Sperrfunktionen
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemein
Ist ein Datenbestand vollständig bearbeitet und soll nicht mehr verändert werden (z.B. nach Freigabe durch den Wirtschaftsprüfer oder nach erfolgreicher interner Abstimmung), so gibt es unabhängig vom Berechtigungsschutz Funktionen, um diese Datenbestände gegen weitere Änderungen zu schützen (zu sperren).
Das Auslösen der Freigabe / Sperre erfolgt durch den Aufruf entsprechender Aktionen in den Monitor-Anwendungen EA, KTKGES und in den Reportübersichten REP und REPK. Im Einzelabschluss-Monitor wird die Freigabe durch eine grüne Zelle bzw. geschlossenes Schloss in der entsprechenden Spalte dokumentiert. Dieselbe Visualisierung in den Reportübersichten erfolgt je Reportkopfsatz. Analog wird im Konzernabschluss-Monitor in der Zeile des Konzerns/Teilkonzerns (nur in der Baumdarstellung sichtbar) das Schloss, oder die grüne Zelle angezeigt.
Das Aufheben der Freigabe / Sperre ist durch eine weitere Aktion ebenso möglich. Ist die Freigabe / Sperre bereits einmal aufgehoben worden, wird dies durch eine gelbe Zelle bzw. ein geöffnetes Schloss in den Monitor-Anwendungen und Reportübersichten dokumentiert. Das Aufheben der Konzernabschluss-Freigabe umfasst allerdings nicht die Einzelabschluss-Freigabe der im Konzernkreis enthaltenen Gesellschaften. Dies muss ggfs. im Einzelabschluss-Monitor separat erfolgen.
Die Berechtigung zum Setzen bzw. Aufheben der Freigaben ist im Standard für die Menü-Berechtigungsgruppen IDLADMIN und IDLKON gegeben. Die Menüberechtigungsgruppen IDLEA, IDLEE und IDLKON1 können Daten sperren, aber nicht die Sperre aufheben.
1.1 Einzelabschluss
Die Freigabe / Sperre im Einzelabschluss kann separat für alle Datenbestände erfolgen, d.h. für Kontensalden, IC-Salden und alle Spiegelbewegungen:
- Einzelabschluss-Freigabe/ Sperre: Die Freigabe eines Einzelabschlusses wirkt für alle Daten der Gesellschaft, d.h. Kontensalden, deren Aufrisse und Belege/ Buchungen auf der Ebene "Periode / Datenart / Gesellschaft"
- Kontensalden Freigabe/ Sperre: Die ausschließliche Freigabe der Kontensalden (auch auf der Ebene "Periode / Datenart / Gesellschaft") ist insbesondere bei erfolgter Testierung durch den WP sinnvoll.
- IC-Salden Freigabe/Sperre: Die ausschließliche Freigabe der IC-Salden (auch auf der Ebene "Periode / Datenart / Gesellschaft") ist insbesondere bei vorgezogener IC-Salden-Abstimmung sinnvoll.
- Belege Freigabe/ Sperren: Die Freigabe/ Sperre der EA-Belege erfolgt in der Übersicht BEL. Die Belegfreigabe fällt unter das Thema "4-Augenprinzip". Das bedeutet, dass nur ein anderer Benutzer als der Belegersteller den Beleg freigeben kann. Grundsätzliche Voraussetzung dieser Funktion ist die kostenpflichtige Zusatzlizenz für die Änderungsprotokollierung und die Aktivierung der BUCHLOG.
- weitere Spiegelbewegungen, IC-Vorratsvermögen, IC-Anlagenbewegungen Freigabe/Sperre: Einzelne Datenbestände können gesperrt werden.
Das Setzen der Sperren bzw. das Entsperren erfolgt im Monitor über die Submenüs "Daten sperren" und "Daten Sperre aufheben" oder in den jeweiligen Übersichten (z.B. SPIBEW) oder in den Formularerfassungen über die Symbolleiste oben rechts. Voraussetzung dafür ist die eindeutige Vorgabe der Gesellschaft sowie bei Spiegelbewegungen auch des Spiegels. Das Sperren von Spiegelbewegungen durch die Aktionen im Einzelabschluss-Monitor wirkt dagegen immer auf alle Spiegel des jeweiligen Typs gleichzeitig.
Ist ein Datenbestand gesperrt, so wird dies im Einzelabschluss-Monitor in einer zusätzlichen Spalte neben dem Status des jeweiligen Datenbestands durch das Schloss-Symbol bzw. durch ein farbiges Feld (grün) angezeigt. Nach dem Aufheben einer Sperre wird das Symbol eines geöffneten Schlosses bzw. durch ein farbiges Feld (gelb) angezeigt.
Sofern die aktuelle Datenart Teil einer Datenartensequenz ist, wird die Sperre auch für alle in der Sequenz vorgelagerten Datenarten wirksam ("vererbt").
Die Information über die Sperre wird in zusätzlichen Datensätzen (Checkpoints) der Verarbeitungssteuerung (VERARB) abgelegt. Die Namenskonvention dieser Checkpoints ist "EA"+Anwendungskürzel für feste Daten (z.B. "EAKTO" für Kontensalden) bzw. "EA-"+Spiegelschlüssel für Spiegelbewegungen (z.B. 'EA-A' für Anlagenbewegungen). Den entsprechenden Einträgen kann auch entnommen werden, wer und wann zuletzt eine Freigabe gesetzt oder aufgehoben hat.
Die Sperren der einzelnen Datenbestände werden in allen Programmen, die diese Daten verändern (Vorträge, Überleitung, Generierungs- und Löschfunktionen, etc.), geprüft und wie die Sperre des gesamten Einzelabschlusses ausgewertet. Ausgenommen von der Prüfung ist die Währungsumrechnung, da hier nur die Werte in Konzern- und Parallelwährung verändert werden.
In den Formularerfassungen für gesperrte Datenbestände werden alle Eingabemöglichkeiten verhindert. Die Werte werden daher in grauer Schrift angezeigt. In den Übersichten weist eine Meldung in der Fußzeile darauf hin, dass der Datenbestand gesperrt ist.
Die Statusanzeige für einen Datenbestand kann sich aber trotz gesetzter Sperre ändern, da hierüber auch die Konsistenz gegenüber anderen Datenbeständen visualisiert wird.
1.2 Konzernabschluss
Konzernabschluss-Freigabe (KTKGES): Die Freigabe eines Konzernabschlusses wirkt für Konsolidierungsbuchungen, Konzernkreis, Konsolidierungsparameter und die IC-Clearing-Übersicht. Sie umfasst auch die Freigabe der untergeordneten Teilkonzerne gemäß "BuchTk"-Angabe, sowie die Einzelabschluss-Freigabe für die im Konzernkreis enthaltenen Gesellschaften.
Die Freigabe des Konzernabschlusses in der Tabelle KTK-Verarbeitungssteuerung (Anwendung KVERARB, Checkpoint 'KTKAB') gespeichert. Den entsprechenden Einträgen kann auch entnommen werden, wer und wann zuletzt eine Freigabe gesetzt oder aufgehoben hat.
1.3 Reports
Die Report-Sperre erfolgt in den Übersichten REP Gesellschafts-Reports und REPK Konzern-Reports je Reportkopfsatz über die Menüleiste des Kontextmenüs. In den Übersichten wird die Freigabe durch eine grüne Zelle bzw. geschlossenes Schloss in einer Spalte dokumentiert.