Basis-Stammdaten

Inhaltsverzeichnis

• 1 Allgemeines
• 2 Länderkennzeichen (LKZ)
• 2.1 Pflege des Länderkennzeichen im Assistenten
• 3 Währungskennzeichen (WKZ)
• 3.1 Pflege des Währungskennzeichen im Assistenten
• 4 Datenarten (FAC)
• 4.1 Allgemeines
• 4.2 Aufbau der Anwendung
• 4.3 Pflege der Datenarten im Assistenten (rechter Tabellenbereich)
• 4.4 Pflege der Datenarten-Sequenzen (linker Tabellenbereich)
• 4.5 Beispiel: Konzept Vergabe Datenarten laut IDL Konsis Demosystem
• 5 Datenart/Spiegelbereich (FACSBE)
• 6 Perioden (ABR)
• 6.1 Allgemeines
• 6.2 Aufbau der Anwendung
• 6.3 Pflege der Perioden im Assistenten
• 7 Periode/Spiegelbereich (ABRSBE)
• 8 Kombinationen der Einträge in Datenarten/Spiegelbereich (FACSBE) und Perioden/Spiegelbereich (ABRSBE)

1 Allgemeines

Diese Dokumentation und der zugehörige Menüzweig in IDL Konsis beschreiben einige zentrale Stammdaten, die bei jeder Installation eingerichtet werden müssen. Dies sind

• Länderkennzeichen (LKZ)
• Währungskennzeichen (WKZ)
• Datenarten (FAC)
• Datenarten/Spiegelbereiche (FACSBE)
• Perioden (ABR)
• Perioden/Spiegelbereiche (ABRSBE)

Diese Daten werden konzernweit vergeben und gehören damit zur Gruppe der so genannten "konzernweiten Daten", die im Falle des KONSIS-to-KONSIS Datenaustausches (KONDAT) mit ausgelesen und transferiert werden.

2 Länderkennzeichen (LKZ)

Jede Gesellschaft in IDL Konsis muss mit einem Länderkennzeichen versehen werden. Daher müssen Länderkennzeichen definiert werden, bevor eine Gesellschaft angelegt werden kann. Wir empfehlen den Stamm für die Länderkennzeichen gemäß den zweistelligen ISO-Codes aufzubauen.

Beispiel:

• DE = Deutschland
• FR = Frankreich
• US = Vereinigte Staaten von Amerika

Eine Musterliste ist mit jedem Release im Verzeichnis "Lieferbatch/WKZ-LKZ_ISO-Codes" mitgeliefert. Alternativ dazu kann die Schlüsselung aber auch gemäß Kfz-Kennzeichen oder unternehmensindividuellen Konventionen eingestellt werden. Die Anwendung "Länderkennzeichen" (LKZ) zeigt nach dem Aufruf alle definierten Länder in einer Tabelle an.

2.1 Pflege des Länderkennzeichen im Assistenten

Das Einfügen oder Ändern erfolgt über einen Assistenten, der aus zwei Seiten besteht.

Seite 1: Bezeichnungen

• Land: Eingabe eines maximal dreistellig alphanumerischen Länderkennzeichens.
• Gültigkeit ab/bis: Die Gültig ab-Periode ist ein Pflichtfeld, die Gültig bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute bestimmen die Periode, ab der bzw. bis zu der ein Länderkennzeichen gültig ist.
• Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
• Kurztext: max.10-stellige Länderkennzeichen-Bezeichnung

Seite 2: Mehrsprachige Bezeichnungen

• Hier können die Bezeichnung und der Kurztext des Landes in verschiedene Fremdsprachen hinterlegt werden.

3 Währungskennzeichen (WKZ)

Jede Gesellschaft in IDL.KONSIS.FORECAST muss mit einem Währungskennzeichen versehen werden. Daher müssen Währungskennzeichen definiert werden, bevor eine Gesellschaft angelegt werden kann. Weicht das Währungskennzeichen einer Gesellschaft von der Konzernwährung ab, so muss für diese eine Währungsumrechnung erfolgen.

Es wird empfohlen, das Währungskennzeichen konzernweit gemäß ISO-Code zu vergeben.

Beipsiel:

• EUR = Euro
• CHF = Schweizer Franken
• USD = US-Dollar
• TRY = Neue Türkische Lira

Eine Musterliste ist mit jedem Hauptrelease im Verzeichnis "Lieferbatch/WKZ-LKZ_ISO-Codes" mitgeliefert.Die Anwendung "Währungskennzeichen" (WKZ) zeigt nach dem Aufruf alle definierten Währungen in einer Tabelle an.

