Überleitung auf neue Datenart

Inhaltsverzeichnis

• 1 Überleitung Einzelabschluss auf neue Datenart (GESABV)
• 1.1 Kurzbeschreibung
• 1.2 Was passiert bei der Überleitung auf eine neue Datenart? Allgemeiner Ablauf
• 1.3 Überleitung auf neue Datenart abgleichen
• 1.4 Datenartenüberleitung auf neue Rechnungslegungsart
• 1.5 Datenartenüberleitung von IC-Salden
• 1.6 Datenartenüberleitung von Anlagen-, Kapital- und Rückstellungsbewegungen, Anteilsbesitz und Spiegelbewegungen
• 1.7 Datenartenüberleitung von Controllingsalden
• 1.8 UBR-Split
• 1.9 Datenartenüberleitung von statistischen Konten
• 1.10 Landes-, Konzern- und Parallelwährung
• 1.11 Gültigkeit
• 1.12 Tolerierung fehlerhafter Daten
• 1.13 Herkunftsnachweis

1 Überleitung Einzelabschluss auf neue Datenart (GESABV)

1.1 Kurzbeschreibung

Die Anwendung GESABV dient dazu, Salden und Bewegungen von einer Datenart auf eine andere, bei gleicher Abrechnungsperiode, zu übertragen.

Die Anwendung GESABV zeigt eine Zeile für die jeweiligen Salden und Spiegel an, sowie eine Statusanzeige. Die Zeilen dienen zum Anstoß einer einzelnen Überleitung als Zeilenaktion. Die Zeilen für die Spiegel werden dynamisch über die in der Anwendung SPIDEF definierten und in den Anwendungen ABRSBE und FACSBE eingeschalteten Spiegel ermittelt.

Abbildung: Auswahl der GESABV-Verarbeitungen

Eine zeitgleiche Datenartenüberleitung für mehrere Gesellschaften wird über die Aktion "Überleitung auf neue Datenart" aus dem Einzelabschlussmonitor gestartet. Im Gegensatz zur Anwendung GESABV ist es im EA-Monitor allerdings nicht möglich, den Vortrag auf einzelne Bereiche einzugrenzen, z.B. nur auf die Kontensalden. Die von der Datenarten-Überleitung ausgegebenen Meldungsfenster erhalten im Fußteil eine zusammenfassende Meldung. Dabei wird nach generellen Fehlern und verschiedenen Warnungen, die in den Antwortmöglichkeiten variieren, unterschieden. Durch Markieren der Check-Box 'Diese Meldung nicht wieder anzeigen' kann bei der Mengenverarbeitung die Anzeige aller Meldungsfenster mit der gleichen zusammenfassenden Meldung unterdrückt werden. Es wird jeweils dieselbe Benutzerreaktion (z.B. 'keine Verarbeitung und weiter') unterstellt. Die Inhalte der Meldungsfenster werden gesammelt und am Ende der Mengenverarbeitung in einem Gesamt-Meldungsfenster angezeigt.

1.2 Was passiert bei der Überleitung auf eine neue Datenart? Allgemeiner Ablauf

Die Zusammenfassung von Werten erfolgt schrittweise. Jeder Schritt verwendet die zusammengefassten Werte des vorherigen Schritts, d.h. ein Konten-Wechsel erfolgt mit den zusammengefassten Werten eines Verdichtungskontos, wenn vorhanden.

Die Zusammenfassung geschieht in dieser Reihenfolge:

1. Saldo plus Buchungen
2. Konten-Verdichtung
3. Konten-Wechsel
4. Übergang auf Konzernkontenplan mit Konten-Wechsel auf Konzernkontenplanebene vor der Saldierung der Werte (nur bei Übergang von Gesellschafts- auf Konzernkontenplanebene bzw. zwischen zwei Konzernkontenplänen.)

Falls keine Kontensalden vorliegen, sondern nur Buchungen verarbeitet werden sollen, muss mindestens ein Kontensaldo mit dem Wert Null erfasst werden, da die Anwendung sonst mit einer Fehlermeldung abbricht.

