Reportdefinition

Inhaltsverzeichnis

• 1 Vorwort und Überblick der Zusammenhänge
• 2 Anwendung 'Report-Definition' (REPDEF)
• 2.1 Report-Ident Übersicht (RID)
• 3 Anwendung 'Reportzeilenbeschreibung' (REPZEI), alternativ zur REPDEF
• 3.1 Allgemein
• 3.2 Vorzeichenbildung
• 4 Anwendung 'Reportspaltendefinition' (SPADEF)
• 5 Anwendung 'Report-Spaltenbezeichnung' (SPA), alternativ zur SPADEF
• 5.1 Report-Spaltenbezeichnung Übersicht (SPA)
• 5.2 Report-Spaltenbezeichnung Einzelsatz (SPAE)
• 6 Anwendung Formeleditor (FED)
• 7 Erläuterungen zu den künstlichen 'Positionsplänen' #KON# und #REP#
• 7.1 Erläuterung zum künstlichem 'Positionsplan' #KON#
• 7.2 Erläuterung zum künstlichen 'Positionsplan' #REP#
• 8 Anwendung 'Objekt-Sortiervorgaben' (OSV)
• 8.1 Objekt-Sortiervorgaben Übersichtstabelle
• 8.2 Objekt-Sortiervorgabe - Assistent
• 8.3 Objekt-Sortiervorgabe - Anzeige der Spaltenzuordnungen
• 8.4 Objekt-Sortiervorgabe - Änderung der Spaltenzuordnungen
• 9 Spaltenbelegungen der Report-Typen
• 9.1 Spaltenbelegung im Bilanz-/GuV-Report (ReportTyp=E)
• 9.2 Spaltenbelegung im Mehrperioden-Bilanz-/GuV-Report (ReportTyp=P)
• 9.3 Spaltenbelegung im Mehrperioden-Bilanz-/GuV-Report mit Soll/Ist-Vergleich (ReportTyp=S)
• 9.4 Spaltenbelegung im Spiegel-Report (ReportTyp=D)
• 9.5 Spaltenbelegung im Kapitalfluss-Report (ReportTyp=F)
• 9.6 Spaltenbelegung im Mehrperioden-Kapitalfluss-Report (ReportTyp=Q)
• 9.7 Spaltenbelegung im Konsolidierungsreport (ReportTyp=V)
• 9.8 Spaltenbelegung im Controlling-Report (ReportTyp=C)
• 9.9 Spaltenbelegung im Bilanz-/GuV-Report mit Welt-/Teilkonzern-Aufteilung (ReportTyp=T)

1 Vorwort und Überblick der Zusammenhänge

Um einen Report in IDL Konsis erzeugen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen im Vorfelde erfüllt sein. Die in dieser Dokumentation nachfolgend beschriebenen Anwendungen begründen das Gerüst eines Reports, das vor der Reporterstellung zwingend definiert werden muss. Es besteht aus der Verarbeitung des Datenbestandes zu individuell definierten Zeilen (Anwendungen 'REPDEF') für den Report und der Verarbeitung des Datenbestandes in individuell definierte Spalten (Anwendung 'SPADEF').

Auswahl der Reporttypen und Reportoptionen im Überblick

Abbildung: Reporttypen und Reportoptionen

2 Anwendung 'Report-Definition' (REPDEF)

2.1 Report-Ident Übersicht (RID)

In der Anwendung 'REPDEF' Report-Definition wird zunächst der Name des Reports angelegt, der maximal 6-stellig sein kann. Report-ID neu anlegen

3 Anwendung 'Reportzeilenbeschreibung' (REPZEI), alternativ zur REPDEF

3.1 Allgemein

In der Anwendung 'REPZEI' (Reportzeilenbeschreibung) wird definiert, in welcher Reihenfolge welche Positionen angezeigt und was mit den eventuell vorhandenen Werten einer Position gemacht werden soll. Positionen in der Zeile können so definiert werden, dass sie nicht angezeigt und gedruckt werden, da es manchmal notwendig ist, nur mit den Werten dieser Position etwas vornehmen zu wollen. Ebenfalls kann angegeben werden, was vor und/oder nach dem Druck gemacht werden soll, z. B. Zeilenvorschübe oder Unterstreichungen. Die Report-ID wird beim Aufruf der Anwendung "Report-Zeilenbeschreibungen" (REPZEI) aus der Vorbelegung (VOR/VORADMIN) eingestellt, sofern dort eine angegeben ist.

