Regeldefinierte Belege und Buchungen (BUCHDEF)

Inhaltsverzeichnis

• 1 Einleitung / Begriffsklärung
• 2 Formulierung der Anforderung
• 3 Umsetzung in IDL Konsis
• 4 Belegregel
• 5 Buchungsregel
• 6 Identifizierung des zu buchenden Betrages
• 7 Verfügbare Buchungsschlüssel (bei Spiegelkonten)
• 8 Einzelabschluss-Monitor: Erzeugen der regelbasierten Belege und Buchungen
• 9 Einzelabschluss-Monitor: Die regelbasierten Belege und Buchungen
• 10 Herkunftskennzeichen
• 11 Periodenvortrag
• 12 Sonderfall: zu buchender Betrag ist 0,00
• 13 Erweiterungen im Release 23.3
• 14 Ausblick

1 Einleitung / Begriffsklärung

Die in IDL KONSIS auf einer Datenart vorhandenen Salden und Bewegungen können über Belege (BEL) und Buchungen (BUCH) nachweisbar auf der nächsten Datenart verändert werden.

Bislang existieren – im Gegensatz zu den Konsolidierungsbuchungen – ausschließlich manuell erstellte Belege und Buchungen. Die im folgenden beschriebene Anwendung macht es möglich, regelbasierte Belege und Buchungen erzeugen zu lassen.

2 Formulierung der Anforderung

Es gibt sowohl Belegregeln als auch Buchungsregeln. Für letztere existiert derzeit nur ein einziger Regeltyp, der umgangssprachlich als Abräumregel bezeichnet werden könnte.

Hintergrund hierfür ist, dass wir annehmen, dass in den Salden und Bewegungen eines Einzelabschlusses bereits gewisse Sachverhalte gebucht sind, die für Zwecke der HB II bzw. des Konzerns wieder storniert werden sollen. Der zu stornierende Sachverhalt kann beispielsweise als Spiegelbewegung (z.B. Zuführung zu einer Rückstellung) identifiziert werden. Dies wird im Regelassistenten mit Quelle beschrieben. Als Gegenposten für die zu stornierende Bewegung wird das als Ziel beschriebene Konto (z.B. sonstiger betrieblicher Aufwand) gebucht.

3 Umsetzung in IDL Konsis

In der Anwendung BUCHDEF können Belegregeln und Buchungsregeln definiert werden. Im Rahmen des Assistenten für Belegregeln werden alle Angaben abgefragt, die als Attribute am später erzeugten Beleg dienen.

4 Belegregel

Die erste Seite des Assistenten für die Belegregel sieht genauso aus, wie in vielen anderen Assistenten. Es ist eine eindeutige ID sowie eine Bezeichnung und ein „gültig ab“ einzutragen.

Abbildung 1: Assistent für Belegregel / Seite 1

Auf der zweiten Assistenten-Seite der Belegregel ist unter anderem die Belegnummer des zu erzeugenden Belegs anzugeben. Hier sollte noch eine Prüfung eingebaut werden, die verhindern soll, dass dieselbe Belegnummer zweimal generiert werden soll.

Abbildung 2: Assistent für Belegregel / Seite 2

Wichtiger Hinweis: Derzeit können Belege mit Buchungsart WU oder WX generiert werden. Nach einem Jahreswechsel behalten WU-Belege das WU-Kennzeichen, hingegen werden Belege, die ursprünglich mit WX eingebucht wurden, zu EU-Belegen. Da eine Belegregel immer nur Belege mit derselben Belegnummer generieren kann, würden im Falle der Verwendung von WX die neu generierten Buchungen in der zweiten Periode an den bereits existierenden EU-Beleg angefügt. Die Buchungen sind zwar in der zweiten Periode noch korrekt, jedoch findet der Vortrag von der zweiten in die dritte Periode gemäß EU-Logik anstatt gemäß WX-Logik statt. Das heißt, in der dritten Periode fehlt die Umkehr des Ergebniseffektes aus der zweiten Periode. Daher ist die Verwendung von WX für ergebniswirksame Buchungen nicht empfehlenswert. Bei reinen Bilanzbuchungen gibt es kein Problem, da der Vortrag einer reinen Bilanzbuchung bei WX identisch ist mit EU. Dasselbe trifft auf reine GuV-Buchungen zu: Auch hier ist die Vortragsbildung bei WX und bei EU identisch. Da GuV-Konten üblicherweise nicht spiegelgeführt sind, findet bei WX überhaupt kein Vortrag statt (genauso wie bei EU).