3.1 Pflege des Währungskennzeichen im Assistenten

Das Einfügen oder Ändern erfolgt über einen Assistenten, der aus drei Seiten besteht.

Seite 1: Bezeichnungen

• Währung: Eingabe eines maximal dreistellig alphanumerischen Währungskennzeichens.
• Gültigkeit ab/bis: Die Gültig ab-Periode ist ein Pflichtfeld, die Gültig bis-Periode ein optionales Attribut. Beide Attribute bestimmen die Periode, ab der bzw. bis zu der ein Währungskennzeichen gültig ist.
• Bezeichnung: Pflichtangabe mit max. 70 Zeichen
• Kurztext: max.10-stellige Währungskennzeichen-Bezeichnung

Seite 2 : Eigenschaften

• Umrechnungsfaktor: wird nur noch bei Kursen mit der veralteten Wechselkursart 'M' angewandt, um Probleme mit der Anzahl signifikanter Stellen zu vermeiden. Mögliche Eingaben sind 1, 10, 100 und 1000 (z.B. HUF mit Faktor 100 und Kurs 0,31527 zum Euro bedeutet 100 HUF = 0,31527 EUR (statt 1 HUF)). Bei der Neuanlage eines Währungskennzeichens wird der Umrechnungsfaktor standardmäßig auf 1 gesetzt.
• Anzahl Dezimalstellen: Tausender Währung verwenden üblicherweise 0, Standardwert ist 2. Andere Werte werden nicht unterstützt.

Seite 3: Mehrsprachige Bezeichnungen

• Hier können die Bezeichnung und der Kurztext des Landes in verschiedene Fremdsprachen hinterlegt werden.

4 Datenarten (FAC)

4.1 Allgemeines

Eine Datenart ist eine Untergliederungsmöglichkeit für Salden-, Bewegungs- und Parameterdaten innerhalb einer Abrechnungsperiode. Sie wird verwendet als Organisationskriterium für:

• die unterschiedlichen Buchungs-/Nachbuchungsstati bei der Überleitung der originären Finanzbuchhaltungssalden bis hin zur Konzernabschlussebene
• die Unterscheidung zwischen beispielsweise Ist-, Plan- und Erwartungsdaten
• die parallele Darstellung eines IAS- oder US-GAAP-Abschlusses zu einem HGB-Abschluss
• Simulationen

Die Datenarten werden konzernweit vergeben und gehören damit zur Gruppe der so genannten "konzernweiten Daten", die im Falle des IDL Konsis to IDL Konsis Datenaustausches (KONDAT) mit ausgelesen und transferiert werden.

4.2 Aufbau der Anwendung

Die Übersicht teilt sich in zwei Bereiche auf. Im linken Bereich können Datenarten-Sequenzen erfasst werden (siehe Kapitel 4.4) und im rechten Bereich werden die Datenarten und ihre jeweiligen Eigenschaften erfasst.

Erfassen / Ändern innerhalb einer Tabelle: das Erfassen oder Ändern von Inhalten erfolgt je Tabelle über einen Assistenten (Wizard). Dieser öffnet sich zum Erfassen von Daten über das 'Stern'-Symbol in der rechten oberen Toolbar. Das Ändern erfolgt entweder über das 'Stift'-Symbol in der Toolbar im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder alternativ können Daten auch mit der Funktion 'Editieren in der Tabelle' im Kontextmenü (rechte Maustaste) geändert werden.

Löschen: das Löschen kann entweder über das Icon 'Blatt mit Kreuz' im Kontextmenü (rechte Maustaste) erfolgen oder über die 'Entf'-Taste.

Export: Der Export der einzelnen Bereiche erfolgt über den Exportbutton in der Menüleiste. Welcher Bereich exportiert werden soll wird über den Export-Dialog bestimmt. Auf der rechten Seite des Export-Dialogs muss dafür die Auswahl des gewünschten Bereiches ausgewählt werden. Eine Selektion wird in den Tabellen berücksichtigt. Sind nur in einer Tabelle Zeilen selektiert, werden auch nur diese exportiert. Tabellen ohne Selektion werden nur dann (komplett) exportiert, wenn überhaupt keine Selektion vorliegt. In der Hierarchie-Tabelle werden nur Selektionen der obersten Knotenzeilen berücksichtigt.