Die Anzeige kann in zwei Ansichtsvarianten angezeigt werden.

• L = Listenform
• B = Baumdarstellung

Die Felder im Selektionsbereich dienen zur Einschränkung der Datenmenge.

Besonderheit: Schrittweite Neunummerierung Jederzeit kann eine Report-Zeilenbeschreibung neu nummeriert werden. Bei Anzeige einer Reportzeilenbeschreibung steht im Feld "Neunummer" (Schrittweite für Neunummerierung) kein Wert. In dieses Feld muss eine Zahl eingegeben werden, mit der die 1. Zeile beginnen soll. Dieser Wert wird ebenfalls für die Zeilensprünge genommen. Zum Auslösen muss unter dem Menüpunkt 'Aktion' die globale Verarbeitung "Zeilen-Neunummerierung in Übersicht" ausgelöst werden. ACHTUNG: Im Gegensatz zur Reportzeilenbeschreibung speichert die Anwendung REPDEF die Zeilen immer lückenlos.

3.2 Vorzeichenbildung

Im Reportergebnis werden die Werte mit Vorzeichen, nicht mit Soll oder Haben, angezeigt. So werden im Normalfall alle Werte positiv gezeigt, da die Bezeichnung der Position schon aussagt, um was es sich handelt. Ein Soll-Wert im Passivbereich sowie ein Haben-Wert im Aktivbereich werden somit negativ angezeigt, ebenfalls ein Soll-Wert im Ertragsbereich sowie ein Haben-Wert im Aufwandsbereich. Dies wird über die Bilanz- und GuV- Kennzeichen gesteuert, die bei der Position definiert sind. Bei der Zuordnung der Konten zu den Positionen ist es nicht möglich, ein GuV- Konto einer Bilanzposition oder ein Bilanzkonto (Ausnahme das interne E-Konto "Jahresüberschuss") einer GuV- Position zuzuordnen. Grundsätzlich wird für ein Reportergebnis nur das Bilanz- und GuV- Kennzeichen der Position berücksichtigt. Das gilt auch für Summenpositionen. Das Bilanz- und GuV- Kennzeichen der Konten ist hier vollkommen uninteressant. GuV-Konten müssen nicht unbedingt nach Aufwand und Ertrag unterschieden werden. Die Bildung des Vorzeichens richtet sich immer nach dem Bilanz- und GuV Kennzeichen der Position.

Welches Bilanz- und GuV- Kennzeichen muss in einer Postenzeile stehen?

Es sollte das Bilanz- und GuV- Kennzeichen dort stehen, das identisch ist mit dem Bilanz- und GuV- Kennzeichen der Konten, die dieser Position im Normalfall zugeordnet sind.

Welches Bilanz- und GuV- Kennzeichen muss in einer Summenzeile stehen?

In einem Report können Summen gebildet werden. Diese Summenpositionen müssen als Position in einem Positionsplan definiert sein. Da das Bilanz- und GuV- Kennzeichen dort eingetragen werden muss, sind Summenzeilen innerhalb der Aktivseite mit "1" oder "6" (Aktiva) und innerhalb der Passivseite mit "2" oder "7" (Passiva) zu versehen. Die Summenzeilen innerhalb der GuV können, wenn nach Ertrag und Aufwand unterschieden wird, unterschiedlich sein. Eine Summenzeilen-Position, die Aufwendungen ausweist, muss das Bilanz- und GuV- Kennzeichen "4" oder "9" (Aufwand) haben, eine, die Erträge ausweist, muss das Bilanz- und GuV- Kennzeichen "3" oder "8" (Ertrag) haben. Die Summenzeilen-Positionen "Rohergebnis", "Betriebsergebnis", "Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit", "Außerordentliches Ergebnis" oder "Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag" sollten alle das Bilanz- und GuV- Kennzeichen "3" (Ertrag) haben.

