDL.KONSIS-Anmeldung sofort.

2) Bei mehreren eingetragenen Datenbanken muss die gewünschte Datenbank ausgewählt und die Anmeldedaten eingegeben werden.

3) Anzeige der aktiven Serververbindung. Sobald die Verbindung in der Leiste angezeigt wird, kann mit dem IDL.XLSLINK gearbeitet werden.

Trennen – Verbindung testen – Status – Zurücksetzen

1) Trennen: Die Verbindung zu IDL.KONSIS-Datenbanken kann hier getrennt werden.

2) Verbindung testen: ob aktuell eine Verbindung besteht, kann getestet werden. Der Hinweis „True“ deutet auf eine bestehende Verbindung hin.

3) Status: gibt einen Überblick über die verbundenen Datenbanken.

4) Zurücksetzen: die offenen Anfragen werden zurückgesetzt.

Stammdaten laden – Stammdaten / Wertecache rücksetzen

1) Stammdaten laden: beim Klick auf den Button werden alle Stammdaten in den Cache außerhalb von Excel geladen.

2) Stammdaten-/ Wertecache rücksetzen: die Werte der Auswahllisten, die im Wertecache gespeichert sind, werden gelöscht.

Register Einstellungen

1) Anwendung: beim Klick auf den Button wird ein weiteres Fenster „Einstellungen“ geöffnet, in dem die Anwendung gesteuert werden kann. Die einzelnen Möglichkeiten sind in den folgenden Unterkapiteln erläutert.

2) INI-Datei öffnen: öffnet die Initialisierungsdatei (.ini).

3) Ordner: öffnet ein Verzeichnis, welches neben der INI-Datei den Cache-Ordner, den LOG-Ordner sowie den XML-Ordner enthält. Im LOG-Ordner werden, sofern die Protokollierung aktiviert ist, die Protokolldateien abgelegt (s. a. Unterkapitel 2.4.2 Nummer 3 Loglevel Einstellungen). Diese sind für den IDL.XLSLINK-Anwender nicht relevant, sind für die IDL-Hotline zur Problemsuche hilfreich.

Einstellungen Übersicht

Allgemeine Einstellungen

1) Konsis Startordner: Angabe des Installationspfades des IDL.KONSIS relativ zum Xlslink Installationsordner. Eintrag nur bei Client Installation notwendig, beim Start über den Web-Browser nicht.

2) Pfad zum Konsis Client: Angabe des Installationspfades des IDL.KONSIS Clients. Muss nur angegeben werden, wenn dieser von der IDL.Konsis Installation abweicht.

3) Verwendete INI-Datei: Angabe der aktuell verwendeten INI-Datei. Weitere Informationen zum Pfad in IDL.KONSIS unter Hilfe -> Info. Eintrag nur bei Client Installation notwendig, beim Start über den Web-Browser nicht.

4) Pfad zum Java-JRE: Angabe des Installationspfades der Java-JRE des IDL.KONSIS Clients. Kann leer gelassen werden. Dann wird der Pfad des Web-Start_Launchers bzw. der IDL.KONSIS-Installation verwendet.

5) Log-Level Einstellungen: Beim Klick auf den Button wird ein Fenster geöffnet, in dem zusätzliche Einstellungen zur Protokollierung eingegeben werden können.

Zur eingehenden Untersuchung eines Problems durch die IDL-Entwickler werden unter Umständen Protokolle benötigt. In diesem Fall werden diese Dateien von den Hotline-Mitarbeitern angefordert.

Um die Protokolle anzufertigen, wird im diesem Fenster ein Haken gesetzt, die Art des Loggings ausgewählt und mit OK bestätigt. Im zweiten Schritt sind die eventuell bereits vorhandenen Logging-Protokolle zu löschen (s. a. Kapitel 2.4 Register Einstellungen). Im Anschluss wird die fehlgeschlagene Funktion angestoßen bzw. der Arbeitsbereich aktualisiert, der nicht erwartungsgemäß funktioniert. Zur Ursachenklärung reichen kleine Datenmengen, oft sogar nur eine Zelle. Danach wird der Haken wieder entfernt und die Protokollfunktion deaktiviert, um keine unnötigen Performanceeinschränkungen zu verursachen. Die geschriebenen Protokolle sind per Mail an die idlsupport@insightsoftware.com weiterzuleiten.

6) Kein Konsis Splash-Screen bei Logon: Unterdrückt die Anzeige des Konsis Client Splashscreens beim Logon.

7) Verbindungsmodus: Es kann zwischen nur noch die Möglichkeit H ausgewählt werden:

„H“ steht für Https, Zugriff auf Applikationsserver (lokale Serverinstanz oder Cloud) erforderlich. Dieser Eintrag kann bei Web-Start nicht geändert werden (Darstellung ausgegraut).

8) Sprache: Steuerung der an der Oberfläche gezeigten Landessprache. Eine Änderung wird immer beim nächsten Start des IDL.XLSLINK durchgeführt.

9) Prüfen: Externe Verknüpfungen: der Schalter prüft den Bezug auf externe Verknüpfungen in der Excel-Arbeitsmappe. Ist der Schalter gesetzt, wird beim Öffnen einer Excel-Tabelle mit Zellbezügen zu anderen Excel-Tabellen sofort geprüft, ob diese Verknüpfungen noch existieren und ggf. Fehlermeldung rausgegeben.

10) XlsLink COM-UI-Ribbon: Der Schalter steuert die Darstellung des Menüs von IDL.XLSLINK in Excel als eigenes Ribbon Menü (dynamisches COM-Objekt) oder in dem herkömmlichen Menüs „Add-Ins“.

Vorbelegung

Grundsätzlich wird im IDL.XLSLINK die Vorbelegung aus der Anwendung VOR aus IDL.KONSIS übernommen. Bestimmte Felder sind in dieser Anwendung nicht vorhanden mit der Konsequenz, die Daten in jeder Eingabemaske pflegen zu müssen. IDL.XLSLINK unterstützt den Anwender mit zusätzlichen Feldern im Fenster „Vorbelegung“. Die Eingaben in der Maske werden beim Öffnen der Dateien herangezogen.

