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Controlling-Definitionen

Inhaltsverzeichnis

1 Vorwort

Zusätzlich zur Pflege von Konten und Positionen besteht die Möglichkeit, die Berichtsdaten mit bis zu 10 Controllingdimensionen zu detaillieren. In der Anwendung 'Controllingdefinition' (CTLDEF) werden alle dafür notwendigen Stammdaten gepflegt. Um Daten für das Controlling einpflegen zu können, wird in IDL Konsis eine kostenpflichtige Zusatzkomponente für den Controllingbaustein benötigt.

2 Aufbau der Anwendung

Beim ersten Aufruf der Anwendung öffnet sich zunächst eine leere Übersicht. Im oberen Bereich befinden sich die führenden Tabellen mit den Tabreitern 'Controllingdimension', 'Controllingplan' und 'Controllingkennzeichen'. Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren.

Controllingdimension:
Es können bis zu 10 Controllingdimensionen angelegt werden, die dann individuell in den Anwendungen 'Datenarten' (FAC) , 'Gesellschaften' (GES) und 'Kontenstamm' (KTO) je Konto aktiviert werden müssen.
Controllingplan:
Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren. Es werden sowohl die Controllingpläne für die Gesellschaftsebene als auch für die Konzernebene angelegt. Durch Doppelklick auf einen bereits angelegten Controllingplan öffnen sich weitere anhängige Tabellen, in denen jeweils die dem Controllingplan anhänigen Controllingobjekte (Elementarobjekt), Aggregate (Verdichtungsobjekte) und Schemata (oberster Knoten) angelegt bzw.geändert werden können.
Controllingkennzeichen:
Im Tabreiter 'Controllingkennzeichen' können Controllingkennzeichen definiert werden. Sie dienen einerseits dazu, in der Anwendung 'Konten-Positionen-Zuordnung' (POSKTO) eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen, andererseits werden Daten je Controllingkennzeichen in UKV-Reports (Reporttyp C) in eigenen Spalten ausgewiesen. Wegen der Zuordnung der Kennzeichen zu Spalten des UKV-Reports und der begrenzten Anzahl von Reportergebnisspalten ist die Anzahl zulässiger Controllingkennzeichen im UKV-Report auf 23 begrenzt. Werden mehr als 23 Kennzeichen definiert, können diese im UKV-Report nicht mehr differenziert dargestellt werden. Dann gilt, ab Spalte 23 werden alle weiteren zusammengefasst.

Erfassen oder Ändern innerhalb einer Tabelle: Das Erfassen oder Ändern von Inhalten erfolgt je Tabelle über einen Assistenten (Wizard). Dieser öffnet sich zum Erfassen von Daten über das 'Stern'-Symbol in der rechten oberen Toolbar. Das Ändern erfolgt entweder über das 'Stift'-Symbol in der Toolbar im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder alternativ können Daten auch mit der Funktion 'Editieren in der Tabelle' im Kontextmenü (rechte Maustaste) geändert werden. Das 'Editieren in der Tabelle' gilt in der Tabelle 'Controllingplan' auch für die abhängigen Tabellen 'Controlling-Objekt', 'Aggregat' und 'Schema'.

Der Export der einzelnen Bereiche erfolgt über den Exportbutton in der Menüleiste. Welcher Bereich exportiert werden soll, wird über das Export-Dialog bestimmt. Auf der rechten Seite des Export-Dialogs muss dafür die Auswahl des gewünschten Bereiches markiert werden. Eine Selektionen wird in den Tabellen berücksichtigt. Sind nur in einer Tabelle Zeilen selektiert, werden auch nur diese exportiert. Tabellen ohne Selektion werden nur dann (komplett) exportiert, wenn überhaupt keine Selektion vorliegt. In der Hierarchie-Tabelle werden nur Selektionen der obersten Knotenzeilen berücksichtigt.

Abbildung: Zusammenhang der Anwendungen für das Controlling

3 Controllingdimension, Controllingplan und Controllingkennzeichen

3.1 Controllingdimension

In der Tabelle 'Controllingdimension' können bis zu 10 Controllingdimensionen (Schlüssel '1' bis '10') angelegt werden. Die Aktivierung einer Controllingdimension sorgt für entsprechende Eingabemöglichkeiten in den Stammdaten für Gesellschaften (GES), Datenarten (FAC) und Konten (KTO), sowie verschiedenen Berichtsdaten. Einer Controllingdimension können ein oder mehrere Controllingpläne zugeordnet werden. Häufig wird in der Praxis nur die erste Dimension mit der Bezeichnung "Kostenstelle" angelegt. Wenn keine weiteren Dimensionen definiert werden, enthalten die weiteren Anwendungen auch keine entsprechenden Eingabemöglichkeiten.