Wie kann das Vorzeichen der angezeigten Position korrigiert werden?

Wenn das Vorzeichen des angezeigten Wertes nicht korrekt ist, so kann im einfachsten Fall das Bilanz- und GuV- Kennzeichen der Position in der Anwendung "POS" z. B. von "3" auf "4" oder von "4" auf "3" geändert werden. Wenn sich diese Lösung nicht anbietet, da dadurch andere bestehende Reports, die diese Position ebenfalls nutzen, beeinflusst werden können, so muss die Report-Zeilenbeschreibung ggf. korrigiert werden.

4 Anwendung 'Reportspaltendefinition' (SPADEF)

Eine entsprechende Beschreibung der Anwendung finden in der Dokumetation DOKU SPADEF.

5 Anwendung 'Report-Spaltenbezeichnung' (SPA), alternativ zur SPADEF

5.1 Report-Spaltenbezeichnung Übersicht (SPA)

In der Anwendung 'SPA' Report-Spaltenbezeichnungen werden die Spalten einer Spalten-Option verwaltet, so zu sagen das Layout angelegt. In der Anwendung kann nach bestimmten Kriterien selektiert werden. Ebenso sind Verzweigungen in andere Anwendungen möglich.

Da in dieser Anwendung, im Gegensatz zur SPADEF, nicht mit Drag & Drop gearbeitet werden kann, gibt es hier einen Menüpunkt auf der rechten Maustaste, der ein Einfügen einer zusätzlichen Spalte, die nicht am Ende gezeigt werden soll, möglich macht:

Neue Spalte vor Markierung einfügen Diese Aktion ermöglicht das nachträgliche Einfügen von Spalten in ein bereits bestehendes Report-Spaltenschema. Durch Markieren der Zeile VOR welcher eine weitere Zeile eingefügt werden soll und dem Auslösen der Aktion, öffnet sich der SPA-Einzelsatz (SPAE). Nach Eingabe der neuen Bezeichnung und der Abspeicherung (hier "Ändern"-Button) der Daten wird automatisch die Zeilennummerierung der darunter liegenden Zeilen angepasst.

Lücken schließen Wurde eine Zeile gelöscht muss zur Weiterverarbeitung dieser Spaltenoption eine fortlaufende Nummerierung vorliegen. Das Schließen von Lücken ist eine globale Aktion, d.h. es werden immer alle Lücken auf einmal geschlossen.

Hinweis Benutzerberechtigungen: Spalten von internen Spaltenoptionen (mit # beginnend) sind nur seitens IDL änderbar.

5.2 Report-Spaltenbezeichnung Einzelsatz (SPAE)

Im Einzelsatz der Report-Spaltenbezeichnungen müssen einzelne Parameter hinterlegt werden, die für die spätere Nutzung von Bedeutung sind. Spaltenoptionen ohne Typzuordnung (d.h. ohne Darstellung von Aufrissstufen wie Gesellschaft, Geschäftsbereich, Teilkonzern in Spalten) können mit bis zu 50 Spalten definiert werden. Eine Erläuterung der Felder finden Sie in der DOKU SPADEF

6 Anwendung Formeleditor (FED)

Formeleditor Übersicht (FED)

In der Anwendung FED bzw. in der Einzelsatzanwendung FEDE werden Formeln zur Berechnung von Werten für Kennzahlenreports hinterlegt. Alle anderen Formeln, die zur Berechnung der Spaltenwerte für die Report-Anzeige benötigt werden, müssen in der Anwendung SPADEF bearbeitet werden.

Durch Eingaben im Selektionsbereich lässt sich die Datenmenge einschränken. Folgende Anwendungen und Aktionen sind via Aktionsauswahl bzw. rechte Maustaste zu erreichen bzw. aufzurufen:

Report-Spaltenbezeichnung verzweigt in die Anwendung SPA.