1) Saldenoption (Einzelabschl.): es stehen drei gewohnte Saldenoptionen zur Auswahl: ALT/BUC/NEU (die einzelnen Werte sind im Unterkapitel 4.2.5 Kontensalden erläutert).

2) Saldenoption: vier Möglichkeiten stehen zur Verfügung: SUM/KON/KONO/KTK. (die einzelnen Werte sind im Unterkapitel 4.3.1 Kontensalden erläutert).

3) Währungskennzeichen: es kann eine der fünf Varianten ausgewählt werden: LW für die Landeswährung /KW für die Konzernwährung /PW für die Parallelwährung /TW für die Transaktionswährung/ TWKZ für Transaktionswährungskennzeichen.

4) Modus: folgende Modi sind hinterlegt S/M/C (die einzelnen Werte sind im Unterkapitel 4.1.4 Feld ‚Modus‘ erläutert).

5) System: wird dauerhaft eine Datenbank genutzt, wird empfohlen, diese hier anzugeben.

6) Umsetzgruppe: beim direkten Export werden die gleichen Einsatzmöglichkeiten angeboten, die auch bei der Anwendung IMPORT in IDL.KONSIS vorhanden sind.

Datenbanken

1) System: hier kann das System beliebig umbenannt werden. Es betrifft nur den Namen, der für die Verarbeitung innerhalb der IDL.XLSLINK-Formel benutzt wird. Dieser frei wählbare Name ist unabhängig vom Datenbanknamen (Punkt 2).

2) Datenbank: Eintrag der tatsächlichen Datenbank, zu der eine Verbindung hergestellt werden soll

3) Startordner: Eintrag eines abweichenden Installationsordners, wenn für diese Datenbank auf einer vom Startordner abweichende IDL.KONSIS-Installation zugegriffen werden soll.

4) Verwendete INI-Datei: Eintrag einer abweichenden INI-Datei nur für die aktuelle Verbindung.

5) Verbindungsmodus: Eintrag eines von der aktuellen Verbindung abweichenden Verbindungsmodus. Da zurzeit nur noch die Möglichkeit H (Zugriff auf Applikationsserver, lokale Serverinstanz oder Cloud) möglich ist, wird diese Spalte derzeit nicht genutzt.

 

Die Spalten 3) – 5) können durch Doppelklick in den freien Raum neben der Datenbanktabelle ein- bzw. ausgeblendet werden:

6) Einfügen-Button: hiermit kann eine neue Datenbank an den IDL.XLSLINK angebunden werden. Dabei wird eine weitere Zeile eingefügt, in die dann die neue Datenbank eingetragen wird.

Löschen-Button: hiermit kann eine Datenbank aus dem Menü entfernt werden.

Abbrechen-Button: die Anwendung Einstellungen wird geschlossen, ohne vorgenommene Änderungen zu speichern.

Ende-Button: Schließt die Anwendung und speichert vorgenommene Änderungen.

Register IDL.XLSLINK

1) Ende: beendet die Anwendung IDL.XLSLINK.

2) Informationen zu IDL.XLSLINK: zeigt Informationen zur Installation der Anwendung:

IDL.XLSLINK-Funktionen in Excel (Add-In)

Register IDL.XLSLINK

Aufbau Eingabemaske in der IDL Formel

1) IDL Formel: Button erzeugt ein Fenster, in dem die Formel aufgebaut werden kann.

2) Titelzeile: Anzeige der aktuell ausgewählten Anwendung.

3) Eingabefelder: jede Eingabemaske besteht aus mehreren Selektionsfeldern, diese sind für die aktuelle Anwendung relevant. Die Anzahl der Selektionsfelder ist von der gewählten Anwendung abhängig und variiert.

Jedem Eingabefeld ist ein Button vorangestellt, der den Typ der Eingabe klar wiedergibt und durch Klick geändert werden kann. Folgende Eingabetypen sind möglich:

Art der Eingabe Buttonsymbol Beispiel
Textkonstante T KON001, H4, 12.2014
Zahl # 1, 100, 5100
Excel Formel f(x) =SUMME(A1:A5)
Zellbezug f(x) A4, $B5, A$1
Excel Bereichsname f(x) DB, GES,..(indivduell)

4) Auswahlbaum: mit Hilfe des Auswahlbaums erfolgt die Navigation zwischen den Anwendungen. Die Auswahl ist in zwei Blöcke unterteilt: „Lesefunktion (From IDL.KONSIS)“ und „Exportfunktion (To IDL.KONSIS)“. Jeder Block enthält drei Bereiche: Stamm- und Steuerungsdaten, Einzelabschluss und Konzernabschluss. Darunter sind einzelne Anwendungen angehängt.

5) Informationszeile: zeigt die aktive Zelle in der Excel-Mappe an.

6) Caching: die für diese Anwendung im Cache gespeicherten Informationen können gelöscht werden.

Eingabemöglichkeiten in der Eingabemaske der IDL Formel

Drop-Down Box

Viele Felder haben eine Drop-Down-Box, mit der aus der angebotenen Auswahl der gewünschte Feldinhalt selektiert werden kann:

Manuelle Eingabe

Die Eingabe kann manuell erfolgen:

Excel Namenfeld

Wenn den Excelzellen Namen vergeben wurden, so kann der Zellenname auch manuell ins Feld eingetragen werden:

oder über das Rechtsklick-Menü ausgewählt werden:

Arbeiten mit Zellverweis

Es ist möglich, in alle Felder Zellverweise zu hinterlegen. So kann der Inhalt einer Excel-Zelle direkt in das Feld in der Eingabemaske übernommen werden. Zellverweise können wie folgt in das betreffende Feld eingefügt werden:

a. Manuelle Eingabe

Die gewünschten Daten werden direkt in das Eingabefeld eingetippt; hierbei ist wichtig, dass der Button für den Eingabetyp auf f(x) steht:

b. Über die IDL.XLSLINK-Funktion ‚Excelzellen‘

Schritt 1) Eingabefeld im Editor wird angeklickt und es wird unten auf dem Knopf „Excelzelle“ geklickt:

Schritt 2) Das Fenster wird minimiert, um freie Sicht auf die zur Verfügung stehende Datei freizugeben. Die gewünschte Excelzelle wird markiert und mit Klick auf Button „Übernehmen“ bestätigt:

Mit Hilfe der Funktionstaste <F4> können Angaben von Zellreferenzen (z. B. „C4“) in den Bezügen hinsichtlich der Fixierung von Spalten und Zeilen beim Kopieren modifiziert werden (z. B. “C4” à “$C$4” à “C$4” à “$C4” à “C4”).