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite 'Controllingdimension':

  • Controllingdimension: Auswahl aus 'DropDown'-Box
  • Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Spaltenüberschrift: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Kurztext: Pflichtangabe mit max. 10 Zeichen

2.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

3.2 Controllingplan

Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren. In der Tabelle 'Controllingplan' werden sowohl die Controllingpläne für die Gesellschaftsebene und Konzernebene angelegt.

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite 'Controllingplan':

  • Controllingplan: Schlüsselfeld, max.6 Stellen
  • Gültigkeit ab/bis: Die Gültig Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der der Controllingplan gültig ist. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Controllingpläne mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden.
  • Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Kurztext: Optionaler Eintrag mit max. 10 Zeichen

2.Seite 'Eigenschaften':

  • Controllingplan Typ: Es stehen die Ausprägungen 'C'= nur Controllingplan oder 'M'= Controlling und Kontenplan zur Verfügung. Eine Änderung des Controllingplan-Typs von 'M' auf 'C' ist nur zugelassen, wenn der Schlüssel noch nicht als Kontenplan im Datenarten- (FAC) oder Gesellschaftsstamm (GES) eingetragen ist. Der Controllingplan-Typ 'M' (Schlüssel wird sowohl als Controllingplan als auch als Kontenplan verwendet) ist nur für Controllingpläne der ersten Controllingdimension zulässig. Die Controllingpläne der weiteren Controllingdimensionen müssen den Controllingplan-Typ 'C' erhalten.
  • Controllingplan Kennzeichen: Festlegung, ob der Controllingplan ein Gesellschaftscontrollingplan (G) oder ein Konzerncontrollingplan(K) ist
  • Anzahl Stellen CoObj.f.Datenübernahme: Über dieses Feld kann die Länge der in IDL Konsis zu führenden Controllingobjekte gesteuert werden. Es sind hier Einträge von 01 bis 14 zulässig. Mit dem Eintrag für die Länge sind folgende Funktionalitäten verbunden: Bei der Pflege von Controllingobjekten im Bereich 'Controllingobjekte' wird die Länge der Controllingobjekte laut dieser Eingabe überprüft. Bei maschineller Übernahme von Controllingobjekten wird die angediente Controllingobjektnummer auf die hier angegebene Länge gekürzt. Die Kürzung erfolgt ausgehend von einer rechtsbündigen Zählung, d.h. eine entsprechende Anzahl führender Nullen wird abgeschnitten.
  • Zugeord.Controllingplan-Nr: Über das Feld "Zugeordneter Controlling-Plan" wird der bei der Überleitung von einer Datenart auf Gesellschaftskontenplanebene auf eine Datenart auf Konzernkontenplanebene zu verwendende Controllingplan hinterlegt.
  • Controllingdimension: Jedem Controllingplan muss eine Controllingdimension zugeordnet werden.

3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

3.3 Controllingkennzeichen 1

In der Tabelle 'Controllingkennzeichen 1' können Controllingkennzeichen definiert werden. Diese dienen einerseits dazu, in der Anwendung 'Konten-Positionen-Zuordnung' (POSKTO) eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen. Andererseits werden Daten je Controllingkennzeichen 1 in UKV-Reports (Reporttyp C) in eigenen Spalten ausgewiesen.

Wegen der Zuordnung der Kennzeichen zu Spalten des UKV-Reports und der begrenzten Anzahl von Reportergebnisspalten ist die Anzahl empfohlender Controllingkennzeichen1 auf 23 begrenzt. Werden mehr als 23 Kennzeichen definiert, können diese im UKV-Report nicht mehr differenziert dargestellt werden.

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite: 'Controllingkennzeichen1'

  • Controllinkennzeichen1: Auswahl aus DropDown-Box
  • Gültig ab/bis: Die Gültig Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der das Controllingkennzeichen1 gültig ist.(HINWEIS: Die Grenze von 23 zulässigen Kennzeichen gilt aber unabhängig von der Einschränkung der Gültigkeit)
  • Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Kurztext: Optionaler Eintrag mit max. 10 Zeichen

2.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

4 Controllingobjekte, Aggregate und Schemata

Im unteren Bereich der Übersicht öffnen sich nach Doppelklick auf einen Controllingplan die anhängigen Tabellen hierzu. Diese bestehen aud den Controllingobjekten, den Aggregaten und den Schemata. Diese Tabellen stehen in unmittelbarer Verbindung zu dem jeweiligen Controllingplan. Änderungen in einzelnen Tabellen werden in Abhängigkeit der anderen Tabellen auf Plausibilität geprüft. Passen Änderungen in einer Tabelle nicht zu Defintionen in anderen Tabellen, wird dies unter den 'offenen Aufgaben' visualisiert (siehe Beschreibung in Kapitel 4.3.)