Folgende Verzweigungen und Verarbeitungen stehen im Aktionsmenü bzw. über die rechte Maustaste zur Verfügung:

1. Anzeigen Übersicht: Verzweigt in die Übersicht der markierten Zeile, z.B. Kontensalden, Spiegelbewegungen
2. Überleitung auf neue Datenart durchführen: Wenn noch keine Daten auf der Zieldatenart vorhanden sind, werden alle Salden und Bewegung (d.h. Vorträge und lfd. Bewegungen) hochgeschlüsselt. Wenn bereits Daten auf der Zieldatenart vorhanden sind, erfolgt folgende Abfrage: Vorträge erhalten: Vorhandene maschinelle Vorträge und auf der Zieldatenart erfasste IC-Salden bleiben erhalten, andere Bewegungen werden gelöscht und neu hochgeschlüsselt. Vorträge überschreiben: Alle Daten in der Zieldatenart werden gelöscht und neu vorgetragen, außer IC-Salden, die auf der Zieldatenart erfasst wurden. Abbrechen: Die Verarbeitung bricht ab. Keine Verarbeitung und weiter: Die Verarbeitung des aktuell markierten Datensatzes wird abgebrochen und der Datenartenvortrag wird für den ggf. nächsten markierten Datensatz angestoßen
3. Überleitung ohne Vorträge auf neue Datenart löschen + durchführen: Auf der Zieldatenart werden Vortragsdaten für Spiegelbewegungen, IC-Anlagenbewegungen, IC-Kontensalden nicht gelöscht und nicht übergeleitet.
4. Überleitung aller Daten auf neue Datenart löschen + durchführen: Auf der Zieldatenart werden alle Salden und Bewegungen gelöscht, außer IC-Kontensalden, die auf der Zieldatenart erfasst wurden.

Die Punkte 2.-4. stehen auch als "globale" Funktion zur Verfügung (Symbol Weltkugel), d.h. es werden alle Daten unabhängig von der Markierung einer Zeile verarbeitet. Die weiteren Menüpunkte verzweigen in die jeweilige Übersicht.

1. Saldo plus Buchungen

Jeder Kontensaldo des Herkunftsbereiches wird mit allen zugehörigen Buchungen zusammengefasst.

2. Konten-Verdichtung

Existiert für mehrere Konten ein Verdichtungskonto (hier Kto. 20000), werden die Kontensalden auf diesem Konto zusammengefasst, wenn das Verdichtungskennzeichen in der Zieldatenart (FAC) gesetzt ist. Wird bei der Überleitung ebenfalls der Kontenplan gewechselt, wird im Hintergrund zuerst verdichtet und der verdichtete Saldo auf das dem Verdichtungskonto zugeordneten Konto übergeleitet.

3. Konten-Wechsel

Existiert für ein Konto ein Wechselkonto und weicht der Saldo vom Standardwert des Bil/GuV-Kennzeichens des Kontos ab, wird der Kontensaldo bei der Datenartenüberleitung mit dem Saldo des Wechselkontos zusammengefasst.

4. Übergang auf Konzernkontenplan

Wenn bei der Datenartenüberleitung der Kontenplan gewechselt wird, z.B. von Gesellschafts- auf Konzernkontenplan, werden die Salden des Herkunftskontenplans auf den zugeordneten Konten des Zielkontenplans (hier 2000) zusammengefasst.

1.3 Überleitung auf neue Datenart abgleichen

Mit Aufruf dieser Anwendung wird die Datenartenüberleitung zu Simulationszwecken durchgeführt, die Zieldaten jedoch nicht neu geschrieben. Es werden die ermittelten neuen Bewegungen mit den bereits vorhandenen Bewegungen dieser Periode verglichen und auftretende Differenzen in einem Protokoll gezeigt. Die Anwendung erzeugt für das Ergebnis ihrer Prüfung einen Satz in der Verarbeitungssteuerung (VERARB) mit dem Checkpoint 'SIMVOR'. Die dort eingetragene Meldung bestimmt die zugehörige Statusanzeige im EA-Monitor. Sind für die Vergleichsdatenart überhaupt keine Daten vorhanden, wird '-' als Status in Spalte 'Abgleich Datenarten-Vorträge' angezeigt.

Über einen Schalter im Datenartenstamm (FAC) kann gesteuert werden, ob sich der im Einzelabschluss-Monitor (EA) angezeigte Status für den Überleitungsabgleich auf alle Daten einschließlich statistischer Konten 'S', nur auf die Bilanz 'B' oder nur auf die GuV 'G' beziehen soll. Das Protokoll des Abgleichs wird dadurch aber nicht eingeschränkt.