Alternativ kann mit Hilfe des Rechtsklick-Menüs in dem zu bearbeitenden Feld „Excelzellen“ ausgewählt werden:

Eingabearten in der IDL Formel

Art der Eingabe Modus Beispiel
Textkonstante T KON001, H4, 12.2014
Zahl # 1, 100, 5100
Excel Formel f(x) =SUMME(A1:A5)
Zellbezug f(x) A4, $B5, A$1
Excel Bereichsname f(x) GES, DB,…(individuell)

Info-Anzeige

Anzeige von allgemeinen Informationen zum Verbindungsaufbau, Verarbeitung und Fehlermeldungen. Mit Doppelklick auf die Fehlermeldung springt das System in die fehlerhafte Zelle:

Register Aktualisieren

Über die Funktion Aktualisieren greift der IDL.XLSLINK auf die Daten der verbundenen IDL-Datenbank zu und aktualisiert die Bezüge. Die Aktualisierung kann wahlweise vorgenommen werden über:

  • Selektierter Bereich: alle Zellen, die IDL.XLSLINK-Bezüge enthalten und sich im markierten Bereich befinden, werden aktualisiert.
  • Tabellenblatt: alle Zellen des aktiven Excel-Tabellenblattes mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden aktualisiert.
  • Arbeitsmappe: alle Zellen der gesamten Excel-Arbeitsmappe mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden aktualisiert.
  • Feld/Auswahlliste: aktualisiert die Auswahl in der Feld/Auswahlliste.

Register Archiv

Die Funktion „Archiv“ gewährleistet, dass die Excel-Mappen mit IDL.XLSLINK-Formeln mit Anwendern, auf deren PC kein IDL.XLSLINK installiert ist, ausgetauscht werden können.

Beim Öffnen der nicht verpackten Excel-Mappen wird automatisch eine Aktualisierung der IDL.XLSLINK-Formeln gestartet. Ist keine Verbindung zur richtigen Datenbank möglich, schlagen die Formeln fehl und der Anwender sieht keine Werte. Um dies zu verhindern, müssen die Formeln vor dem Versenden verpackt werden. Das Verpacken kann wahlweise vorgenommen werden für:

  • Selektierter Bereich: alle Zellen, die IDL.XLSLINK-Bezüge enthalten, und sich im markierten Bereich befinden, werden verpackt.
  • Tabellenblatt: alle Zellen des aktiven Excel-Tabellenblattes mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden verpackt.
  • Arbeitsmappe: alle Zellen der gesamten Excel-Arbeitsmappe mit IDL.XLSLINK-Bezügen werden verpackt.

    Beim Verpacken werden die IDL.XLSLINK-Formeln in inaktive Wenn-Formeln umgewandelt. Beim Entpacken werden diese Formeln reaktiviert.

Register Export

Mit der Exportfunktion können Daten in die verbundene Datenbank eingelesen werden.

  • Selektierter Bereich: alle IDL.XLSLINK-Bezüge im markierten Bereich werden nach gültigen „schreibenden“ Bezügen durchsucht und in die IDL-Datenbank exportiert.
  • Tabellenblatt: alle IDL.XLSLINK-Bezüge im aktiven Excel-Tabellenblatt werden nach gültigen „schreibenden“ Bezügen durchsucht und in die IDL-Datenbank exportiert.
  • Arbeitsmappe: alle IDL.XLSLINK-Bezüge der gesamten Excel-Arbeitsmappe werden nach gültigen „schreibenden“ Bezügen durchsucht und in die IDL-Datenbank exportiert.
  • Zurücksetzen: beim Klick auf dieses Feld werden alle Exportformeln zurückgesetzt, so dass in den Zellen nur der Anwendungsname steht. Weiterhin werden Fehlermeldungen in der Info-Anzeige und anstehende Export-Aufträge gelöscht.
  • Datei: Es ist möglich, über die Schaltfläche Datei eine Kopie der aktiven Arbeitsmappe ohne der IDLFormeln anzulegen. Dies kann notwendig werden für die Weitergabe der Excelmappe an einen Benutzer, der kein IDL.XLSLINK installiert hat:

Register Werkzeuge

Nullzeichen ergänzen

Numerische Stammdaten, die mit Nullwerten beginnen, wie z. B. Ges 0001 werden in Excel standardisiert mit „1“ angezeigt. Über die Funktion „Nullzeichen ergänzen“, wo die Gesamtanzahl der Stellen vorgegeben werden kann, wird die Nummer in voller Länge mit vorlaufenden Nullen, im Beispiel von „0001“, dargestellt (Formatierung als Text erforderlich):

Resultat nach Ausführung der Aktion:

IDL Excel-Passwort

Es ist möglich, zentral das Passwort für das aktuelle Tabellenblatt oder für die gesamte Arbeitsmappe zu speichern. Damit werden die mit Blattschutz versehenen Blätter auf einen Klick freigegeben:

Feld-/Auswahlliste
  • Einfügen Auswahlliste /aktive Zelle: es ist möglich, in eine aktive Excel-Zelle eine Auswahlliste zu implementieren. Diese Auswahlliste stellt eine Übersicht aller in der Datenbank zur Verfügung stehenden Varianten eines bestimmten Attributes dar, z. B. alle Gesellschaften oder Perioden. Diese Vorgehensweise verschlankt die Excel-Tabellen.