Abbildung 3: Assistent für Belegregel / Seite 3

Abbildung 4: Assistent für Belegregel / Seite 4

Abbildung 5: Assistent für Belegregel / Seite 5

5 Buchungsregel

Hinweis: Das Anlegen einer Buchungsregel ist optional. Existiert nur eine Belegregel, ohne Buchungsregeln, so legt diese Belegregel leere Belege an. Dieses Programmverhalten war durch die französischen Kollegen explizit so gewünscht.

Die auf diese Weise kreierten Belege sollen für den Kunden eine Arbeitserleichterung darstellen, da der Kunde sich den Arbeitsschritt ersparen kann, erst den Beleg anzulegen. Ggfs. nicht benötigte Belege können wieder gelöscht oder auf inaktiv gestellt werden, da sonst im Einzelabschluss-Monitor der Status der Belege und Buchungen gelb bleibt.

In der Buchungsregel werden Quelle und Ziel definiert. Als Quelle ist das Konto (ggfs. mit Buchungsschlüssel, Geschäftsbereich und Controlling-Informationen) anzugeben, auf dem der zu buchende Saldo bzw. die zu buchende Spiegelbewegung zu finden ist. Die Quelle gibt gleichzeitig das Konto an, welches durch die Buchung „abgeräumt“ wird.

Bei einem spiegel-geführten Konto können Sie niemals auf den Kontosaldo abstellen, sondern immer nur auf die Spiegelbewegungen. Im folgenden Beispiel haben wir eine Buchungsregel erfasst, welche die Zuführung (BSL 110) auf dem Rückstellungskonto 39260 stornieren soll. Als Ziel ist das GuV-Konto 67020 angegeben.

Wollten wir nun – abweichend zu dem folgenden Beispiel – den kompletten Kontosaldo des Kontos 39260 auf null stellen, so müßten wir weitere Buchungsregeln für die übrigen Buchungsschlüssel anlegen, die ebenfalls befüllt sein könnten. Der Vortrags-Buchungsschlüssel steht hier allerdings nicht zur Verfügung, da es wenig sinnvoll ist, den Vortrag per regelbasierter Buchung auszubuchen, da sich diese Regel mit bereits vorhandenen Vortrags-Buchungen in die Quere kommen würde.

Abbildung 6: Assistent für Buchungsregel / Seite 1

Abbildung 7: Assistent für Buchungsregel / Seite 2

Abbildung 8: Assistent für Buchungsregel / Seite 3

Abbildung 9: Assistent für Buchungsregel / Seite 4

6 Identifizierung des zu buchenden Betrages

Hinweis: Werden Spiegelbewegung auf teilweise verprobten IC-Konten mit und ohne IC-Gesellschaft geführt, ist es derzeit nicht möglich, auf Spiegelbewegungen ohne IC-Gesellschaft abzustellen. Dies ist für eine der nächsten Ausbaustufen der Buchungsregeln geplant, hierzu müßte man auf IC-Ges * (ohne) filtern.

Ebensowenig steht der Platzhalter % zur Verfügung. Auf teilweise verprobten IC-Konten können lediglich die Spiegelbewegungen bestimmter IC-Gesellschaften gebucht werden. Hierzu ist dann die Angabe der jeweiligen IC-Gesellschaft in der Buchungsregel erforderlich. Oder es können sämtliche Spiegelbewegungen auf einem bestimmten Buchungsschlüssel gebucht werden, unabhängig von der Angabe der IC-Gesellschaft.