1.4 Datenartenüberleitung auf neue Rechnungslegungsart

Ist der Zieldatenart eine Rechnungslegungsart zugeordnet und würde die Überleitung dazu führen, dass Daten auf Konten erzeugt werden, die einer anderen Rechnungslegungsart zugeordnet sind, so wird dieser Sachverhalt dem Anwender in einem Meldungsfenster mit einer Warnmeldung mitgeteilt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung, wobei die Antwort dann global für alle folgenden Daten mit dieser Konstellation gilt:

• Schreiben ohne abw.RelArt: Es werden nur Datensätze für Quellkonten übergeleitet, deren Rechnungslegungsart entweder leer ist oder mit der Rechnungslegungsart der Zieldatenart übereinstimmt.
• Alle Daten schreiben: Es werden wie bisher alle Daten unabhängig von der Rechnungslegungsart übergeleitet. Der Status der Kontensalden wird auf der Zieldatenart auf rot gesetzt und es müssen ggf. Korrekturen durchgeführt werden.
• Keine Verarbeitung bzw. Abbrechen: Hiermit wird die Verarbeitung insgesamt abgebrochen.

1.5 Datenartenüberleitung von IC-Salden

Das Zielkonto eines IC-Saldos entspricht dem Zielkonto des zugehörigen Kontensaldos, der wie oben beschrieben ermittelt wird. Die IC-Salden werden je Zielkonto, IC-Gesellschaft, WKZ der Transaktionswährung und Controlling-Objekt zusammengefasst, wenn das Verdichtungskennzeichen in der Zieldatenart gesetzt ist. Anderenfalls werden sie in vollständiger Detaillierung übergeleitet. Übergeleitete IC-Salden erhalten ein Kennzeichen (Herkunft Datenartenüberleitung), so dass bei einer erneuten Überleitung auch nur diese IC-Salden gelöscht werden. Bereits manuell erfasste IC-Salden auf der Zieldatenart bleiben erhalten. Bei Überleitung auf eine Datenart mit gesetztem Vortragsschalter in der FAC werden die vorgetragenen IC-Kontensalden nur gelöscht, wenn in der Quelldatenart der Schalter ebenfalls gesetzt ist und wenn mit 'Vorträge löschen und neu schreiben' übergeleitet wird. Wird mit 'Vorträge erhalten' übergeleitet, werden sowohl in der Ziel- als auch in der Quell-Datenart die vorgetragenen IC-Kontensalden von der Verarbeitung ausgeklammert.

Wird ein Konto mit IC-Gesellschaft im Kontenstamm (IC-Hauptkonto) auf ein Konto mit IC-Aufriss übergeleitet, wird für dieses Zielkonto automatisch ein IC-Kontensaldo erzeugt.

Wird bei einer Buchung auf einem IC-Konto eine IC-Gesellschaft angegeben, wird diese Buchung nicht nur mit dem Kontensaldo zusammengefasst, sondern es wird auch ein IC-Saldo in Höhe der Buchung erzeugt.

Bei der Datenartenüberleitung der IC-Kontensalden wird neben den Attributen 'Referenzbeleg-Nr.' und 'Referenzbeleg-Datum' auch das Auszifferungskennzeichen durch eine IC-Saldenabstimmung in die nächste Datenart übernommen. Das heißt ein manuell oder maschinell gesetztes Auszifferungskennzeichen durch eine IC-Saldenabstimmung im Einzelabschluss wirkt auch auf Konzernebene.

Die Statusermittlung für den Konzernabschluss prüft u.a., ob in den konsolidierungsrelevanten IC-Kontensalden bereits eine Konsolidierungsbelegnummer als Nachweis der Konsolidierung eingetragen ist. Beim erneuten Überleiten der Einzelabschlussdaten aus der vorhergehenden Datenart bleibt dieser Eintrag erhalten, sofern sich diese Daten nicht verändert haben, damit der Status der zugehörigen Konsolidierungsverarbeitungen ('SK' und 'AE') 'grün' bleibt. Die Meldung "Nach Vortrag erneute Durchführung der SK und AE in akt. Per. notwendig" kommt nur, wenn bereits Belegnummern in den vorherigen Daten eingetragen waren und die neuen Daten nicht völlig übereinstimmen. Bitte beachten Sie, dass bei der Wiederholung der Schulden- oder Aufwands/Ertragskonsolidierung manuelle Ausgleichsbuchungen bei der Aktion " Löschen+autom.Schuldenkons. SK." erhalten bleiben. Manuelle Buchungen werden anhand des Buchungsstatus '5' erkannt. Sie werden dabei gemäß Transaktionswährung und/oder Geschäftsbereichskombination ggf. auch einer anderen Buchungssatznummer zugeordnet. Ausnahme: Manuelle Ausgleichsbuchungen (und ggf. artfremde Zusatzbuchungen) aus einem vorherigen Clearing werden dann nicht wieder in die KONBUCH eingefügt, wenn a) Beträge bei den IC-Salden geändert wurden und jetzt Forderungen und Verbindlichkeiten exakt übereinstimmen, b) beim erneuten SK-Clearing ein Konsolidierungsbeleg nicht neu erzeugt wurde, weil für das betreffende Pärchen keine IC-Salden mehr vorhanden sind, c) die Schalterstellung des Auswahlfeldes 'Manuelle Buchungen' in der Anwendung KTKPAR steht auf '0' (Manuelle Buchungen werden gelöscht).