4.3 Pflege der Datenarten im Assistenten (rechter Tabellenbereich)

Seite 1: Bezeichnung

• Datenart: Die Datenart ist ein zweistelliger alphanumerischer Schlüssel, der frei vergeben werden kann.
• Gültigkeit ab/bis: obligatorische Eingabe
• Bezeichnung: max. 70-stellige Beschreibung der Datenart
• Kurztext: max. 10-stellig

Seite 2: Allgemein

• Konzerndatenart: wird hier ein Haken gesetzt, so wird die Datenart als Konzerndatenart geführt. Bleibt das Feld 'leer' ist die Datenart eine Gesellschaftsdatenart.
• Plandatenart: egal ob es um Gesellschafts- oder Konzerndatenart handelt, kann durch Setzen eines Hakens in diesem Feld gesteuert werden, ob es sich zusätzlich noch um eine Gesellschafts- oder Konzern-Plandatenart handelt. Das wiederum hat Auswirkung auf die im Kontenstamm mit 'für Plandatenart' gekennzeichneten Konten.
• mit Kontenverdichtung: durch Setzten eines Hakens in diesem Feld wird festgelegt, dass Kontensalden und Buchungen beim Überleiten auf die nächst höhere Datenart zu einem Gesamtsaldo je Konto verdichtet werden. Ebenso werden Controllingsalden auf ein Verdichtungs-Controllingobjekt aggregiert.
• Konzernkontenplan: bei Konzerndatenarten ist der zu verwendende Konzernkontenplan hier einzutragen. Über diese Steuerung erkennt IDL.KONSIS.FORECAST, ob bei einem Wechsel von einer Gesellschaftsdatenart auf eine Konzerndatenart auch eine Überleitung der Gesellschaftssalden auf den angegebenen Konzernkontenplan erfolgen muss.
• Konto Ergebnisvortrag HB II: die Eingabe eines Kontos in diesem Feld ist bei einer Konzerndatenart eine Pflichteingabe. Für den Fall, dass der Konzernkontenplan kein ausgewiesenes Ergebnisvortragskonto (Kontoknz = X) enthält, wird für den Vortrag aller ergebniswirksamen Konsolidierungsbuchungen das hier eingetragene Konto herangezogen. Auf diese Weise können je Datenart auch unterschiedliche Ergebnisvortragskonten angegeben werden.
• Datenart Konzernstruktur: Das Feld "Datenart Konzernstruktur" verweist auf die Datenart, auf der die Konsolidierung stattfindet und damit auf die bei dieser Datenart geführte Konzernstruktur. Eine Angabe in diesem Feld unterstützt den Anwender bei der Erstellung von Einzelabschlüssen über den Einzelabschluss-Monitor: Auch wenn eine Datenart eingegeben wird, auf der die Konzernstruktur gar nicht gepflegt wird, wird die Konzernstruktur gemäß "Datenart Konzernstruktur" angezeigt. Die Konzernstruktur muss dazu bereits vorliegen. Die Angabe einer "Datenart Konzernstruktur" im Datenartenstamm überlagert die Angabe in der benutzerspezifischen Vorbelegung (VOR) bei der Selektion von Berichtsdaten für Gesellschaften eines Konzernkreises auf vorgelagerten Datenarten.
• Rechnungslegungsart: bei Auswahl einer Rechnungslegungsart lt. Combo-Box erfolgt eine Prüfung, dass auf der ausgewählten Datenart nur Daten für Konten mit Angabe derselben Rechnungslegungsart oder ohne Angabe einer Rechnungslegungsart geführt werden dürfen. Eine derartige Prüfung befindet sich auch in den Prüfmodulen für die Berichtsdaten.
• Kontogruppe für Abgleich Überleitung auf Datenart: Dieses Feld ermöglicht die Einschränkung der Statusanzeige für den Abgleich der Überleitung auf die nächste Datenart auf bestimmte Kontogruppen (B = nur Bilanz, G = nur GuV und S = einschl. statistischer Konten). Das Protokoll des Abgleichs wird dadurch aber nicht eingeschränkt.
• Ausschlussgruppe für Prüfregeln: Wird eine Ausschlussgruppe für Prüfregeln ausgewählt, so werden die unter der Ausschlussgruppe hinterlegten Prüfregeln auf dieser Datenart nicht ausgeführt. Nähere Informationen siehe Dokumentation Prüfregeln
• Geschäftsbereichsführung: sofern mit Geschäftsbereichen gearbeitet wird, wird über diese Auswahlbox gesteuert, wie die Kontensalden auf der jeweiligen Datenart geführt werden sollen.
• Währungen (LW/KW/PW): diese Auswahl bestimmt, ob und wie eine Währungsumrechnung erfolgen soll.
• Konzernwährung/Parallelwährung: Angabe der gültigen Währungen auf der Datenart.