4.1 Controllingobjekte

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite: Controllingobjekt:

  • Controllingobjekt: Schlüsselfeld, max. 14 Stellen
  • Gültigkeit ab/bis: Die GültigAb-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der das Controllingobjekt gültig ist. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Controllingobjkte mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden.
  • Bezeichnung: Pflichtangabe und darf max. 70 Zeichen lang sein
  • Kurztext: Optionaler Eintrag, max. 10 Zeichen

2.Seite Eigenschaften:

  • Controllingkennzeichen 1: Auswahl eines in der Anwendung 'CK1' definierten Controllingkennzeichen.
  • Controllingkennzeichen 2: Eine weitere Unterteilung der Controllingobjekte besteht durch Zuordnung eines Objektes aus dem Controllingkennzeichen 2. Dazu wurden die Controllingobjektklassen C (Kostenstellen), T (Kostenträger), X (Profit Center), P (Produkte) und R (Regionen) eingerichtet. Diese Kennzeichnung ist zurzeit nur nachrichtlich und wird in keinem Report verwendet.
  • Zugeordnete Gesellschaft: Durch Eingabe einer Gesellschaft wird das Controllingobjekt dieser Gesellschaft zugeordnet.
  • Zugeordneter Geschäftsbereich: Durch Eingabe eines Geschäftsbereiches wird das Controllingobjekt diesem Geschäftsbereich zugeordnet. Dies wirkt insbesondere dann, wenn Daten von einer Datenart ohne Geschäftsbereiche auf eine Datenart mit Geschäftsbereichen übergeleitet werden sollen. Dann werden die Salden gemäß dieser Zuordnung auf die Geschäftsbereiche gesplittet.
  • Verdichtungs-Controllingobjekt: Durch die Eingabe eines Verdichtungs-Controllingobjektes können die Salden mehrerer Controllingobjekte des Controllingplanes auf ein Controllingobjekt verdichtet werden. Zur einfacheren Selektion dieser Daten kann auch das Verdichtungs-Controllingobjekt auf sich selbst referenzieren. Das Eintragen eines Verdichtungs-Controllingobjekts schließt die Zuordnung eines zugeordneten Konzern-Controllingobjektes aus.
  • Zugeord.Konz-ControllingObjekt: Dem Gesellschafts-Controllingobjekt kann hier direkt ein Konzern-Controllingobjekt zugeordnet werden. Hier stehen nur dann zuordenbare Konzern-Controllingobjekte zur Auswahl, wenn im Bereich 'Controllingplan' dem Gesellschafts-Controllingplan ein Konzern-Controllingplan zugeordnet wurde. Das Eintragen eines Konzern-Controllingobjektes schließt das EIntragen eines Verdichtungs-Controllingobjektes aus.
  • Default Konsolidierungsobjekt: Wird dieses Feld mit einem 'X' versehen, bedeutet das, dass dieses Controllingobjekt im Konsolidierungsbereich immer dann herangezogen wird, wenn ein Konto mit zugeordneten Dimensionen durch eine automatische Verarbeitung (z.B. ZU oder ZA) angesprochen wird. Der Vorteil liegt darin, dass dadurch die manuelle Pflege der Controllingobjekte in den Konsolidierungsbuchungen entfällt. Es sollte je Dimension ein Controllingobjekt mit diesem Kennzeichen versehen sein.

3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

4.2 Tabreiter Aggregate und Schema

Neben dem Tabreiter 'Controllingobjekte' gibt es den Tabreiter 'Aggregate'. Hier können, losgelöst von den Controllingobjekten, 'Verdichtungen' definiert werden. Diese dienen dazu eine Hierarchie innerhalb der Controllingobjekte zu definieren und so eine Verdichtung/Zusammenfassung von Controllingobjekten darzustellen. Das Anlegen der Aggregate erfolgt analog der oben beschrieben Vorgehensweise bei den Controllingobjekten. Ist das erste Aggregat angelegt, öffnet sich ein weiterer Tabreiter 'Schema'. Um einem Aggregat verschiedene Controllingobjekte zuzuordnen, muss in diesem Tabreiter zunächst ein Schema definiert werden (über das Stern-Symbol in der rechten oberen Toolbar). Diesem Schema können dann Aggregate und/oder Controllingobjekte zugeordnet werden. Wurden einem Aggregat bestimmte Controllingobjekte zugeordnet, so ist bei Zuordnung in einem anderen Schema eben diese Zuordnung automatisch hinterlegt.

