Report-Definition REPDEF
Inhaltsverzeichnis
- 1 Allgemein
- 2 Report-ID neu anlegen
- 3 Report-ID bearbeiten
- 4 Anlegen einer Reportzeilenbeschreibung
- 5 Offene Aufgaben
- 6 Bearbeiten von Positionen
1 Allgemein
Die Anwendung REPDEF Reportdefinition löst die bisherigen Anwendungen RID Report-Ident und REPZEI Report-Zeilenbeschreibung ab. Die Anwendung ist über das Kurzwort REPDEF oder über den Ressourcenbaum unter dem Kapitel Analyse/ Berichtswesen unter der Überschrift Reportdefinitionen zu erreichen.
Ähnlich der Anwendung SPIDEF Spiegeldefinitionen zeigt diese Anwendung nach ihrem Aufruf sofort eine Liste der definierten Report-Idents mit ihren wesentlichen Eigenschaften an. Über entsprechende Symbole in den Symbolleisten können neue Report-Idents angelegt oder vorhandene bearbeitet, kopiert oder gelöscht werden.
2 Report-ID neu anlegen
Eine neue Report-ID legen Sie über das Stern-Symbol in der obersten Menüleiste bzw. der Menüleiste oben rechts an. Hierbei öffnet sich ein Assistent (Wizard), der aus drei Seiten besteht. Grüne Haken bzw. rote Stoppzeichen zeigen an, ob die entsprechende Seite korrekt befüllt ist. Sind bestimmte Schlüsselfelder nicht korrekt erfasst worden, ist ein Wechseln auf eine andere Seite nicht möglich. Ein Klicken auf 'Fertig' ist gleichbedeutend mit 'Speichern'. Ein entsprechender Eintrag der 'letzten Änderung' erfolgt erst nach einem Refresh.
Die drei Bereiche des Assistenten unterteilen sich wie folgt:
2.1 Reportbezeichnungen:
Hier wird der Schlüssel (RID), die Gültigkeit und die Bezeichnung incl. Kurztext hinterlegt, wobei lediglich das Feld "Gütligkeit bis" kein Pflichteingabefeld ist.
2.2 Reportattribute:
Auf dieser Seite kann der Reporttyp über eine Drop-Down Box ausgewählt werden. Der Reporttyp bestimmt die Art des Reportes:
- C - Controlling-/UKV-Report
- D - Spiegel
- E - Bilanz/GuV-Report
- F - Kapitalflussreport
- P - Perioden-Bilanz/GuV-Report
- Q - Perioden-Kapitalflussreport
- S - Perioden-Bilanz/GuV-Report für Soll/Ist-Vergleich
- T - Teilkonzernreport
- V - Konsolidierungsreport
- W - Konsolidierungs-Kapitalflussreport
Nur im Zusammenhang mit dem Reporttyp D ist in dem Feld Spiegel ein entsprechender Spiegel auszuwählen. Der Spiegel kann über die Auswahlbox selektiert werden. Es ist aber auch möglich einen Spiegelreport zu definieren, ohne diesen auf einen einzelnen Spiegel einzuschränken. Dazu ist eine Report-Ident (RID) anzulegen, die den Report-Typ 'D' (Spiegelreport) erhält, während die bisher erforderliche Angabe des Spiegels leer bleibt. Ein solcher Report enthält prinzipiell Daten aller für die aktuelle Periode und die aktuelle Datenart aktivierten Spiegel. Eine Einschränkung auf bestimmte Spiegel ist nur über die Report-Zeilenbeschreibung (REPZEI) möglich, indem die Positionen mit den gewünschten Spiegelkonten dem Report zugeordnet werden.