1.6 Datenartenüberleitung von Anlagen-, Kapital- und Rückstellungsbewegungen, Anteilsbesitz und Spiegelbewegungen

Für alle Bewegungen gilt: Die Überleitung findet nur statt, wenn in den Anwendungen Datenarten/Spiegelbereich FACSBE und Periode/Spiegelbereich ABRSBE die entsprechenden Kennzeichen gesetzt wurden.

Erfolgt bei der Überleitung ein Wechsel vom Gesellschafts- zum Konzernkontenplan, erfolgt eine Umschlüsselung der Bewegungen auf das Zielkonto des zugehörigen Kontensaldos. Bei Anlagenbewegung wird auf die zugeordneten Anlagenobjekte für den Konzernkontenplan übertragen.

Werden in Buchungen Buchungsschlüssel für die entsprechenden Aufrisse angegeben, werden diese Buchungen nicht nur mit dem Kontensaldo zusammengefasst, sondern es werden auch die entsprechenden Bewegungen in Höhe der Buchungen erzeugt.

Die Statusermittlung für den Konzernabschluss prüft u.a., ob in den konsolidierungsrelevanten Anteilsbesitzbewegungen bereits eine Konsolidierungsbelegnummer als Nachweis der Konsolidierung eingetragen ist. Beim erneuten Überleiten der Einzelabschlussdaten aus der vorhergehenden Datenart bleibt dieser Eintrag erhalten, sofern sich diese Daten nicht verändert haben, damit der Status der zugehörigen Konsolidierungsverarbeitungen ('KK') 'grün' bleibt. Bei Änderung eines einzelnen Satzes wird die Belegnummer nur bei diesem einen Satz rausgelöscht. Die Meldung "Nach Vortrag erneute Durchführung von KK bei Ges. xx notwendig!" kommt nur, wenn ein bereits konsolidierter Anteilsbesitz-Satz komplett rausgenommen wurde. Eine Statusänderung erfolgt dann aber nicht (bleibt 'grün'). Der Anwender muss selbst die notwendigen Konsolidierungsschritte bzw. Korrekturen vornehmen.

1.7 Datenartenüberleitung von Controllingsalden

Der Vortrag von Controllingsalden findet nur statt, wenn in der Anwendung FAC das Kennzeichen für Controllingsalden in der Zieldatenart gesetzt wurde (dabei muss die Vollständigkeit der Controllingsalden nicht gegeben sein). Existiert für mehrere Controllingobjekte ein Verdichtungscontrollingobjekt, dann werden die Salden auf diesem Controllingobjekt zusammengefasst. Eine Steuerung der Verdichtung über ein Verdichtungskennzeichen erfolgt analog zu den Kontensalden. Ein Verdichtungs-Controllingobjekt darf kein Aggregationskennzeichen haben.

Erfolgt beim Vortrag ein Wechsel vom Gesellschafts- zum Konzernkontenplan, erfolgt eine Umschlüsselung der Controllingsalden auf die zugeordneten Konzern-Controllingobjekte. Das Zielkonto entspricht dem Zielkonto des zugehörigen Kontensaldos, der wie oben beschrieben ermittelt wird.

Wird in einer Buchung ein Controllingobjekt angegeben, wird diese Buchung nicht nur mit dem Kontensaldo zusammengefasst, sondern es wird auch ein Controllingsaldo in Höhe der Buchung erzeugt.

1.8 UBR-Split

Die Aufteilung von Kontensalden auf Geschäftsbereiche, die i.d.R. anhand der Controllingsalden erfolgt, ist auch dann möglich, wenn bei der Quell-Datenart der Schalter für die Führung von Controllingsalden nicht gesetzt ist. Dann werden Controllingsalden nicht berücksichtigt und die Überleitung erfolgt nur auf die im Kontenstamm bzw. Kontenplan angegebenen Geschäftsbereiche. Dazu ist in den Stammdaten der Herkunftscontrollingobjekte (CNT) eine Zuordnung zu jeweils einem Geschäftsbereich erforderlich.