Der Aufbau eines Schemas erfolgt per 'Drag & Drop', entweder von der rechten Tabelle in die linke oder innerhalb der linken Tabelle. Das 'Drop' erfolgt auf dem Knoten, dem die 'Drag'-Objekte untergeordnet werden sollen. Plausibilitätsprüfungen erfolgen 'on the fly' und verhindern die Definition inkonsistenter Angaben. So darf der oberste Knoten keinem anderen Knoten untergeordnet werden. Einem elementaren Objekt (Controllingobjekt) darf nichts untergeordnet werden. Verdichtungsobjekte (Aggregate) dürfen innerhalb eines Schemas nur einmal vorkommen.

4.3 'offene Aufgaben' und 'Hierarchie anzeigen'

Kommt es innerhalb der Controllingpläne, Controllingobjekte, Aggregate und Zuordnung von Controllingobjekten oder Aggregaten zu Änderungen, die nur in einem der 4 Teilbereiche erfolgen, diese Änderungen aber Auswirkung auf die anderen Teilbereiche haben, so öffnet sich am unteren Rand der Anwendung ein weiterer Bereich 'Offene Aufgaben'. Erst wenn die Aufgabe erfüllt ist, schließt sich dieser Bereich wieder.

Ein solcher Fall tritt zum Beispiel auf, wenn ein Controllingplan eine 'gültig bis'-Eingabe erhält und die 'gültig bis'-Periode der zugehörigen Controllingobjekte nicht dazu passt. Nicht automatisch erhalten die anhängigen Daten auch diese Einschränkung. Über die 'offenen Aufgaben' wird auf den Wiederspruch aufmerksam gemacht. Durch einen Doppelklick auf das 'Rädchen' vor jeder 'offenen Aufgabe' wird automatisch der Widerspruch aufgehoben und die 'Gültig bis' -Periode des Controllingplanes übernommen.

Auch kann es vorkommen, dass Controllingobjekte innerhalb eines Schemas mehrmals zugeordnet sind. Auch hier wird durch eine 'offenen Aufgabe' darauf aufmerksam gemacht. Durch Doppelklick auf die 'offenen Aufgabe' werden automatisch die doppelte Zuordnung im Bereich 'Schema' markiert und eine leichte Identifizierung der inkonsistenten Daten ist so möglich und kann abgeändert werden.

4.4 Löschen von Daten innerhalb der Anwendung

Löschen von Controllingplänen: Wenn ein Controllingplan mit dem PlanTyp 'M' gelöscht wird, dann werden alle zugeordneten Controllingobjekte gelöscht. Gleichzeitig wird der Plantyp auf 'K' (reiner Kontenplan) gesetzt, so dass die Eigenschaft als Kontenplan nicht beeinflusst wird.

Löschen von Controllingobjekten: Controllingobjekte können nur gelöscht werden, wenn sie keinem Schema zugeordnet sind und keine abhängigen Daten existieren. Im Falle einer vorhandenen Zuordnung innerhalb eines Schemas oder des vorhandenseins abhängiger Daten erscheint eine Hinweismeldung und das Löschen wird abgebrochen. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.

Löschen von Aggregaten: Ein Aggregat kann incl. aller zugeordneten Controllingobjekte aus dem Schema entfernt werden. Das besondere daran ist, dass die Zuordnung der Controllingobjekte zum Aggregat bestehen bleibt. Möchte man das Aggregat also nur innerhalb des Schemas 'umhängen', so löscht man die Zuordnung und ordnet per Drag&Drop das Aggregat neu zu. Das Löschen eines Aggregates im Bereich 'Aggregat' ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten vorhanden sind. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.

Löschen von Schemata: Ein Löschen eines Schema ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten mehr vorhanden sind.

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Controlling-Definitionen

Inhaltsverzeichnis

1 Vorwort

Zusätzlich zur Pflege von Konten und Positionen besteht die Möglichkeit, die Berichtsdaten mit bis zu 10 Controllingdimensionen zu detaillieren. In der Anwendung 'Controllingdefinition' (CTLDEF) werden alle dafür notwendigen Stammdaten gepflegt. Um Daten für das Controlling einpflegen zu können, wird in IDL Konsis eine kostenpflichtige Zusatzkomponente für den Controllingbaustein benötigt.