Einer Report-Ident, die als Kopfsatz einer Report-Zeilenbeschreibung (REPZEI) dient, kann nur ein Report (z.B. Bil/GuV-Report, Periodenreport, Konsolidierungsreport etc.) zugeordnet werden. Um zu vermeiden, dass identische Reportzeilenbeschreibungen (REPZEI) für die verschiedenen Report-Typen gepflegt werden müssen, kann einer Report-Ident eine Referenz-Report-Ident zugeordnet werden. In diesem Fall werden in der unteren Tabelle keine Daten angezeigt. Ist keine Referenz-Report-Ident angegeben, muss für die Report-Ident eine Reportzeilenbeschreibung erfasst werden. Es kann z.B. auch einem Spiegelreport (Reporttyp 'D' + Spiegel) ein anderer gleichartiger Spiegelreport, ein spiegelübergreifender Spiegelreport (Reporttyp 'D' ohne Spiegel) oder auch ein Bilanz/GuV-Report (Reporttyp 'E') als Referenz zugeordnet werden.
In diesen Feldern Spaltenoption für Gesellschaftsreport bzw. Konzernreports können Default-Spaltenoption erfasst werden. Diese Spaltenoptionen werden bei der Anzeige des Reportergebnisses automatisch eingestellt, wenn der jeweilige Report-Kopfsatz (REPE) keine Spaltenoption enthält.
Das Feld Formular zugelassen dient dazu, das die entsprechende Report-ID für eine Formularerfassung geeignet ist. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, kann der Anwender diese Report-ID in der Formularerfassung nicht auswählen.
Die Spalte Standardreport (für Erfassung) wird über das Dropdown-Menü aktviert bzw. deaktiviert und kann je Reporttyp nur einmal angehakt werden. Diese Report-Ident wird beim Aufruf einer entsprechenden Formularerfassung voreingestellt.
2.3 Mehrsprachige Bezeichnungen
Hier können für die aktivierten Sprachen (SPR) entsprechende Bezeichnungen erfasst werden.
3 Report-ID bearbeiten
3.1 Report-ID bearbeiten über den Assistenten
Um eine bereits bestehende Report-ID zu bearbeiten, muss diese zunächst mit einem Doppelklick in der Spalte "Bezeichnung" ausgewählt werden. Alternativ kann die Spalte über das Stift-Symbol in der oberen Menüleiste bearbeitet werden.
3.2 Report-ID in der Tabelle bearbeiten
Um eine bereits bestehende Report-ID zu bearbeiten, muss diese zunächst mit einem Doppelklick ausgewählt werden. Nachdem sich die Tabelle der Report-IDs weggeblendet hat, kann man diese Tabelle aus der Seitenablage wieder einblenden. Markiert man dann die Zeile, kann man über die rechte Maustaste 'Tabellenzellen editierbar' anklicken. Hier wird die ausgewählte Report-Ident freigeschaltet, ebenso die dazugehörige Reportzeilenbeschreibung. Die Änderungen werden über das Diskettensymbol gespeichert.
4 Anlegen einer Reportzeilenbeschreibung
Wählen Sie per Doppelklick eine Report-Ident aus, für die Sie eine Reportzeilenbeschreibung anlegen möchten. Die Übersicht der Report-Idents blendet sich weg und die untere Tabelle rückt in den Vordergrund, wobei der Schlüssel des gewählten Reports in der Navigationsleiste angezeigt wird. Gleichzeitig wird im rechten Bereich eine Übersicht in Baumstruktur über die Positionspläne incl. der Positionen eingeblendet.
Der linke Tabellenbereich unterteilt sich in vier Registerkarten:
4.1 Baum
In dieser Registerkarte können Sie die Reportzeilenbeschreibung erstellen. Per Drag&Drop oder per Doppelklick lassen sich die Positionen aus der rechten Tabelle in die linke Tabelle verschieben. In der linken Tabelle lassen sich dann die Positionen per Drag&Drop beliebig nach oben oder unten verschieben. Die dezidierte Bearbeitung einer Report-Zeilenbeschreibung erfolgt durch einen Assistenten, der über einen Doppelklick auf eine Zeile oder nach Markierung der Zeile durch das Bleistift-Icon der Symbolleiste der Tabelle aufgerufen werden kann. Der Assistent umfasst fünf Seiten:
- Zeilentyp/ Wertkennzeichen/ Spaltenbedingung: Eine erste Seite definiert den Typ der Zeile gemäß den bisherigen Attributen Zeilentyp und Wertkennzeichen, aber eingebbar durch eine Reihe von betexteten Radio-Buttons. Außerdem enthält die Seite Eingabemöglichkeiten für die Spaltenbedingung, die künftig auf die Angabe der Spalte '02' beschränkt bleibt, sowie die Anzahl automatisch aufgeklappter Aufrissstufen.