    Schritt 1) Um die Feldliste nutzen zu können, wird eine Excel-Zelle markiert und der Button „Feld/Auswahlliste“ ausgewählt:

    Schritt 2) Aus der dargestellten Liste von derzeit 202 Möglichkeiten ist die gewünschte auszuwählen und mit „OK“ zu bestätigen:

    Schritt 3) In der aktiven Zelle erscheint automatisch ein * und ein Auswahlbutton mit Dreieck. Darüber kann die gewünschte Variante des gewählten Attributes in einer Auswahlliste ausgewählt werden:

  • Entfernen: eine Auswahlliste lässt sich nicht löschen mit Hilfe des „Entfernen“-Buttons auf der Tastatur. Lediglich der Stern, der auf die Existenz einer Auswahlliste in der Zelle hinweist, wird dadurch gelöscht.

    Um den kompletten Zelleninhalt zu entfernen, ist die Zelle zu markieren und im Register Werkzeuge -> Feld/Auswahlliste der Button „Entfernen“ anzuklicken.

    Die folgende Fehlermeldung ist zu bestätigen:

Einstellungen (Zellinhalt)

Wenn die Funktion „Nur IDL-Formeln“ aktiviert ist, werden nur diejenigen Zellen aktualisiert, in denen IDL-Formeln enthalten sind. Dabei kann eingestellt werden, ob die Aktualisierung automatisch durchgeführt werden soll oder nur auf manuellen Befehl:

IDL Zwischenablage

With the IDL Clipboard, several fields from Excel can be stored simultaneously for the IDL.XLSLINK reference. The required fields are marked and transferred to the IDL Clipboard via Copy cell.

Die in der Zwischenablage abgelegten Zell-Adressen stehen nun zur Auswahl bereit:

Extras

Unter der Schaltfläche „Extras“ sind zwei weitere Punkte hinterlegt: externe Verknüpfungen und Konvertierung. Diese werden nachfolgend erläutert:

1) Externe Verknüpfungen: es bestehen drei Möglichkeiten

  • Prüfen: manuelle Prüfung der Arbeitsmappe auf externe Verknüpfungen
  • Anzeigen: manuelle Anzeige der existierenden externen Verknüpfungen
  • Prüfen beim Laden: automatische Prüfung auf existierende externe Verknüpfungen beim Laden der Arbeitsmappe. Die Aktivierung dieser Prüfung wird im Register Einstellungen vorgenommen (s. a. Unterpunkt allgemeine Einstellungen):

Wird eine Arbeitsmappe mit aktiven externen Verknüpfungen im Excel geöffnet, erscheint eine Meldung von Excel:

Unabhängig des hier gewählten Vorgehens schaltet sich eine Warnung von IDL.XLSLINK ein:

Das Ergebnis sowohl der positiven Bestätigung der Anzeige an dieser Stelle als auch der Durchführung der manuellen Prüfung und Anzeige erscheint als Liste:

2) Konvertierung

  • Konvertierung Schritt 2: Der Begleittext der Anwendung „Konvertierung Schritt 1“ implizierte bis zum Release 2017.0, dass die Konvertierung mit Schritt 2 abzuschließen war. In den darauffolgenden Releases wurden die beiden Schritte vereint. Bis einschließlich Release 2018.1 wird dieser Punkt als Rückfallebene im Menü beibehalten.
  • Format: Zurücksetzen: bei der Konvertierung behalten die Excel-Zellen ihre ursprüngliche Formatierung. Mit dem Befehl „Format: Zurücksetzen“ werden die markierten Zellen auf Formatierung „Standard“ zurückgesetzt.
IDL.XLSLINK Hauptanwendung

1) Status: gibt wieder, ob eine Verbindung mit der IDL.XLSLINK-Hauptanwendung besteht oder nicht.

2) Verbinden: mit einer Datenbank ist aus dem Excel heraus mit Hilfe dieses Buttons möglich.

3) Anmeldung IDL.KONSIS: die Anmeldung an IDL.KONSIS kann direkt über diesen Button erfolgen. Automatisch wird das Anmeldefenster bei der ersten Datenabfrage aufgerufen.

4) Informationen zu IDL.XLSLINK: Angabe u. a. der „Gültig für IDL.KONSIS-Version“. Diese kann mit der entsprechenden Angabe in der IDL.XLSLINK-Hauptanwendung verglichen werden. So kann u. a. geprüft werden, ob das installierte Add-In aktuell ist.

Die Lesefunktion

Allgemeines

Funktionsweise der Lesefunktion

Im Excel-Blatt wird die Zielzelle markiert, in der die IDL.KONSIS-Daten ausgelesen werden sollen. Anschließend wird die Funktion ‚IDL Formel‘ aufgerufen.

Je nach Sachverhalt, der aus IDL.KONSIS in Excel ausgelesen werden soll, wird im Auswahlbaum im Bereich der Lesefunktion die entsprechende Eingabemaske ausgewählt.

In der Eingabemaske wird durch Füllen einzelner Felder die IDL.XLSLINK-Formel erstellt:

Die gewünschten Daten können in ‚Felddefinitionen‘ ausgewählt und aus der IDL.KONSIS-Datenbank ausgelesen werden.

Die Auswahl der möglichen Varianten ist über einen Klick auf das Dreieck rechts im Feld „Felddefinitionen“ zu erreichen.

Dann ist die gewünschte Zeile zu markieren und mit dem Button „>>“ zu aktivieren. Eine ausgewählte und nicht (mehr) gewünschte Zeile wird mit dem Button „<<“ aus der Auswahl entfernt. Es ist zwar möglich, im Modus „S“ mehr als eine Zeile auszuwählen, führt aber nach Bestätigung des Buttons „OK“ zu einem Hinweis in der Excel-Zelle „mehr Daten als in der Zelle erlaubt“. (die weiteren Werte sind im Unterkapitel 4.1.4 Feld ‚Modus‘ erläutert).