Positionen Operand verzweigt in die Positionenübersicht 'POS' für die als Operand angegebene "Position" der markierten Zeilen. Diese Verzweigung ist bei Kennzahlen-Reports nützlich, da diese Reports meistens auf individuelle Positionspläne referenzieren. Da keine Berechtigung für die Positionspläne #REP# und #KON# besteht, werden bei einer Verzweigung keine Daten angezeigt.

Zeilen-Neunummerierung in Übersicht dient der Vergabe neuer laufender Nummern für die Formelzeilen einer Formel, um Lücken in der Nummerierung zum Einfügen neuer Zeilen zu schaffen oder nach dem Einfügen die Nummerierung wieder fortlaufend zu gestalten. Die Formel muss dazu eindeutig vorgegeben sein (ohne '%' oder '_'). Zusätzlich ist im Eingabefeld 'Schrittweite für Neunummerierung' der gewünschte numerische Abstand der Zeilennummern anzugeben.

7 Erläuterungen zu den künstlichen 'Positionsplänen' #KON# und #REP#

7.1 Erläuterung zum künstlichem 'Positionsplan' #KON#

Der "Positionsplan" #KON# ist von IDL definiert und wird über die Metadaten an die Kunden ausgeliefert. Er darf daher kundenseitig nicht verändert werden.

#KON# ist ein künstlicher Begriff zur Referenzierung von konstanten Werten im Formeleditor (Anwendung FED) für Kennzahlen. Er hat daher den Datentyp eines Positionsplans. Die zugehörigen Schlüssel für die einzelnen Tabellenspalten haben den Datentyp einer Position.

Folgende Positionsschlüssel sind definiert:

Abbildung: Auswahlmöglichkeit in #KON#

Weitere benötigte Werte können durch IDL ergänzt werden.

7.2 Erläuterung zum künstlichen 'Positionsplan' #REP#

Der "Positionsplan" #REP# ist von IDL definiert und wird über die Metadaten an die Kunden ausgeliefert. Er darf daher kundenseitig nicht verändert werden.

#REP# ist ein künstlicher Begriff zur Referenzierung der Spalten der Datenbanktabelle für die Reportergebnisse im Formeleditor. Er hat daher den Datentyp eines Positionsplans. Die zugehörigen Schlüssel für die einzelnen Tabellenspalten haben den Datentyp einer Position.

Die Positionsschlüssel der Tabellenspalten bestehen aus den Spaltennummern "01" bis "25". Wie diese Spalten in Abhängigkeit vom Reporttyp belegt sind, ergibt sich aus den folgenden Tabellen. Daneben gibt es die beiden Sonder-"Positionen" "AKTBUCH" und "AKTSALD", die nur beim Periodenreport eine Bedeutung haben.

8 Anwendung 'Objekt-Sortiervorgaben' (OSV)

Die Anwendung 'Objekt-Sortiervorgaben' (OSV) ermöglicht, die Reihenfolge der Objekte (Geschäftsbereiche, Gesellschaften, Konzerne/Teilkonzerne oder Controllingobjekte) bei der Reportdarstellung mit Objekten in Spalten vorzugeben. Da verschiedene Sortiervorgaben angelegt werden können, ist für jede ein allgemeiner Schlüssel zu vergeben, der dann im Reportkopfsatz oder bei der entsprechenden Reportanzeige anzugeben ist.

Die Festlegung der Reihenfolge der Objekte (Spaltenzuordnung) erfolgt in den abhängigen Tabellen. Umfasst ein Report mehr Objekte als in den Spaltenzuordnungen angegeben, werden die Werte der restlichen Objekte in einer Restsummenspalte vor der Spalte mit der Gesamtsumme ausgegeben.

8.1 Objekt-Sortiervorgaben Übersichtstabelle

Nach Aufruf der Anwendung wird ohne weitere Selektion eine Tabelle aller definierten Objekt-Sortiervorgaben angezeigt. Folgende Aktionen sind möglich:

Objekt-Sortiervorgabe anlegen /Objekt-Sortiervorgabe bearbeiten /Objekt-Sortiervorlage kopieren Neuanlage (Sternsymbol), Bearbeiten bzw. Kopieren (Symbole rechte Maustaste) einer Objekt-Sortiervorgabe mit Hilfe eines Assistenten

Objekt-Sortiervorgabe löschen Löschen aller zuvor ausgewählten Objekt-Sortiervorgaben. Beim Löschen einer Objekt-Sortiervorgabe werden alle zugehörigen Spaltenzuordnungen mitgelöscht.