Beim "UBR-Split" werden die Gesellschafts-Geschäftsbereichs-Zuordnungen (GESUBR) wie folgt berücksichtigt:

• Ist einer Gesellschaft ein Geschäftsbereich eindeutig zugeordnet, so werden alle übergeleiteten Daten auf diesen Geschäftsbereich geschlüsselt, unabhängig von den Angaben des Controllingobjekts, Kontos oder Kontenplans.
• Ist einer Gesellschaft für die Bilanz oder für die GuV ein Geschäftsbereich eindeutig zugeordnet (gemäß Attribut Kontogruppe in GESUBR), so werden alle übergeleiteten Daten auf Bilanz- bzw. GuV-Konten jeweils auf diesen Geschäftsbereich geschlüsselt, unabhängig von den Angaben des Controllingobjekts, Kontos oder Kontenplans.
• Ist der Geschäftsbereich gemäß vorheriger Bedingungen nicht eindeutig und wird ein Datensatz gemäß den Angaben in Controllingobjekt, Konto oder Kontenplan auf einen Geschäftsbereich geschlüsselt, der gemäß GESUBR nicht zugelassen ist, dann wird dies als Fehler gemeldet und die Verarbeitung abgebrochen.

Für Konten mit Controllingaufriss wird zunächst geprüft, ob der Aufriss mit dem Kontensaldo übereinstimmt. Dann werden die Controllingsalden den Geschäftsbereichen zugeordnet und der Kontensaldo entsprechend aufgeteilt. Da ein eventueller paralleler Aufriss von IC-Salden nicht korrekt aufgeteilt werden kann, wird ein solcher Aufriss bei den entsprechenden Konten einem beliebigen Geschäftsbereich zugeordnet und eine Warnung ausgegeben.

Beim UBR-Split wird der Jahresüberschuss in der Regel für Bilanz und GuV nicht gleichmäßig auf die Geschäftsbereiche aufgeteilt. Um die dabei entstehende Differenz auszugleichen, kann ein Konto mit dem Kontokennzeichen ="U" im Zielkontenplan eingerichtet werden. Dieses Konto kann ein Aktiv-, Passiv,- Aufwands- oder Ertragskonto sein. Auf diesem Konto werden dann beim Vortrag automatisch Ausgleichssalden erzeugt.

1.9 Datenartenüberleitung von statistischen Konten

Im Datenartenstamm (FACE) existiert ein Eingabefeld "Kontogruppe für Abgleich Überleitung auf Datenart". Dieses enthält folgende Ausprägungen: 'B' für Abgleich der Bilanz-, 'G' der GuV- und 'S' einschl. statistischer Konten. Bei Angabe von 'S' erfolgt beim Vortragsabgleich (SIMVORSAL) keine Einschränkung nach Bil/GuV-Kennzeichen.

1.10 Landes-, Konzern- und Parallelwährung

Beim Hochschlüssen werden die drei Währungswerte unterschiedlich behandelt:

Der Landeswährungswert wird ohne Veränderung übertragen.

Wenn Landes- und Konzernwährung gleich sind, wird der Konzernwährungswert mit dem Landewährungswert gefüllt. Bei Anlagen-, Kapital- und Rückstellungsbewegungen sowie beim Anteilsbesitz wird, wenn Landes- und Konzernwährung unterschiedlich sind und die Umrechnungsanweisung 'VKW' ist, der Konzernwährungswert ohne Veränderung übertragen. In allen anderen Fällen wird der Konzernwährungswert auf Null gesetzt.

Der Parallelwährungswert wird immer auf Null gesetzt.

1.11 Gültigkeit

Ist das Zielkonto oder eines der Zwischenkonten in der Periode nicht gültig, dann wird beim Zusammenfassen eine Fehlermeldung ausgegeben. Diese enthält das Herkunftskonto, von dem aus das ungültige Konto gesucht werden kann.

1.12 Tolerierung fehlerhafter Daten

Inkonsistente Kontensalden im Quellbereich führen zu einem Abbruch der Überleitung. Bei den Aufrissdaten führt ein Fehler im Herkunftsbereich lediglich zu einer Warnung. Die Daten werden trotzdem hochgeschlüsselt. Bei IC-Salden wird auch diese Warnung noch unterdrückt, wenn das Kennzeichen für Geschäftsbereichsverarbeitung in der Herkunftsdatenart gesetzt ist und in der Zieldatenart nicht.

1.13 Herkunftsnachweis

Gesteuert über Attribute der Zieldatenart (Eintrag in FAC) kann beim Hochschlüsseln zusätzlich ein Herkunftsnachweis für die Konten- und/oder Controllingssalden geschrieben werden. Mit dessen Hilfe kann nachvollzogen werden, aus welchen Herkunftsdaten sich ein Saldo im Zielbereich zusammensetzt.