Wurde die Formel korrekt erstellt (Stichwort absolute / relative Bezüge), kann sie in andere Zellen kopiert werden:

In der Formelleiste finden sich die Einstellungen aus der Eingabemaske wieder. Im dargestellten Beispiel bedeutet „STKTO“ Stammdaten (ST) und Konten (KTO).

Die gelesenen Referenzen werden in der Sprache ausgegeben, die als erste in der Liste erscheint. Um die Referenzen in einer anderen Sprache zu erhalten, muss diese in der IDL Formel angegeben werden.

Lesebezug mit Mehrfachauswahl

Sollen Daten von mehr als einer Variante des Attributes herangezogen werden, z. B. mehrere ausgewählte Konten, kann eine Mehrfachauswahl aktiviert werden:

Mehrere Bezüge in einer Zelle

Es ist möglich, in einer Excel-Zelle mehrere Xlslink-Formeln zu hinterlegen. Die Bezüge werden manuell nacheinander eingetragen oder kopiert und durch Operatoren (z.B. + oder -) miteinander verknüpft:

Um jeweils eine der Formeln zu bearbeiten, muss der Anwender in der Zelle der Formeleditor aufrufen, MengenÄndern „nein“ auswählen und dann die zu bearbeitende Formel auswählen:

Mit Klick auf „OK“ gelangt man in die Eingabemaske der ausgewählten Formel:

Mengenändern bei Auswahl mehrerer Formeln

Wenn man bei allen Formeln in einer Zelle oder bei mehreren durch entsprechende Markierung alle ausgewählten Xlslink-Formelen das gleiche Eingabefeld ändern möchte, kann man dies per Klick auf „ja“ in der entsprechenden Abfrage:

Mit „Ja“ bei MengenÄndern kann man

  • bei der Lesefunktion für Stammdaten die Komponenten System und Modus für alle Formeln gemeinsam ändern:

  • bei der Lesefunktion für Einzel- und Konzernabschlussdaten die Komponenten System, Modus, Währung und Saldenoption für alle ausgewählten Formeln gleichzeitig ändern:

  • bei der Exportfunktion die DB-Auswahl für alle ausgewählten Formeln gleichzeitig ändern:

Feld ‚Modus‘

Die Angabe von Modus ist verpflichtend und regelt die Art der Ausgabe der Werte. Es stehen drei verschiedene Modi zur Auswahl:

  • S: liefert den gesamten Wert einer Formel in einem Singlewert, der sich auch aus mehreren Werten zusammensetzen kann, wenn z. B. eine Position oder ein zusammengesetzter Wert mit „%“ ausgelesen wird. Es ist zwar möglich, im Modus „S“ mehr als eine Zeile auszuwählen, führt aber nach Bestätigung des Buttons „OK“ zu einem Hinweis in der Excel-Zelle „mehr Daten als in der Zelle erlaubt“.
  • M: gibt in der aktuellen Zelle die Anzahl der Datensätze, aus denen sich der Gesamtwert einer Formel zusammensetzt, und in einer Tabelle die einzelnen Werte aus.

Beim Bestätigen des „OK“-Buttons erscheint in der aktiven Zelle die Anzahl der Einzelsätze und in einer neuerstellten Arbeitsmappe die Tabelle mit den gewünschten Resultaten, entweder in einer neuen Mappe oder bei Angabe einer Zelladresse im vorgesehenen Feld (im Formeleditor unten links):

  • C: dieser Modus ist technisch bedingt und dient an dieser Stelle nicht dem Einsatz durch den Anwender. Es ist allerdings möglich, diesen Modus auszuwählen. Den Eintrag „C“ erhalten automatisch Zellen, bei denen eine Feld-/Auswahlliste hinterlegt ist, und diese können damit nachbearbeitet werden.

Das Unterkapitel „3.1.8.3 Feld-/Auswahlliste“ dieser Doku stellt die Anleitung zur Erstellung einer Auswahlliste dar.

Auslesen von Stamm- und Steuerungsdaten

Konten

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Konten auslesen:

1) Bei der Eingabe von abhängigen Feldern wie Konto und Position ist darauf zu achten, dass Kontenplan / Controllingplan bzw. Positionsplan / Schema ebenfalls einen Eintrag haben. Wird das Feld leer gelassen, erfolgt die Auswahl der Pläne gemäß vorgenommener Einstellung in der Datenbank (Anwendung „VOR“) oder es erscheint eine Fehlermeldung.

2) Sprache: sind Konten in der IDL.KONSIS-Datenbank in mehreren Sprachen hinterlegt, kann hier die gewünschte Sprache für die Ausgabe ausgewählt werden.

3) Attribute können aus der IDL.KONSIS-Datenbank ausgelesen werden, indem die gewünschten Daten in ‚Felddefinitionen‘ ausgewählt werden (siehe Kapitel Funktionsweise der Lesefunktion).

Controllingobjekte

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Controllingobjekten auslesen:

Gesellschaften

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Gesellschaften auslesen:

Mit Modus M lassen sich Listen von Gesellschaften mit bestimmten Attributen auslesen; Beispiel:

Alle Gesellschaften mit dem Länderkennzeichen „I“ für Italien:

Positionen

Mit dieser Funktion lassen sich die Attribute von Positionen eines bestimmten Positionsplanes auslesen.

Kontensalden

Mit dieser Lesefunktion können Kontensalden und Buchungen ausgelesen werden. Dabei ist auf die verschiedenen Saldenoptionen zu achten.

  • ALT: Die Kontensalden des Einzelabschlusses werden ausgelesen (KTOSAL).
  • BUC: Die Buchungen des Einzelabschlusses werden ausgelesen (BUCH).
  • NEU: Das Ergebnis aus Kontensalden und Buchungen wird ausgelesen.

IC-Kontensalden

Mit dieser Lesefunktion ist es möglich, die Geschäftsbeziehungen der IC-Gesellschaften auszulesen:

Die Pfeile zeigen die Beziehungen zu Pflichtfeldern, die beim Auslesen bestimmter Daten eingegeben werden müssen.