Seite 3: Auswahl Salden + Aufrisse

• Kontensalden: im Bereich Kontensalden kann über das Setzen eines Hakens in den Kästchen gesteuert werden, ob für diese Datenart Kontensalden und/oder Herkunftsnachweise für Kontensalden geführt werden sollen. Nähere Informationen zu Herkunftssalden siehe Dokumentation Salden Einzelabschluss
• Intercompany: im Bereich Intercompany kann je Datenart festgelegt werden, wie differenziert IC-Salden geführt werden sollen. HINWEIS zu IC-Salden: sollen auf einer Datenart KEINE IC-Salden geführt werden, jedoch Salden auf IC-Hauptkonten, wird beim Hochschlüsseln auf eine Datenart 'mit IC-Unterkontensalden' automatisch ein IC-Saldo daraus generiert. Werden jedoch IC-Salden geführt, sollte dies auch für die IC-Hauptkonten gelten. In diesem Fall werden auch die Hauptkonten für die Schulden - und Aufwands-und Ertragskonsolidierung herangezogen, sofern sie im Kontenstamm das jeweilige Verarbeitungskennzeichen tragen. HINWEIS zu IC-Anlagenbewegung und IC-Vorräte: erst über das Setzen des Hakens in diesem Bereich in Verbindung mit der Aktivierung in den Perioden (Anwendung ‚ABR‘) wird im Einzelabschlussmonitor jeweils eine Spalte für das Führen von IC-Anlagenbewegungen und IC-Vorräten angezeigt.
• Controlling: wird mit der kostenpflichtigen Zusatzkomponente 'Controlling' gearbeitet, kann hier über die Felder bestimmt werden, in welchem Umfang auf der jeweiligen Datenart mit Controllingobjekten/-Salden gearbeitet werden soll. Beim 'Aufriss auch für IC-Salden' erfolgt eine strenge Verprobung der Angabe von Controllingobjekten für IC-Salden nur dann, wenn der Schalter auch in den Perioden (Anwendung ‚ABR‘) auf 'I' gesetzt ist. Diese Angabe bezieht sich auf die Pflege und Report-Ansicht (nicht auf die (SK-/AE-)Konsolidierung).
• Statistik: durch das Setzen eines Hakens kann bestimmt werden, ob auf der jeweiligen Datenart mit statistischen Daten gearbeitet werden soll.

Seite 4: Controlling

• sofern es sich um eine Konzerndatenart mit der Bearbeitung von Controlling-Aufrissen handelt und dies auf der Seite 3 'Auswahl Salden+Aufrisse' gekennzeichnet ist, muss hier je angelegter Controllingdimension (CTLDEF) der zugehörige Controllingplan angegeben werden.

Seite 5: Mehrsprachige Bezeichnungen

• Hinterlegung der Bezeichnung und des Kurztextes in mehreren Sprachen möglich (Lizenz für die Mehrsprachigkeit muss vorliegen)

4.4 Pflege der Datenarten-Sequenzen (linker Tabellenbereich)

Eine Sequenz ist eine Folge von Datenarten, die üblicherweise bei der Überleitung der Einzelabschlussdaten durchlaufen werden, z.B. 'I1' -> 'I2' -> 'I3' -> 'I4'. Eine solche Sequenz wird unter einem Schlüssel mit entsprechender Bezeichnung zusammengefasst. Die zugehörigen Daten werden in Form von Vorgänger-Nachfolger-Paaren gespeichert.

Sobald eine oder mehrere Sequenzen definiert sind, erfolgt bei der Überleitung von Einzelabschlussdaten eine Prüfung, ob der Übergang gemäß den definierten Datenarten-Sequenzen zulässig ist: Wenn die angegebene Zieldatenart in der Sequenztabelle als Nachfolger-Datenart vorkommt, dann muss die angegebene Quelldatenart eine der dazu angegebenen Vorgänger-Datenarten sein.