2 Aufbau der Anwendung

Beim ersten Aufruf der Anwendung öffnet sich zunächst eine leere Übersicht. Im oberen Bereich befinden sich die führenden Tabellen mit den Tabreitern 'Controllingdimension', 'Controllingplan' und 'Controllingkennzeichen'. Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren.

Controllingdimension:
Es können bis zu 10 Controllingdimensionen angelegt werden, die dann individuell in den Anwendungen 'Datenarten' (FAC) , 'Gesellschaften' (GES) und 'Kontenstamm' (KTO) je Konto aktiviert werden müssen.
Controllingplan:
Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren. Es werden sowohl die Controllingpläne für die Gesellschaftsebene als auch für die Konzernebene angelegt. Durch Doppelklick auf einen bereits angelegten Controllingplan öffnen sich weitere anhängige Tabellen, in denen jeweils die dem Controllingplan anhänigen Controllingobjekte (Elementarobjekt), Aggregate (Verdichtungsobjekte) und Schemata (oberster Knoten) angelegt bzw.geändert werden können.
Controllingkennzeichen:
Im Tabreiter 'Controllingkennzeichen' können Controllingkennzeichen definiert werden. Sie dienen einerseits dazu, in der Anwendung 'Konten-Positionen-Zuordnung' (POSKTO) eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen, andererseits werden Daten je Controllingkennzeichen in UKV-Reports (Reporttyp C) in eigenen Spalten ausgewiesen. Wegen der Zuordnung der Kennzeichen zu Spalten des UKV-Reports und der begrenzten Anzahl von Reportergebnisspalten ist die Anzahl zulässiger Controllingkennzeichen im UKV-Report auf 23 begrenzt. Werden mehr als 23 Kennzeichen definiert, können diese im UKV-Report nicht mehr differenziert dargestellt werden. Dann gilt, ab Spalte 23 werden alle weiteren zusammengefasst.

Erfassen oder Ändern innerhalb einer Tabelle: Das Erfassen oder Ändern von Inhalten erfolgt je Tabelle über einen Assistenten (Wizard). Dieser öffnet sich zum Erfassen von Daten über das 'Stern'-Symbol in der rechten oberen Toolbar. Das Ändern erfolgt entweder über das 'Stift'-Symbol in der Toolbar im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder alternativ können Daten auch mit der Funktion 'Editieren in der Tabelle' im Kontextmenü (rechte Maustaste) geändert werden. Das 'Editieren in der Tabelle' gilt in der Tabelle 'Controllingplan' auch für die abhängigen Tabellen 'Controlling-Objekt', 'Aggregat' und 'Schema'.

Der Export der einzelnen Bereiche erfolgt über den Exportbutton in der Menüleiste. Welcher Bereich exportiert werden soll, wird über das Export-Dialog bestimmt. Auf der rechten Seite des Export-Dialogs muss dafür die Auswahl des gewünschten Bereiches markiert werden. Eine Selektionen wird in den Tabellen berücksichtigt. Sind nur in einer Tabelle Zeilen selektiert, werden auch nur diese exportiert. Tabellen ohne Selektion werden nur dann (komplett) exportiert, wenn überhaupt keine Selektion vorliegt. In der Hierarchie-Tabelle werden nur Selektionen der obersten Knotenzeilen berücksichtigt.

Abbildung: Zusammenhang der Anwendungen für das Controlling

3 Controllingdimension, Controllingplan und Controllingkennzeichen

3.1 Controllingdimension

In der Tabelle 'Controllingdimension' können bis zu 10 Controllingdimensionen (Schlüssel '1' bis '10') angelegt werden. Die Aktivierung einer Controllingdimension sorgt für entsprechende Eingabemöglichkeiten in den Stammdaten für Gesellschaften (GES), Datenarten (FAC) und Konten (KTO), sowie verschiedenen Berichtsdaten. Einer Controllingdimension können ein oder mehrere Controllingpläne zugeordnet werden. Häufig wird in der Praxis nur die erste Dimension mit der Bezeichnung "Kostenstelle" angelegt. Wenn keine weiteren Dimensionen definiert werden, enthalten die weiteren Anwendungen auch keine entsprechenden Eingabemöglichkeiten.