Controllingsalden

Mit dieser Lesefunktion ist es möglich, die in IDL.KONSIS befindlichen Kostenstellensalden auszulesen. Auch hier ist es zwingend, eine der Saldenoptionen auszuwählen:

  • ALT: Die Kostenstellensalden des Einzelabschlusses werden ausgelesen (CNTSAL).
  • BUC: Die Buchungen des Einzelabschlusses werden ausgelesen (BUCH).
  • NEU: Das Ergebnis aus Kostenstellensalden und Buchungen wird ausgelesen.

Anlagenbewegungen

Mit der Lesefunktion für Anlagenbewegungen liest der IDL.XLSLINK die in IDL.KONSIS in ‚ANLBEW‘ befindlichen Spiegelbewegungen aus.

Spiegelbewegungen

Mit den Lesefunktionen für Kapital- / Rückstellungs- / weitere Spiegelbewegungen liest der IDL.XLSLINK die in IDL.KONSIS in den jeweiligen Anwendungen ‚xxxBEW‘ befindlichen Spiegelbewegungen aus:

Positionssalden aus Report

Mit der Lesefunktion Positionssalden aus Reports liest der IDL.XLSLINK die in IDL.KONSIS in der Anwendung ‚POSSAL‘ befindlichen Werte aus. Dabei ist wieder zwingend eine der Saldenoptionen auszuwählen:

  • ALT: Die Positionssalden des Einzelabschlusses werden ausgelesen (POSSAL).
  • BUC: Die Buchungen des Einzelabschlusses werden ausgelesen (BUCH).
  • NEU: Das Ergebnis aus Positionssalden und Buchungen wird ausgelesen.

Um Positionssalden auf Gesellschaftsebene mit dem IDL.XLSLINK auslesen zu können, ist es notwendig, dass in IDL.KONSIS in der Anwendung ‚REP‘ der Report mit der Option ‚Positionssaldenausgabe‘ erstellt ist.

Hintergrund: Positionssalden können in IDL.KONSIS nicht eingegeben werden. Sie werden von IDL.KONSIS automatisch erzeugt, wenn der Anwender einen Report mit dem Eintrag S oder P beim Schalter für die Positionssaldenausgabe erstellt.

Anteilsbesitzbewegungen

Mit dieser Funktion kann der in IDL.KONSIS (GESGES) gepflegte Anteilsbesitz ausgelesen werden. Das Auslesen der Beteiligungsprozente wird dabei über das Feld ‚Felddefinition‘ gesteuert.

Auslesen von Konzernabschlussdaten

Kontensalden

Die Lesefunktion für Kontensalden auf Konzernebene weist folgende Besonderheiten auf:

  • Währung: Für Konzern werden die Währungsarten KW für Konzern- und PW für Parallelwährung zur Auswahl angeboten.
  • Modus: es kann wie im Einzelabschluss nur mit Modi „S“ für Singlewert und „M“ für Wertemenge gearbeitet werden.
  • Saldenoption: es stehen vier konzerntypischen Varianten zur Auswahl:
    • SUM: Die Kontensalden des Summenabschlusses werden ausgelesen (KTOSAL).
    • KON: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses inklusive aller Teilkonzerne werden ausgelesen (KONBUCH).
    • KONO: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses werden ausgelesen (KONBUCH). Dabei werden die Teilkonzerne nicht berücksichtigt.
    • KTK: Das Ergebnis aus Kontensalden und Konsolidierungsbuchungen wird ausgelesen.

Positionssalden aus Reports

Bei der Saldenoption stehen in der Lesefunktion Positionssalden aus Reports auf Konzernebbene ebenfalls die vier konzerntypischen Varianten zur Auswahl:

  • SUM: Die Positionssalden des Summenabschlusses werden ausgelesen (POSSAL).
  • KON: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses inklusive aller Teilkonzerne werden ausgelesen (KONBUCH).
  • KONO: Die Konsolidierungsbuchungen des Konzernabschlusses werden ausgelesen (KONBUCH). Dabei werden die Teilkonzerne nicht berücksichtigt.
  • KTK: Das Ergebnis aus Positionssalden und Konsolidierungsbuchungen wird ausgelesen.

Um Positionssalden auf Konzernebene mit dem IDL.XLSLINK auslesen zu können, ist es notwendig, dass in IDL.KONSIS in der Anwendung ‚REPK‘ der Report mit der Einstellung S oder P im Schalter für Positionssalden erstellt ist.

Hintergrund: Positionssalden können in IDL.KONSIS nicht eingegeben werden. Sie werden von IDL.KONSIS automatisch erzeugt, wenn in IDL.KONSIS ein Report mit der entsprechenden Einstellung erstellt worden ist.

Die Exportfunktion

Funktionsweise der Exportfunktion

Schritt 1) Aufruf der IDL-Formel in der Zelle, in der der Bezug zum Export von Daten erstellt werden soll.

Schritt 2) Je nach Sachverhalt wird im Auswahlbaum im Bereich der Exportfunktion die entsprechende Eingabemaske ausgewählt.

Schritt 3) In der Eingabemaske wird durch Füllen einzelner Felder der IDL.XLSLINK-Bezug für den Export erstellt. Die farblich hervorgehobenen Felder sind Muss-Felder.

Schritt 4) Die Export-Formel wird angezeigt und kann in andere Zellen kopiert werden:

Schritt 5) In der Menüleiste im Bereich ‚Export‘ - je nachdem welcher Bereich exportiert werden soll - den entsprechenden Untermenüpunkt auswählen.

Soll ein selektierter Bereich exportiert werden, so muss dieser vor Klick auf den Button ‚Selektierter Bereich‘ markiert werden.

Schritt 6) Der Export wird angestoßen:

1) Es sind 6 Zeilen für die gewählte Aktion gefunden worden.

2) Speichern: die Daten werden direkt in die IDL-Datenbank geladen.