HINWEIS: Das Einpflegen einer Sequenz hat auch zur Folge, dass das Sperren eines Einzelabschlusses sich nicht mehr nur auf die Daten der aktuellen Datenart auswirkt, sondern auch auf die ggf. anhand einer Datenarten-Sequenz definierten Vorgänger-Datenarten der aktuellen Datenart. D.h., wird z.B. der Einzelabschluss auf der Datenart I4 gesperrt und ist eine Sequenz mit den Datenarten I1 -> I2 -> I3 -> I4 definiert, dann wird der Einzelabschluss auch auf den Datenarten I3, I2 und I1 gesperrt.

Einhängen von Datenarten: Die zu einer Sequenz zugehörigen Datenarten werden per Drag&Drop aus der rechten Tabelle in die linke Tabelle gezogen und auf einer Kante fallen gelassen. Beachten Sie, dass die Position, an der Sie die Datenart fallen lassen, über die Reihenfolge der Datenarten innerhalb der Sequenz entscheidet. Per Drag&Drop kann auch die Reihenfolge innerhalb einer Sequenz geändert werden.

Plausibilitätsprüfung: Eine Datenart darf innerhalb einer Sequenz nur einmal auftreten. Eine weitere Plausibilitätsprüfung bei der Zuordnung ist, dass eine Datenart auf Ebene der Gesellschaftskontenpläne kein Nachfolger einer Datenart auf Ebene des Konzernkontenplans sein darf. Alle Änderungen werden unmittelbar ohne gesondertes Speichern in der Datenbank festgehalten.

4.5 Beispiel: Konzept Vergabe Datenarten laut IDL Konsis Demosystem

• I1 = Originäre Gesellschaftskontensalden laut Übernahme aus der Finanzbuchhaltung

• I2 = Originäre Gesellschaftskontensalden verändert um etwaige Nachbuchungen, die auf der Ebene I1 eingestellt wurden

• I3 = Saldenstand nach Überleitung der Gesellschaftskontensalden auf den konzerneinheitlichen Kontenplan (= Handelsbilanz I)

• I4 = Handelsbilanz I-Salden zuzüglich der HBI/II-Anpassungsbuchungen, die auf der Ebene I3 eingebucht wurden (= Handelsbilanz II)

• P4 = Plansalden auf der Basis Handelsbilanz II

Über diese Technik wird der Datenfluss im Konsolidierungssystem zweifelsfrei beschrieben. Auf jeder der oben aufgeführten Ebenen können z.B. Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Überleitungsrechnungen erstellt werden. Somit kann jederzeit der Nachweis geführt werden, welche Salden in IDL Konsis eingespielt wurden und wie diese auf dem Weg zur Handelsbilanz II verändert wurden. Dies ist insbesondere für Dokumentations- und Prüfungszwecke von Bedeutung.

Aufgrund des Begriffes der Datenart müssen in IDL Konsis für bestimmte Auswertungszwecke nur Salden-, Bewegungs- oder Parameterdaten für die entsprechende Datenart geführt werden, ohne dass die dazugehörigen Stamm- und Strukturdaten redundant zu halten sind. Damit wird der Anwender in die Lage versetzt, rasch Simulationen im System durchzuführen.

5 Datenart/Spiegelbereich (FACSBE)

Je Datenart lassen sich beliebig viele Spiegelbereiche je Spiegel aktivieren. Die Kombinationen können sehr vielfältig sein. Um eine übersichtliche Darstellung zu gewährleisten, ist die Aktivierung von Spiegelbereichen je Datenart in eine eigene Anwendung verlegt worden. Diese Anwendung nennt sich "Datenarten/Spiegelbereich" (FACSBE).

In der Übersicht der Anwendung kann je nach Sortieroption die Zuordnungen als Matrix (Spaltenoption 'M') oder als Liste (Spaltenoption 'L') dargestellt werden.

Zur Aktivierung eines Spiegelbereiches je Spiegel und Datenart muss im jeweiligen Feld ein Wert aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden. Erst nachdem die Eingabe gespeichert wird (Diskettensymbol in Menüleiste) wir der Wert in die Datenbank übernommen. Das Löschen eines Eintrages ist nicht möglich. Dafür kann aber der gleichwertige Wert '-' eingegeben werden.