- Summenzeilen: Eine zweite Seite wird nur für Summenzeilen zur Verfügung gestellt. Hier können per Drag&Drop-Technik (alternativ per Doppelklick) die Zeilen zusammengestellt werden, aus denen der Summenwert berechnet werden soll. Dies entspricht der bisherigen Angabe von In- und Ex-Speichern.
- Einschränkungen: Eine dritte Seite für die Angabe von Einschränkungen steht nur bei bestimmten Reporttypen zur Verfügung, z.B. 'F' Kapitalflussrechnung oder 'D' für Spiegelreports. Die Einschränkung nach Buchungsschlüssel und Spiegelspalten ist nur für Kapitalflussreports möglich, die Einschränkung nach Datenherkunft nur für Spiegelreports. Hierbei ist eine Mehrfach-Auswahl möglich, so dass bisher separat definierte Reportzeilen zu derselben Position jetzt nur noch als eine Zeile angezeigt werden, so, wie dies auch im generierten Reportergebnis der Fall ist.
- Formatierung: Auf der vierten Seite können Angaben zur Formatierung der Zeile (Schrift, Farben, Ampelsteuerung) gemacht werden.
- Formatierung (für Drucken): Die letzte Seite schließlich enthält die Angaben zur Drucksteuerung (Unterstreichung, Zeilen- oder Seitenvorschub).
4.2 OLAP
OLAP zeigt den Report in Baumstruktur gemäß den definierten zugeordneten OLAP-Positionen an. Ist bisher keine OLAP Struktur hinterlegt, erfolgt zunächst eine Anzeige in Listenform. Soll eine OLAP Zuordnung maschinell erstellt werden, kann über die rechte Maustaste die Funktion 'Standardzuordnung setzen' gestartet werden. Diese Funktion erstellt eine OLAP-Zuordnung für die Auswertung der Reportstruktur in IDL Data Mart oder individuellen BI-Schnittstellen. Bei dieser Generierung werden zugeordnete Positionen (normale Baumdarstellung) und In-/Ex-Summenspeicher (Summenzeilen ohne Baumstruktur) ausgewertet. Diese Zuordnung sollte aber in jedem Fall noch einmal überprüft werden. Eventuelle Änderungen müssen über die in der Menüleiste vorhandenen Pfeile (Reportzeile(n) höher/ tiefer stufen) angepasst werden.
4.3 Vorschau
Die Vorschau soll einen Eindruck über den fertigen Report vermitteln. Dazu werden alle Formatierungen aus der Report-Definition in Verbindung mit einer wählbaren Spaltenoption dargestellt. In den Zellen wird jeweils ein Dummy-Wert (12.345,67) angezeigt. Die Rechenlogik des Reports wird allerdings bisher nicht wiedergegeben.
4.4 Reportzeilen
Hier wird sie Reportzeilenbeschreibung in Listenform angezeigt. Es können keine Veränderungen vorgenommen werden. Die Zeilennummer wird nur noch in dieser Ansicht angezeigt. Sie ist nicht manuell änderbar, sondern wird vielmehr automatisch anhand der grafisch definierten Reihenfolge der Zeilen aufsteigend mit Abstand 1 vergeben und kann daher von der ursprünglichen Nummerierung abweichen.
5 Offene Aufgaben
Sollten in der Reportzeilenbeschreibung nicht plausible Daten enthalten sein, dann werden diese im unteren Bereich unter 'Offene Aufgaben' aufgelistet. Wird eine dieser Zeilen angeklickt, wird die entsprechende Zeile in der Registerkarte 'Baum' markiert. Sollten Fehler vorhanden sein (rote Schrift) ist das Speichern nicht möglich.
6 Bearbeiten von Positionen
Im rechten Tabellenbereich besteht die Möglichkeit, Positionen direkt anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Änderungen an den Positionen werden unmittelbar und unabhängig vom Speichern der Reportdefinition in der Datenbank festgehalten.