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite 'Controllingdimension':

  • Controllingdimension: Auswahl aus 'DropDown'-Box
  • Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Spaltenüberschrift: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Kurztext: Pflichtangabe mit max. 10 Zeichen

2.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

3.2 Controllingplan

Je Controllingdimension sind Controllingpläne mit zugeordneten Controllingobjekten zu definieren. In der Tabelle 'Controllingplan' werden sowohl die Controllingpläne für die Gesellschaftsebene und Konzernebene angelegt.

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite 'Controllingplan':

  • Controllingplan: Schlüsselfeld, max.6 Stellen
  • Gültigkeit ab/bis: Die Gültig Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der der Controllingplan gültig ist. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Controllingpläne mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden.
  • Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Kurztext: Optionaler Eintrag mit max. 10 Zeichen

2.Seite 'Eigenschaften':

  • Controllingplan Typ: Es stehen die Ausprägungen 'C'= nur Controllingplan oder 'M'= Controlling und Kontenplan zur Verfügung. Eine Änderung des Controllingplan-Typs von 'M' auf 'C' ist nur zugelassen, wenn der Schlüssel noch nicht als Kontenplan im Datenarten- (FAC) oder Gesellschaftsstamm (GES) eingetragen ist. Der Controllingplan-Typ 'M' (Schlüssel wird sowohl als Controllingplan als auch als Kontenplan verwendet) ist nur für Controllingpläne der ersten Controllingdimension zulässig. Die Controllingpläne der weiteren Controllingdimensionen müssen den Controllingplan-Typ 'C' erhalten.
  • Controllingplan Kennzeichen: Festlegung, ob der Controllingplan ein Gesellschaftscontrollingplan (G) oder ein Konzerncontrollingplan(K) ist
  • Anzahl Stellen CoObj.f.Datenübernahme: Über dieses Feld kann die Länge der in IDL Konsis zu führenden Controllingobjekte gesteuert werden. Es sind hier Einträge von 01 bis 14 zulässig. Mit dem Eintrag für die Länge sind folgende Funktionalitäten verbunden: Bei der Pflege von Controllingobjekten im Bereich 'Controllingobjekte' wird die Länge der Controllingobjekte laut dieser Eingabe überprüft. Bei maschineller Übernahme von Controllingobjekten wird die angediente Controllingobjektnummer auf die hier angegebene Länge gekürzt. Die Kürzung erfolgt ausgehend von einer rechtsbündigen Zählung, d.h. eine entsprechende Anzahl führender Nullen wird abgeschnitten.
  • Zugeord.Controllingplan-Nr: Über das Feld "Zugeordneter Controlling-Plan" wird der bei der Überleitung von einer Datenart auf Gesellschaftskontenplanebene auf eine Datenart auf Konzernkontenplanebene zu verwendende Controllingplan hinterlegt.
  • Controllingdimension: Jedem Controllingplan muss eine Controllingdimension zugeordnet werden.

3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

3.3 Controllingkennzeichen 1

In der Tabelle 'Controllingkennzeichen 1' können Controllingkennzeichen definiert werden. Diese dienen einerseits dazu, in der Anwendung 'Konten-Positionen-Zuordnung' (POSKTO) eine differenzierte Steuerung der Salden auf unterschiedliche Positionen umzusetzen. Andererseits werden Daten je Controllingkennzeichen 1 in UKV-Reports (Reporttyp C) in eigenen Spalten ausgewiesen.

Wegen der Zuordnung der Kennzeichen zu Spalten des UKV-Reports und der begrenzten Anzahl von Reportergebnisspalten ist die Anzahl empfohlender Controllingkennzeichen1 auf 23 begrenzt. Werden mehr als 23 Kennzeichen definiert, können diese im UKV-Report nicht mehr differenziert dargestellt werden.

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite: 'Controllingkennzeichen1'

  • Controllinkennzeichen1: Auswahl aus DropDown-Box
  • Gültig ab/bis: Die Gültig Ab-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der das Controllingkennzeichen1 gültig ist.(HINWEIS: Die Grenze von 23 zulässigen Kennzeichen gilt aber unabhängig von der Einschränkung der Gültigkeit)
  • Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
  • Kurztext: Optionaler Eintrag mit max. 10 Zeichen

2.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

4 Controllingobjekte, Aggregate und Schemata

Im unteren Bereich der Übersicht öffnen sich nach Doppelklick auf einen Controllingplan die anhängigen Tabellen hierzu. Diese bestehen aud den Controllingobjekten, den Aggregaten und den Schemata. Diese Tabellen stehen in unmittelbarer Verbindung zu dem jeweiligen Controllingplan. Änderungen in einzelnen Tabellen werden in Abhängigkeit der anderen Tabellen auf Plausibilität geprüft. Passen Änderungen in einer Tabelle nicht zu Defintionen in anderen Tabellen, wird dies unter den 'offenen Aufgaben' visualisiert (siehe Beschreibung in Kapitel 4.3.)