Folgende Ausprägungen zur Führung von Spiegelbereichen gibt es:

'-':

Auf dieser Datenart werden Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich nicht gepflegt und auch nicht verprobt (keine Statusanzeige in EA).

'A':

Aus der Summe der Spiegelbewegungen je Konto wird automatisch der Kontensaldo berechnet. Die Kontensalden für diese Konten können nur aus den Spiegelbewegungen erzeugt werden. Dieser Wert darf nicht gesetzt werden, wenn der Spiegelbereich als automatisch deklariert ist. Wird der Schalter auf 'A' gesetzt, darf außerdem in der Anwendung 'Perioden/Spiegelbereich' (ABRSBE) in keiner Periode der Schalter auf '0' gesetzt werden.

'M':

Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich werden manuell gepflegt. D.h. auch für einen als "automatisch" deklarierten Spiegelbereich entfällt die Automatik, die die Differenz zwischen Kontensaldo und Summe der Spiegelbewegungen als Änderung in der aktuellen Periode erzeugt.

'X':

Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich werden gemäß dessen Definition gepflegt.

Enthält ein Spiegel mehrere verprobte Spiegelbereiche wie z.B. der Anlagenspiegel, so müssen diese Spiegelbereiche immer mit demselben Wert versehen werden. Bei Änderung von einem der verprobten Spiegelbereiche erfolgt die automatische Anpassung der weiteren verprobten Spiegelbereiche.

6 Perioden (ABR)

6.1 Allgemeines

Im Rahmen der Konsolidierungsverarbeitung werden Abrechnungsperioden benötigt, die mit Hilfe dieser Anwendung vorgegeben werden müssen. Die Übersicht enthält den jeweils aktuellen Stand mit allen in IDL.KONSIS.FORECAST gespeicherten Abrechnungsperioden.

6.2 Aufbau der Anwendung

Erfassen / Ändern innerhalb einer Tabelle: das Erfassen oder Ändern von Inhalten erfolgt je Tabelle über einen Assistenten (Wizard). Dieser öffnet sich zum Erfassen von Daten über das 'Stern'-Symbol in der rechten oberen Toolbar. Das Ändern erfolgt entweder über das 'Stift'-Symbol in der Toolbar im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder alternativ können Daten auch mit der Funktion 'Editieren in der Tabelle' im Kontextmenü (rechte Maustaste) geändert werden.

Löschen: das Löschen kann entweder über das Icon 'Blatt mit Kreuz' im Kontextmenü (rechte Maustaste) erfolgen oder über die 'Entf'-Taste.

Export: Der Export der einzelnen Bereiche erfolgt über den Exportbutton in der Menüleiste. Welcher Bereich exportiert werden soll, wird über das Export-Dialog bestimmt. Auf der rechten Seite des Export-Dialogs muss dafür die Auswahl des gewünschten Bereiches markiert werden. Eine Selektionen wird in den Tabellen berücksichtigt. Sind nur in einer Tabelle Zeilen selektiert, werden auch nur diese exportiert. Tabellen ohne Selektion werden nur dann (komplett) exportiert, wenn überhaupt keine Selektion vorliegt. In der Hierarchie-Tabelle werden nur Selektionen der obersten Knotenzeilen berücksichtigt.

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ist es möglich folgende Aktionen auszuführen oder in Folgeanwendungen zu verzweigen:

• Mengen-Ändern: die Aktion Mengen-Ändern ist nur im Modus "Tabellenzellen editierbar" aktiv, d.h. sollen Änderungen in mehreren Perioden gleichzeitig durchgeführt werden, muss zuvor der Editier-Modus eingeschaltet sein.
• Tabellenzellen editierbar: ermöglicht eine Änderung der in blau angezeigten Daten ohne den Assistenten zu öffnen
• Kopieren in neues Jahr: hierüber ist es möglich die markierten Zeilen (Perioden) auf ein neues Jahr zu kopieren. So ist es z.B. möglich, alle 12 Monate eines neuen Geschäftsjahres in einem Vorgang anzulegen. Sämtliche Schalterstellungen werden dabei aus dem gleichen Monat des Quelljahres übernommen. Jahreszahlen in den Bezeichnungen werden automatisch in die angegebene Ziel-Jahreszahl umgesetzt. Bereits vorhandene Perioden werden nicht überschrieben.
• Periode/Spiegelbereich: verzweigt in die Folgeanwendung 'Periode/Spiegelbereich' (ABRSBE).
• Periode erstmalig wie Vorperiode autorisieren: gibt die ausgewählte Periode für Datenveränderungen frei, indem alle Benutzergruppen gemäß der Anwendung 'Benutzerdefinition' (BENDEF) die gleichen Rechte erhalten wie für die letzte davorliegende Periode.
• Sperren Periode: sperrt die ausgewählte Periode gegen weitere Datenveränderungen, indem allen Benutzergruppen, die mit der Periode in der Anwendung 'Benutzerdefinition' (BENDEF) eingetragen sind, die Aktionsrechte (mit Ausnahme von 'Anzeigen') entzogen werden. Wenn die Änderungsprotokollierung von Konsolidierungsbuchungen und damit das Vier-Augen-Prinzip für die Freigabe von Konsolidierungsbelegen aktiviert wurde, kann eine Periode nur noch dann gesperrt werden, wenn alle Konsolidierungsbelege dieser Periode freigegeben sind. Der Aufruf dieser beiden Aktionen ist jedoch nur sinnvoll, wenn für alle Benutzer in der Anwendung 'VORADMIN' mit der Berechtigung '2' (Datenrechte lt. BENABR) gearbeitet wird.
• Benutzergruppenberechtigungen: verzweigt in die Awendung 'Benutzergruppenberechtigungen' (BENDEF) und zeigt die für diese Periode berechtigten Benutzergruppen an.
• Ausschlussgruppen/Prüfregeln: verzweigt in die Folgeanwendung 'Prüfregelszuordnung' (PRFZUO).
• Texte (Bezeichnung, Spaltenüberschrift und Kurztext): Verzweigt in die Folgeanwendung 'Texte' (TXT), in der zusätzliche Texte hinteregt werden können.

6.3 Pflege der Perioden im Assistenten

Seite 1: Bezeichnung

• Abrechnungsperiode: Format = MM.JJJJ
• Bezeichnung: max. 70 Zeichen
• Kurztext: max. 10 Zeichen

Seite 2: Allgemein

• Periodentyp: Pflichtangabe. Die korrekte Vergabe der Kennzeichen für einen Monats- (M), Quartals- (Q) oder Jahresabschluss (J) ist die Voraussetzung für die Erstellung der Vorträge und die korrekte Berechnung der Abschreibungen.ACHTUNG: Innerhalb eines Jahres sollte nur eine 'J'-Periode vergeben werden, denn viele Konsolidierungsverarbeitungen ziehen die nämlich letztvorliegende J-Periode zur Ermittlung der Buchungen heran.
• Vorperiode: Die Eingabe einer Vorperiode dient lediglich zur Vorbelegung von Eingabefeldern für Vorperioden in verschiedenen Dialoganwendungen (z.B. PERGES, KTKGES). Es hängt von der Arbeitsweise des Anwenders ab, ob hier zweckmäßigerweise der Vormonat oder der letzte Jahresabschluss eingetragen wird. Bleibt dieses Feld leer, wird in den Dialoganwendungen die Vorperiode aus der Vorbelegung (VOR) herangezogen.
• Ausschlussgruppe für Prüfregeln: Wird eine Ausschlussgruppe für Prüfregeln ausgewählt, so werden die unter der Ausschlussgruppe hinterlegten Prüfregeln in dieser Periode nicht ausgeführt. Nähere Informationen siehe DOKU Prüfregeln

Seite 3: Auswahl Salden und Aufrisse

• mit IC-Kontensalden: legt fest, ob in dieser Periode IC-Kontensalden (ICKTOSAL) gepflegt und mit den Kontensalden verprobt werden sollen.
• mit IC-Anlagenbewegungen: legt fest, ob in dieser Periode IC-Anlagenbewegungen (ICANLBEW) gepflegt werden sollen.
• mit IC--Vorrat: legt fest, ob in dieser Periode IC-Bestände im Vorratsvermögen (ICVOR) gepflegt und mit den Kontensalden verprobt werden sollen.
• mit Controllingsalden: legt fest, ob in dieser Periode Controllingsalden gepflegt und mit den Kontensalden verprobt werden sollen.
• Contr.-Aufriss auch für IC-Salden: legt fest, ob in dieser Periode die Controllingsalden mit den IC-Kontensalden verprobt werden sollen.