3) Löschen/Speichern: die Daten werden direkt in IDL-Datenbank geladen. Dabei werden die in der DB bereits vorhandenen Daten zuerst gelöscht und anschließend die neuen Daten importiert.

4) Export-Button: startet den Export-Vorgang.

Im Feld „Optionen“ können zusätzliche Einstellungen für den Export vorgenommen werden.

  • Mit Vortrag: nach der IDL-Logik werden die Vorträge im Rahmen des Konzern- und Einzelabschlussvorträge erstellt und nicht auf anderen Wegen importiert. Ist es aus bestimmten Gründen dennoch notwendig, kann der Export der Vortragsbewegungen dazugeschaltet werden.
  • Pfad für Export-Dateien festlegen: die Daten können entweder direkt in die IDL-Datenbank geladen werden oder indirekt über eine txt-Datei. Soll ein individueller Pfad verwendet werden, kann er über den Button „In Textdatei speichern“ ausgewählt werden. Standardmäßig ist an dieser Stelle der Import-Pfad von IDL.KONSIS eingestellt.

Schritt 7) Sobald der Export abgeschlossen ist, erscheint die Statusmeldung zum Export; entweder ist die Verarbeitung ohne Fehler durchgelaufen oder es gibt eine Fehlermeldung. Auch in der Excelzelle wird eine entsprechende Information ausgewiesen.

In der Formelleiste finden sich die Einstellungen aus der Eingabemaske wieder:

Der Formelname gibt die damit verbundene Funktion wieder. Hier EA für Einzelabschluss und KTOSAL für Kontensalden.

Export von Stamm- und Steuerungsdaten

Konten

Mit dieser Eingabemaske werden Konten nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚KTO‘ exportiert.

Positionen + Konten - Zuordnungen

In der IDL.KONSIS-Logik ist jedes Konto einer Position zugeordnet. Umgekehrt setzt sich also jede Position aus einem oder mehreren Konten zusammen.

Mit dieser Funktion wird in IDL.KONSIS in die Anwendung ‚POSKTO‘ eingelesen, welches Konto welcher Position zuzuordnen ist.

Report-Zeilenbeschreibungen

Eine Report-Zeilenbeschreibung legt fest, wie ein Report aufgebaut ist und aus welchen Positionen sich Summenzeilen errechnen.

Die Report-Zeilenbeschreibung ist nötig für das Erstellen von Reports in IDL.KONSIS und das Nutzen von IDL-Erfassungsformularen.

Export Einzelabschluss

Kontensalden

Mit dieser Funktion werden Kontensalden nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚KTOSAL‘ eingespielt.

IC-Kontensalden

Mit dieser Funktion werden die Intercompany-Geschäftsbeziehungen erfasst.

Neben der gewohnten Landeswährung besteht die Möglichkeit, ebenfalls eine Transaktions-währung zu pflegen.

Spiegelbewegungen

Mit diesen Anwendungen exportiert der IDL.XLSLINK die Spiegelbewegungen nach IDL.KONSIS in die jeweilige Anwendung ‚xxxBEW‘.

Anteilsbesitzbewegungen

Mit dieser Anwendung exportiert der IDL.XLSLINK die Beteiligungsbewegungen nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚GESGES‘.

Belege und Buchungen

Bevor eine oder mehrere Buchungen nach IDL.KONSIS exportiert werden können, muss ein dazugehörender Belegkopf in der Anwendung ‚BEL‘ eingerichtet werden. Ist kein Belegkopf eingerichtet, so erscheint in der Exportmeldung die Mitteilung „Kein Buchungsbeleg vorhanden“.

Belege können über die Eingabemaske ‚Belege‘ nach IDL.KONSIS exportiert werden.

Mit dieser Anwendung exportiert der IDL.XLSLINK die Buchungen nach IDL.KONSIS in die Anwendung ‚BUCH‘:

Export Konzernabschluss

Konsolidierungsbelege

Um Konsolidierungsbuchungen in IDL.KONSIS laden zu können, müssen zuerst die Konsolidierungsbelege in der Datenbank vorliegen. Diese können mittels IDL.XLSLINK ins System importiert werden.

Für die Einrichtung werden Angaben in zehn Muss-Feldern benötigt.

Konsolidierungsbuchungen

Nach dem Anlegen bzw. Import der Konsolidierungsbelege können auch die Konsolidierungsbuchungen eingelesen werden. Hierbei ist die entsprechende Beleg-Nr. mit ihren einzelnen Komponenten einzutragen.

Alle drei relevanten Felder für den Eintrag der Buchungsbeträge

  • Soll/Haben-Kennzeichen
  • Betrag SOLL
  • Betrag HABEN

sind unabhängig voneinander für die Eingabe freigegeben:

Im Feld S/H Kennzeichen kann folgender Zelleninhalt sein – andere Inhalte führen zu einem Fehler:

  • Leer – also gar kein Inhalt in der Excel-Zelle
  • ‚S‘ – kennzeichnet Soll-Wert => Betrag aus dem Feld für SOLL wird exportiert
  • ‚H‘ – kennzeichnet Haben-Wert => Betrag aus dem Feld für HABEN wird exportiert

In den Feldern für den Soll- bzw. Haben-Betrag kann folgender Zelleninhalt sein – andere Inhalte führen zu einem Fehler:

  • Leer - also kein Inhalt im Eingabefeld oder in der zugewiesenen Excelzelle
  • 0 - Null durch direkte Eingabe, Formel oder leeren Zellbezug
  • ein positiver Wert durch direkte Eingabe, Formel oder Zellbezug auf pos. Wert
  • ein negativer Wert durch direkte Eingabe, Formel oder Zellbezug auf neg. Wert

Wenn im Feld für das S/H-Kennzeichen ein S (für Soll) eingetragen ist, wird der im Feld für den Soll-Betrag eingetragene Wert exportiert. Ist dieser Wert positiv, wird er als Sollbuchung geschrieben, ist er negativ, wird er als Habenbetrag verbucht.