4.1 Controllingobjekte

Im folgenden werden die einzelnen Attribute des Wizards erläutert:

1.Seite: Controllingobjekt:

  • Controllingobjekt: Schlüsselfeld, max. 14 Stellen
  • Gültigkeit ab/bis: Die GültigAb-Periode ist ein Mussfeld, die Gültig Bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute definieren die Periode, ab der bzw. bis zu der das Controllingobjekt gültig ist. Über die benutzerspezifische Vorbelegung (VOR) kann gesteuert werden, dass Controllingobjkte mit beschränkter Gültigkeit (beliebige Angabe einer Gültig Bis-Periode) nicht mehr angezeigt werden.
  • Bezeichnung: Pflichtangabe und darf max. 70 Zeichen lang sein
  • Kurztext: Optionaler Eintrag, max. 10 Zeichen

2.Seite Eigenschaften:

  • Controllingkennzeichen 1: Auswahl eines in der Anwendung 'CK1' definierten Controllingkennzeichen.
  • Controllingkennzeichen 2: Eine weitere Unterteilung der Controllingobjekte besteht durch Zuordnung eines Objektes aus dem Controllingkennzeichen 2. Dazu wurden die Controllingobjektklassen C (Kostenstellen), T (Kostenträger), X (Profit Center), P (Produkte) und R (Regionen) eingerichtet. Diese Kennzeichnung ist zurzeit nur nachrichtlich und wird in keinem Report verwendet.
  • Zugeordnete Gesellschaft: Durch Eingabe einer Gesellschaft wird das Controllingobjekt dieser Gesellschaft zugeordnet.
  • Zugeordneter Geschäftsbereich: Durch Eingabe eines Geschäftsbereiches wird das Controllingobjekt diesem Geschäftsbereich zugeordnet. Dies wirkt insbesondere dann, wenn Daten von einer Datenart ohne Geschäftsbereiche auf eine Datenart mit Geschäftsbereichen übergeleitet werden sollen. Dann werden die Salden gemäß dieser Zuordnung auf die Geschäftsbereiche gesplittet.
  • Verdichtungs-Controllingobjekt: Durch die Eingabe eines Verdichtungs-Controllingobjektes können die Salden mehrerer Controllingobjekte des Controllingplanes auf ein Controllingobjekt verdichtet werden. Zur einfacheren Selektion dieser Daten kann auch das Verdichtungs-Controllingobjekt auf sich selbst referenzieren. Das Eintragen eines Verdichtungs-Controllingobjekts schließt die Zuordnung eines zugeordneten Konzern-Controllingobjektes aus.
  • Zugeord.Konz-ControllingObjekt: Dem Gesellschafts-Controllingobjekt kann hier direkt ein Konzern-Controllingobjekt zugeordnet werden. Hier stehen nur dann zuordenbare Konzern-Controllingobjekte zur Auswahl, wenn im Bereich 'Controllingplan' dem Gesellschafts-Controllingplan ein Konzern-Controllingplan zugeordnet wurde. Das Eintragen eines Konzern-Controllingobjektes schließt das EIntragen eines Verdichtungs-Controllingobjektes aus.
  • Default Konsolidierungsobjekt: Wird dieses Feld mit einem 'X' versehen, bedeutet das, dass dieses Controllingobjekt im Konsolidierungsbereich immer dann herangezogen wird, wenn ein Konto mit zugeordneten Dimensionen durch eine automatische Verarbeitung (z.B. ZU oder ZA) angesprochen wird. Der Vorteil liegt darin, dass dadurch die manuelle Pflege der Controllingobjekte in den Konsolidierungsbuchungen entfällt. Es sollte je Dimension ein Controllingobjekt mit diesem Kennzeichen versehen sein.

3.Seite 'Mehrsprachige Bezeichnung':

  • es können für die aktivierten Sprachen (gem. Lizenz) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.