Seite 4: Mehrsprachige Bezeichnungen

• Hier können die Bezeichnung und der Kurztext in verschiedene Fremdsprachen übersetzt werden.

7 Periode/Spiegelbereich (ABRSBE)

Je Periode lassen sich beliebig viele Spiegelbereiche je Spiegel aktivieren. Die Kombinationen können sehr vielfältig sein. Um eine übersichtliche Darstellung zu gewährleisten, ist die Aktivierung von Spiegelbereichen je Periode in eine eigene Anwendung verlegt worden. Diese Anwendung nennt sich "Perioden/Spiegelbereich" (ABRSBE).

In der Übersicht der Anwendung kann je nach Sortieroption die Zuordnungen als Matrix (Spaltenoption 'M') oder als Liste (Spaltenoption 'L') dargestellt werden. Die Menge der Perioden kann im Selektionsbereich auf einzelne Perioden (zuzüglich einer nicht änderbaren Vergleichsperiode) oder auf ein Periodenintervall eingeschränkt werden.

Zur Aktivierung eines Spiegelbereiches je Spiegel und Periode muss im jeweiligen Feld ein Wert aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden. Erst nachdem die Eingabe gespeichert wird (Diskettensymbol in Menüleiste) wir der Wert in die Datenbank übernommen. Das Löschen eines Eintrages ist nicht möglich. Dafür kann aber der gleichwertige Wert '-' eingegeben werden.

Folgende Ausprägungen zur Führung von Spiegelbereichen gibt es:

'-':

Auf dieser Datenart werden Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich nicht gepflegt und auch nicht verprobt (keine Statusanzeige in EA).

'0':

In dieser Periode werden Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich nur für einen Teil der Gesellschaften bzw. Konten gepflegt. Damit wird dem in der Praxis häufiger vorkommenden Fall Rechnung getragen, dass Anlagebewegungen nur für Beteiligungskonten geführt werden sollen. Sofern Spiegelbewegungen vorhanden sind, wird deren Konsistenz mit den Kontensalden geprüft. Gibt es keine Spiegelbewegungen, erfolgt keine Verprobung. Der Schalter darf nur auf '0' gesetzt werden, wenn der analoge FACSBE-Schalter in keiner Datenart auf 'A' steht.

'F':

In dieser Periode werden Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich nur für Fremdwährungsgesellschaften (Landeswährung ungleich Konzernwährung) gepflegt (wie 'X'). Für Gesellschaften mit Landeswährung gleich Konzernwährung erfolgt keine Verprobung (wie '-'). Damit wird dem in der Praxis häufiger vorkommenden Fall Rechnung getragen, dass das Eigenkapital historisch umgerechnet werden soll.

'M':

Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich werden manuell gepflegt. D.h. auch für einen als "automatisch" deklarierten Spiegelbereich entfällt die Automatik, die die Differenz zwischen Kontensaldo und Summe der Spiegelbewegungen als Änderung in der aktuellen Periode erzeugt.

'X':

Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich werden gemäß dessen Definition gepflegt.

Enthält ein Spiegel mehrere verprobte Spiegelbereiche wie z.B. der Anlagenspiegel, so müssen diese Spiegelbereiche immer mit demselben Wert versehen werden.

Vorhandene Bewegungsdaten werden unabhängig von diesem Schalter in jede Periode automatisch vorgetragen.

8 Kombinationen der Einträge in Datenarten/Spiegelbereich (FACSBE) und Perioden/Spiegelbereich (ABRSBE)

Die Einträge in der Anwendung Datenarten/Spiegelbereich und Perioden/Spiegelbereich können voneinander abweichen. Die folgende Tabelle gibt Auskunft darüber, wie die verschiedenen Kombinationen wirken.

Erläuterungen:

"ja":

Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich werden gemäß dessen Definition gepflegt.

"nein":

Es werden keine Spiegelbewegungen für diesen Spiegelbereich gepflegt und auch nicht verprobt (keine Statusanzeige in EA).

"generierte Salden":

Aus der Summe der Spiegelbewegungen je Konto wird automatisch der Kontensaldo berechnet.

"ohne Automatik":

Für einen als "automatisch" deklarierten Spiegelbereich entfällt die Automatik, die die Differenz zwischen Kontensaldo und Summe der Spiegelbewegungen als Änderung in der aktuellen Periode erzeugt.

"nicht erlaubt":

Diese Kombination ist nicht zulässig und führt zu Fehlermeldungen.