Entsprechend wird beim Eintrag „H“ im Feld für das S/H-Kennzeichen der Betrag berücksichtigt, der im Haben-Feld eingetragen ist; bei positivem Wert als Haben-Buchung, bei negativem Wert als Soll-Buchung.

Wenn im Feld für das S/H-Kennzeichen kein Eintrag vorhanden ist, wird der Betrag aus dem Feld exportiert, das einen Eintrag enthält. Sind in beiden Feldern Beträge eingetragen, ohne dass ein S/H-Eintrag vorliegt, erfolgt kein Export, da keine eindeutige Zuordnung möglich ist.

Somit kann auch nur eines der beiden Betragsfelder als „das“ Eingabefeld genutzt werden, analog zur Einzelsatzerfassung in IDL Konsis.

Exkurs - Excel

Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen (=). Gearbeitet wird vorzugsweise mit Zellbezügen. Dies hat den Vorteil, dass sich das Formelergebnis bei Änderung des entsprechenden Zellinhalts immer anpasst (variable Werte). Es können aber auch feste Werte (konstante Werte) in einer Formel verwendet.

Das Ergebnis einer Formel steht in der Zelle, in der die Formel eingegeben wurde. Die Formel selbst ist in der Bearbeitungsleiste zu sehen. Dort kann die Formel bei Bedarf auch bearbeitet werden.

Funktionen

Excel bietet Ihnen eine große Anzahl vorgefertigter Formeln, die so genannten Funktionen.

Bestandteile jeder Funktion sind Funktionsname und Klammer auf/Klammer zu. Die in der Klammer enthaltenden Angaben werden als Argumente bezeichnet. Die Angabe bzw. die Anzahl der Argumente ist von Funktion zu Funktion verschieden. Es gibt auch Funktionen, die keine Argumente benötigen, z. B. HEUTE(), JETZT().

Beim Eingeben einer Funktion in eine Zelle wird eine Quickinfo mit der Syntax angezeigt. Bei der Eingabe wird so angezeigt, welche Argumente die Funktion benötigt.

Mehrere Argumente werden durch ein Semikolon getrennt. Argumente können Zellbezüge (einzelne Zellen, Zellbereiche), konstante Werte (Zahlen, Text) oder auch andere Funktionen sein (verschachtelte Funktionen).

Zellbezüge

Relativer Zellbezug

Grundsätzlich sind alle Zellbezüge relativ, d. h. beim Kopieren werden diese Zellbezüge „relativ“ zur Zielposition angepasst: Beim Kopieren in der Zeile (waagerecht) wird der Spaltenbuchstabe und beim Kopieren in der Spalte (senkrecht) wird die Zeilennummer angepasst.

Beispiel: in Zelle B7 soll die Spaltensumme berechnet werden. Die Formel lautet =SUMME(B3:B6). Anschließend wird die Formel in die Zelle C7 kopiert. Die Zellbezüge werden automatisch angepasst.

Absoluter Zellbezug

Bezieht sich in einer Formel ein Zellbezug immer auf eine bestimmte Zelle, muss dieser Zellbezug als absoluter Zellbezug angegeben werden, damit das Ergebnis nach dem Kopieren der Formel stimmt.

Sie bleiben beim Kopieren unverändert, passen sich nicht an. Um einen Zellbezug als absoluten Bezug zu kennzeichnen, wird vor der Zeilen- und Spaltenbezeichnung ein Dollarzeichen ($) eingegeben. Dies kann beim Eingeben des Zellbezuges oder später über die Bearbeitungsleiste erfolgen.

Beispiel: In diesem Beispiel ist die Zelle B1, die den Mehrwertsteuersatz enthält, in der Formel als absoluter Zellbezug anzugeben, damit die Formel kopiert werden kann. Die übrigen Zellbezüge bleiben relativ, da sie beim Kopieren angepasst werden sollen.

Tipp: Die $-Zeichen können auch mit einmaligem Klicken der Taste F4 auf der Tastatur gesetzt werden.

Gemischter Zellbezug

Zellbezüge können auch als gemischte Bezüge eingegeben werden. Damit wird nicht gesamte Zelle als fester Bezug genommen, sondern nur die Spalte oder die Zeile wird fixiert:

  • für die absolute Spalte das Dollarzeichen vor den Buchstaben ($A3) setzen
  • für die absolute Zeile das Dollarzeichen vor die Zahl (A$3) geschrieben.

Beispiel: Ausgehend vom Ist-Umsatz sollen zwei Plan-Szenarien errechnet werden. Für die Formel von PLAN B soll aber auf die Formel von PLAN A zurückgegriffen werden. So bleibt die Formel zwar immer in einer Zeile (absolut), aber die Spalte passt sich an (relativ).

Namen für Zellen / Zellbereiche

Zur besseren Übersichtlichkeit können einzelnen Zellen oder Zellbereichen Namen zugewiesen werden. Denn Formeln werden verständlicher und übersichtlicher, wenn statt der Zelladressen Namen verwendet werden. Die Navigation ist einfacher, da die benannten Zellen/Zellbereiche über ihren Namen angesteuert werden können. Einmal vergebene Namen stehen auf allen Tabellenblättern der Arbeitsmappe zur Verfügung.

Die Benennung der Zelle / Zellbereiche kann auf zweifache Weise vorgenommen werden:

Variante 1:

Die Zelle oder der Bereich, der benannt werden soll, wird markiert und der Cursor in das Namensfeld oben links neben der Bearbeitungsleiste geführt. Der gewünschte Name wird eingegeben und mit Enter bestätigt. Der Name muss dabei entweder einem gültigen Zellbezug oder einem vorhandenen Namen in der Tabelle entsprechen.

Variante 2:

Die Benennung kann auch über Register „Formeln – Namensmanager – Neu“ vorgenommen werden:

In IDL.XLSLINK kann ein Excel-Namensfeld im fx Zustand referenziert werden:
For an optimal Community experience, Please view on Desktop
Powered by Zendesk