Objekt-Sortiervorgabe anzeigen Öffnen der abhängigen Tabellen zur Anzeige und Änderung der Spaltenzuordnungen.

Hilfetext anzeigen /Hilfetext bearbeiten /Hilfetext löschen Zur Erläuterung der Funktion einer Objekt-Sortiervorgabe kann diese mit einem Kommentar (Hilfetext) versehen werden.

Texte (Bezeichnung, Spaltenüberschrift, Kurztext) Zur Anzeige der Bezeichnungen aller Objekt-Sortiervorgaben in unterschiedlichen Sprachen kann in die Übersicht TXT verzweigt werden, wobei der Objekttyp "OSV" als Parameter mitgegeben wird.

Die Sprache der angezeigten Bezeichnungen kann in einer Drop-Down-Box in der Werkzeugleiste der Tabelle eingestellt werden. Die Drop-Down-Box bietet alle als aktiv gekennzeichneten Sprachen zur Auswahl an. Sind für diese Sprache keine Bezeichnungen gepflegt, wird die Bezeichnung in einer anderen Sprache angezeigt.

8.2 Objekt-Sortiervorgabe - Assistent

Das Anlegen und Ändern einer Objekt-Sortiervorgabe erfolgt über einen Assistenten, der aus zwei Seiten besteht.

Alternativ können Bezeichnungen auch direkt in der Tabelle geändert werden, wenn zuvor aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste) die Aktion 'Tabellenzeilen editierbar' ausgewählt wurde. Änderbare Zellen werden mit blauer Schrift dargestellt.

Folgende Eingabefelder stehen auf der ersten Seite des Assistenten zur Verfügung:

Objekt-Sortiervorgabe legt den maximal sechsstelligen Schlüssel fest, mit dem diese Vorgabe bei der Reportanzeige ausgewählt werden kann.

Bezeichnung Die Objekt-Sortiervorgabe ist mit einer Bezeichnung zu versehen.

Kurztext Eingabe eines optionalen Kurztextes

Die zweite Seite des Assistenten ermöglicht die Pflege der Bezeichnung und des Kurztextes in verschiedenen Sprachen. Für alle als aktiv gekennzeichneten Sprachen werden Eingabefelder angeboten.

8.3 Objekt-Sortiervorgabe - Anzeige der Spaltenzuordnungen

Eine Objekt-Sortiervorgabe kann Spaltenzuordnungen für einen oder mehrere Objekttypen festlegen. Spaltenzuordnungen sind für folgende vier Objekttypen möglich:

• Geschäftsbereiche
• Gesellschaften
• Konzerne/ Teilkonzerne
• Controllingobjekte

Nach dem Öffnen einer Objekt-Sortiervorgabe werden vier Tabellen für jeweils einen Objekttyp als Registerkarten angezeigt. Hinter der Bezeichnung des Objekttyps wird in Klammern jeweils die Anzahl der zugeordneten Objekte angezeigt.

Eine fünfte Tabelle mit dem Titel "Übersicht" listet noch einmal die Spaltenzuordnungen für alle Objekttypen auf. Sie dient insbesondere dem gemeinsamen Export aller Objekttypen.

8.4 Objekt-Sortiervorgabe - Änderung der Spaltenzuordnungen

Ergänzend zu der jeweils im Vordergrund stehenden Tabelle der Spaltenzuordnungen wird auf der rechten Seite eine Tabelle mit allen definierten Objekten des jeweiligen Objekttyps angezeigt. Bereits in den Spaltenzuordnungen enthaltene Objekte werden dabei mit grauer Schrift dargestellt. Mehrfache Zuordnungen desselben Objekts sind nicht möglich.