7 Verfügbare Buchungsschlüssel (bei Spiegelkonten)

Vortrags-Buchungsschlüssel stehen hier grundsätzlich nicht zur Verfügung, da es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll ist, innerhalb eines Einzelabschlusses1 unmittelbar in den Vortrag eines Kontos zu buchen, da dann der Bilanzzusammenhang ja nicht mehr hergestellt werden könnte.

Da die regeldefinierten Belege und Buchungen immer vorgetragen werden, bedarf es zum Ausbuchen eines kompletten Kontosaldos nie einer Regel, welche den Vortrag eliminiert. Vielmehr reicht es aus, in jedem Abschluss die laufenden Veränderungen auszubuchen, da der Spiegelvortrag durch die bereits vorgetragenen Buchungen auf null gestellt wird.

Es stehen sämtliche Buchungsschlüssel ohne Reservierungskennzeichen zur Verfügung.

8 Einzelabschluss-Monitor: Erzeugen der regelbasierten Belege und Buchungen

Abbildung 10: Aufruf aus dem Einzelabschluss-Monitor

9 Einzelabschluss-Monitor: Die regelbasierten Belege und Buchungen

Hinweis: Ein Beleg, der durch eine Belegregel erzeugt werden soll, besteht möglicherweise bereits. Entweder, weil der Anwender diesen Beleg bereits manuell angelegt hat, oder weil der Beleg über den Periodenvortrag bereits erzeugt wurde. In beiden Fällen kann der Beleg nicht noch einmal angelegt werden und der bereits vorhandene Beleg bleibt bestehen.

In einem Beleg können sowohl manuelle Buchungen (inklusive Vortragsbuchungen) als auch regelbasierte Buchungen nebeneinander existieren.

Es wird beim Generieren der Belege geprüft, ob die Attribute des bereits vorhandenen Belegs mit den Angaben in der Belegregel übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, werden die zugehörigen Buchungsregeln nicht ausgeführt und folgende Meldung ausgegeben. An dem bereits vorhandenen Beleg wird nichts verändert.

Abbildung 11: Der zu generierende Beleg existiert bereits mit abweichenden Attributen

10 Herkunftskennzeichen

Die regelbasierten Buchungen sind als solche erkennbar, da in einer neuen Spalte innerhalb der Übersicht BUCH die Nummer der Belegregel gezeigt wird. Bei nicht-regelbasierten Buchungen (z. B. bei manuell erfassten Buchungen oder bei Vortragsbuchungen) bleibt diese Spalte leer.

Perspektivisch könnte dieses Kennzeichen unter Umständen auch dazu verwendet werden, Vortragsbuchungen als solche zu identifizieren und somit IDL-5463 zu lösen.

Abbildung 12: Übersicht der Buchungen

11 Periodenvortrag

Beim Thema Periodenvortrag sind unterjähriger Vortrag sowie Vortrag mit Jahreswechsel zu unterscheiden. Wenn die Quellperiode eine Jahresperiode (Kennzeichen = J) ist, sprechen wir von einem Vortrag mit Jahreswechsel, ansonsten von einem unterjährigen Vortrag.

Beim Periodenvortrag mit Jahreswechsel werden die regelbasierten Buchungen genauso vorgetragen wie manuell erfasste Buchungen. Sie tragen in der Zielperiode kein Herkunftskennzeichen, da sie ja nun nicht mehr aus Regeln, sondern bereits durch den Vortrag generiert wurden.

Beim unterjährigen Vortrag werden zwar sämtliche Spielbewegungen und manuell erfasste Buchungen eins zu eins von der Quellperiode in die Zielperiode kopiert. Die regelbasierten Buchungen bleiben hierbei jedoch außen vor, da in der Zielperiode sowieso das Generieren der regelbasierten Buchungen erneut gestartet werden muss, da sich ja auch die zu buchenden Beträge geändert haben könnten.

Beim (erneuten) Generieren der regelbasierten Belege und Buchungen werden ggfs. vorhandene, regelbasierte Buchungen wieder gelöscht.