4.2 Tabreiter Aggregate und Schema

Neben dem Tabreiter 'Controllingobjekte' gibt es den Tabreiter 'Aggregate'. Hier können, losgelöst von den Controllingobjekten, 'Verdichtungen' definiert werden. Diese dienen dazu eine Hierarchie innerhalb der Controllingobjekte zu definieren und so eine Verdichtung/Zusammenfassung von Controllingobjekten darzustellen. Das Anlegen der Aggregate erfolgt analog der oben beschrieben Vorgehensweise bei den Controllingobjekten. Ist das erste Aggregat angelegt, öffnet sich ein weiterer Tabreiter 'Schema'. Um einem Aggregat verschiedene Controllingobjekte zuzuordnen, muss in diesem Tabreiter zunächst ein Schema definiert werden (über das Stern-Symbol in der rechten oberen Toolbar). Diesem Schema können dann Aggregate und/oder Controllingobjekte zugeordnet werden. Wurden einem Aggregat bestimmte Controllingobjekte zugeordnet, so ist bei Zuordnung in einem anderen Schema eben diese Zuordnung automatisch hinterlegt.

Der Aufbau eines Schemas erfolgt per 'Drag & Drop', entweder von der rechten Tabelle in die linke oder innerhalb der linken Tabelle. Das 'Drop' erfolgt auf dem Knoten, dem die 'Drag'-Objekte untergeordnet werden sollen. Plausibilitätsprüfungen erfolgen 'on the fly' und verhindern die Definition inkonsistenter Angaben. So darf der oberste Knoten keinem anderen Knoten untergeordnet werden. Einem elementaren Objekt (Controllingobjekt) darf nichts untergeordnet werden. Verdichtungsobjekte (Aggregate) dürfen innerhalb eines Schemas nur einmal vorkommen.

4.3 'offene Aufgaben' und 'Hierarchie anzeigen'

Kommt es innerhalb der Controllingpläne, Controllingobjekte, Aggregate und Zuordnung von Controllingobjekten oder Aggregaten zu Änderungen, die nur in einem der 4 Teilbereiche erfolgen, diese Änderungen aber Auswirkung auf die anderen Teilbereiche haben, so öffnet sich am unteren Rand der Anwendung ein weiterer Bereich 'Offene Aufgaben'. Erst wenn die Aufgabe erfüllt ist, schließt sich dieser Bereich wieder.

Ein solcher Fall tritt zum Beispiel auf, wenn ein Controllingplan eine 'gültig bis'-Eingabe erhält und die 'gültig bis'-Periode der zugehörigen Controllingobjekte nicht dazu passt. Nicht automatisch erhalten die anhängigen Daten auch diese Einschränkung. Über die 'offenen Aufgaben' wird auf den Wiederspruch aufmerksam gemacht. Durch einen Doppelklick auf das 'Rädchen' vor jeder 'offenen Aufgabe' wird automatisch der Widerspruch aufgehoben und die 'Gültig bis' -Periode des Controllingplanes übernommen.

Auch kann es vorkommen, dass Controllingobjekte innerhalb eines Schemas mehrmals zugeordnet sind. Auch hier wird durch eine 'offenen Aufgabe' darauf aufmerksam gemacht. Durch Doppelklick auf die 'offenen Aufgabe' werden automatisch die doppelte Zuordnung im Bereich 'Schema' markiert und eine leichte Identifizierung der inkonsistenten Daten ist so möglich und kann abgeändert werden.

4.4 Löschen von Daten innerhalb der Anwendung

Löschen von Controllingplänen: Wenn ein Controllingplan mit dem PlanTyp 'M' gelöscht wird, dann werden alle zugeordneten Controllingobjekte gelöscht. Gleichzeitig wird der Plantyp auf 'K' (reiner Kontenplan) gesetzt, so dass die Eigenschaft als Kontenplan nicht beeinflusst wird.

Löschen von Controllingobjekten: Controllingobjekte können nur gelöscht werden, wenn sie keinem Schema zugeordnet sind und keine abhängigen Daten existieren. Im Falle einer vorhandenen Zuordnung innerhalb eines Schemas oder des vorhandenseins abhängiger Daten erscheint eine Hinweismeldung und das Löschen wird abgebrochen. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.

Löschen von Aggregaten: Ein Aggregat kann incl. aller zugeordneten Controllingobjekte aus dem Schema entfernt werden. Das besondere daran ist, dass die Zuordnung der Controllingobjekte zum Aggregat bestehen bleibt. Möchte man das Aggregat also nur innerhalb des Schemas 'umhängen', so löscht man die Zuordnung und ordnet per Drag&Drop das Aggregat neu zu. Das Löschen eines Aggregates im Bereich 'Aggregat' ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten vorhanden sind. Über die Funktion 'Hierarchieebene anzeigen' (Kontextmenü) lassen sich sämtliche Zuordnungen in den Schemata anzeigen.

Löschen von Schemata: Ein Löschen eines Schema ist nur möglich, wenn keine anhängigen Daten mehr vorhanden sind.

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