Um ein Objekt einer Spalte zuzuordnen, ist dieses in der rechten Tabelle zu selektieren, dann mit der Maus in die Tabelle der Spaltenzuordnungen zu ziehen und dort an der gewünschten Position fallen zu lassen. Per Drag & Drop kann die Reihenfolge der Objekte in der Tabelle der Spaltenzuordnungen geändert werden. Die Spaltennummer wird dabei automatisch fortlaufend vergeben.

Die Aktion 'Löschen' dient dazu, Objekte aus der Tabelle der Spaltenzuordnungen wieder zu entfernen. Das Objekt wird dann in der rechten Tabelle wieder in schwarzer Schrift dargestellt.

9 Spaltenbelegungen der Report-Typen

9.1 Spaltenbelegung im Bilanz-/GuV-Report (ReportTyp=E)

Der Bilanz-/GuV-Report arbeitet also mit bis zu sechs Schlüsselbereichen mit jeweils vier Werten (Saldo, Buchungen, Soll und Haben). Die Verwendung der Parameter aus dem Reportkopfsatz für die sechs Schlüsselbereiche zeigt die folgende Tabelle:

Der Bereich 1 enthält immer Daten. Der Bereich 2 enthält Daten, wenn mindestens ein Vergleichsschlüssel angegeben wurde. Die Bereiche 3 und 4 enthalten Daten, wenn der Bereich 2 Daten enthält und sowohl die Vergleichsperiode von der aktuellen Periode abweicht als auch einer der übrigen Vergleichsschlüssel vom zugehörigen aktuellen Schlüssel. Der Bereich 5 enthält Daten, wenn der Bereich 2 Daten enthält und eine zweite Vergleichsdatenart angegeben wurde. Der Bereich 6 enthält Daten, wenn der Bereich 5 Daten enthält und eine Vergleichsperiode angegeben wurde.

Wurde ein Vergleichsschlüssel nicht angegeben, dann wird ggf. der Wert des zugehörigen akt. Schlüssels zum Lesen der Daten verwendet.

Wurde eine Dekumulierung verlangt, dann stehen in den ersten sechs Schlüsselbereichen (Werte 01 bis 24) dekumulierte Werte. In diesem Fall werden die Schlüsselbereiche 7 bis 12 (Werte 25 bis 48) verwendet, um zusätzlich die kumulierten Werte zur Verfügung zu stellen. Es werden immer die Werte 25 bis 48 (unabhängig von der Anzahl der Schlüsselbereiche mit dekumulierten Werten) verwendet, wobei die Anzahl der Schlüsselbereiche für dekumulierte und kumulierte Werte immer gleich ist. Zum Beispiel können auch nur die Schlüsselbereiche 1 und 7 gefüllt sein, wenn keine Vergleichsschlüssel angegeben wurden.

9.2 Spaltenbelegung im Mehrperioden-Bilanz-/GuV-Report (ReportTyp=P)

9.3 Spaltenbelegung im Mehrperioden-Bilanz-/GuV-Report mit Soll/Ist-Vergleich (ReportTyp=S)

9.4 Spaltenbelegung im Spiegel-Report (ReportTyp=D)

9.5 Spaltenbelegung im Kapitalfluss-Report (ReportTyp=F)

9.6 Spaltenbelegung im Mehrperioden-Kapitalfluss-Report (ReportTyp=Q)

9.7 Spaltenbelegung im Konsolidierungsreport (ReportTyp=V)

9.8 Spaltenbelegung im Controlling-Report (ReportTyp=C)

9.9 Spaltenbelegung im Bilanz-/GuV-Report mit Welt-/Teilkonzern-Aufteilung (ReportTyp=T)

Der Bilanz-/GuV-Report mit Welt-/Teilkonzern-Aufteilung arbeitet also mit bis zu sechs Schlüsselbereichen mit jeweils vier Werten (Saldo Welt, Buchungen Welt, Saldo Teilkonzerne und Buchungen Teilkonzerne). Die Verwendung der Parameter aus dem Reportkopfsatz für die sechs Schlüsselbereiche entspricht der beim Bilanz-/GuV-Report.