12 Sonderfall: zu buchender Betrag ist 0,00

In dem Sonderfall, dass der zu buchende Betrag 0,00 ist, wird dennoch die jeweilige Buchungsregeln ausgeführt und es werden entsprechende Buchungen jeweils mit Betrag 0,00 erzeugt. Dies geschieht hauptsächlich aus Gründen der Vollständigkeit und Übersichtlichkeit, da man es als Anwender möglicherweise als irritierend empfinden würde, wenn beispielsweise in einer fortlaufenden Reihenfolge mehrerer Belegregeln eine oder mehrere Belegregeln scheinbar nicht ausgeführt wurden. Vermutlich würde der Anwender die Übersicht der Belegregeln aufrufen, die scheinbar nicht ausgeführte Regel öffnen und nachsehen, ob der zu buchende Betrag tatsächlich 0,00 ist. Diese potenziell zeitraubende Suchaktion soll dem Anwender erspart bleiben.

Abbildung 13: Übersicht der Buchungen in dem Sonderfall, dass der zu buchende Betrag 0,00 ist.

13 Erweiterungen im Release 23.3

Buchungen, die aus Regeln erzeugt wurden, können nun nicht mehr manuell bearbeitet oder gelöscht werden. Dies wurde deshalb eingeführt, weil durch die manuelle Bearbeitung das Herkunftskennzeichen verloren ging und die Buchungszeile fortan als manuell erstellte Buchung galt. Beim erneuten Ausführen der regelbasierten Belege und Buchungen wäre die Buchungszeile (unter Umständen als einseitige Buchung) stehen geblieben und der Status der Buchungen wäre <rot> gewesen. Eine gelöschte Buchung wäre beim erneuten Ausführen der regelbasierten Belege und Buchungen wieder neu erzeugt worden. Der Anwender hätte dies unter Umständen nicht verstanden oder zumindest nicht damit gerechnet und hätte dies als irritierend empfunden. Außerdem hätte dies einen Bruch zwischen den Regeln und den tatsächlich vorhandenen Buchungen bedeutet.

Anstatt der Buchungszeile ist die Buchungsregel entsprechend zu bearbeiten.

Ebenso wurden u. a. folgende Korrekturen durchgeführt:

• Belegnummern konnten mehrfach vergeben werden
• Bei Controllingobjekten konnten bislang auch Verdichtungsobjekte ausgewählt werden
• Die Auswahl von Controllingobjekten wird jetzt nur noch zugelassen, wenn in der zuvor gewählten Datenart das Controllingmodul auch eingeschaltet ist.
• Bei Geschäftsbereichen konnten bislang auch Aggregierungsobjekte ausgewählt werden
• Die GESUBR-Prüfung von Ziel-IC-Gesellschaft / GB erfolgt fälschlich gegen Ziel-GB, nicht Ziel-IC-GB
• Nach dem „Generieren“ wurde zwar ein Prüfmodul (Statuswerte aktualisieren) aufgerufen, dies prüft aber auch den Status jedweder Spiegelbewegung. Die Prüfung dauerte daher unnötig lange.
• Das neue Prüfmodul KCUK068 läuft deutlich schneller durch.
• Korrektur von SQL-Fehlern und Java-Exception

14 Ausblick

Die BUCHDEF-Daten sollen in KONDAT integriert werden, damit KONDAT wieder vollständig ist und eine Möglichkeit besteht, Beleg- und Buchungsregeln zwischen zwei Datenbanken auszutauschen.

Es ist angedacht, „*“ und „%“ als Platzhalter für IC-Gesellschaften einzuführen, um Beträge gegenüber Dritten („*“) bzw. gegenüber jedweder IC-Gesellschaft („%“) umbuchen zu können.

Möglicherweise wird BUCHDEF um eine weitere Buchungsregel erweitert, die an die Bezugswertregel aus IDL Forecast angelehnt ist. Ein genauer Zeitplan besteht hierfür noch nicht.